2023.01.18
众所周知，活动成本正在上升，如F&B和影音等一般活动费用到互联网费用等等。
因此，当“活动”和“预算削减”这两个词在同一个句子中一起使用时，会议专业人士稍微退缩一下，开始想方设法提供与会者期望的那种引人入胜的体验，同时坚守底线，这是一种可以接受的反应。
事实是，有可能减少您的活动预算，同时仍能提供出色的与会者体验。我们有一些实用的提示，你可以马上使用。
利用这些技巧和技术来节省活动成本:
1.思想要开放
仅仅因为会议传统上是在某个特定的日期在某个酒店举行，并不意味着它是一成不变的。此外，在新的赛事领域，空间竞争更加激烈。使用轻松查看价格合理的场馆场馆采购工具，变得更加灵活，并调整活动日期以进一步降低成本。此外，玩活动时间表。例如，你可以在下午开始会议，从你的预算中去掉早餐和午餐。
2.尽早找到你的供应商
一旦场地被预订，立即搜索销售商和供应商。尽早联系卖主和供应商，确保你需要的所有东西都能在活动日期前准备好。如果供应商不得不调整他们的时间表来满足您的需求，最后一刻的恐慌情况会产生额外的成本。此外，安排一个与所有相关的供应商和供货商的启动会议，这样计划是有组织的，没有重复工作。在活动开始前，定期召开后续电话会议。
3.投资和再利用
购买可以多种不同方式布置的舞台和多功能照明元件，为每个活动创造独特的感觉。此外，制作可重复用于年度功能的图形。另外，再利用是环保的，可以帮助你实现可持续发展!
4.节省电力和Wi-Fi
电不便宜，选择最新的电池供电照明和节能音频系统。与您的酒店、会议中心或音频/视频提供商合作，询问省钱的方法。此外，比较场地的Wi-Fi和其他提供商的价格。可能会有更好的设备，更实惠的选择。如果场馆有独家供应商，询问是否可以放弃这部分合同。
5.走向无纸化
移动应用程序——尤其是那些可在未来活动中重复使用的应用程序——是分享活动日程和信息的一种方式，同时还能节省打印成本。登记和后续调查应该在线以节省邮寄费用。对于较大的项目，考虑代表用数字标牌装饰横幅和海报——如果需要更换扬声器或调整房间，这也有助于节省最后一刻的改动。
6.动态访问门户
这个工具会帮助您识别和消除重复的会议。它允许您避免与全球假日或行业事件发生冲突。这也将使很容易找到合并会议和利用现有酒店合同的机会。
7.场馆采购技术
使用这项技术可能会为您节省8-20%的成本。几个因素使得储蓄成为可能。当涉及到手工操作时，这些工具消除了接触酒店的价格和可用性，以及合并的建议信息。相反，它提供了在线查看资产数据、在线搜索相关资产以及将相关供应商标记为首选供应商的能力。它也是一个出口，通过结合会议来利用协商的价格，查看历史价格，并查看季节性，从而将业务推向首选供应商。如果这还不够，你还可以将合同谈判推给中小企业，降低不良合同语言的风险和成本，并选择符合你的可持续发展战略的供应商。无忧无虑地完成这一切–这项技术确保包括标准合同附录，并且您可以就每个RFP提出标准风险管理问题。
8.场馆制图技术
这项技术提供虚拟漫游，帮助您在几分钟内使用灵活的模板创建图表，并允许您在几秒钟内进行更新。您还可以与团队成员协作进行更改和更新。它的好处是减少现场访问(限制旅行成本)，并通过内置的社交距离帮助您创造更安全的亲身体验。
9.登记
通过允许与会者自行输入数据或预加载注册者，使用这项技术可以为您节省2-10%的潜在成本。它还将帮助您将本地与会者数据与旅行者数据相结合，以制定全面的护理计划。为了让您时刻做好准备，该工具可让公司安全部门/第一反应人员了解当地会议的最新情况/紧急情况下的需求。
10.现场解决方案
无缝管理和登记您的与会者，并大大减少未使用徽章的浪费。现在，您可以消除与将销售线索数据输入CRM或将数据上传到CRM相关的手动工作。这不仅让您的活动更轻松，而且通过立即将销售线索交到销售人员手中，降低了失去销售线索的风险。
使用这些节省成本的技巧和技术中的一个，就能帮你削减下一次活动的预算。
