2023.02.28
为了确保会议顺利进行并达到预期的效果，有许多事情需要记住。最终，有能力支持或终止会议的是在场的最高级管理人员。在适当的地点提交精心设计的议程是任何会议成功的关键。记住这一点，这里有一些在设计和主持会议时要避免的常见陷阱。
1、未能对高级管理团队进行阶段性管理
这是一个主要的失败。如果会议策划者没有得到这一级别的管理人员的认可，那些刚刚参加会议的高管很容易破坏会议。他们可以发表不利于主持人的意见，议程可以搁置一旁;他们可以在最后一分钟改变食物和饮料的安排，扰乱会议的流程。重要的是要记住，出席会议的最高级人员是会议发起人。
2、设定不切实际的时间框架
不切实际的短时间是会议偏离轨道的最常见原因之一。如果参与者感到匆忙和有压力，他们的参与程度就会降低。
3、打包议程
是的，设计较短会议的压力确实存在，但重要的是对在给定的时间框架内什么能做什么不能做的现实期望。
4、未能使会议具有互动性
有了所有关于成人学习的研究，这是不可原谅的。
5、跳过现场检查
当预算紧张时，客户经常试图通过放弃国外会议的现场检查来节省开支。以下是一些备选方案:
6、选择了错误的地点
很多时候，在决定会议内容和设计之前就选择了会议地点。这可能会带来许多挑战。例如，空间可能不足以进行突破练习。如果房间太小，则设置可能仅限于剧院式设置。这给我们带来了下一个会议错误。
7、使用错误的会议室配置
如果目标是鼓励与会者之间的互动，选择半圆或正方形。矩形桌子很少被使用，但是它们在小组练习中非常好用。或者，使用U形结构和分组房间或桌子进行小组练习。
8、未能确定和满足特殊需求
这方面永远不应该有意外。在会议开始之前，有必要:
9、对视听要求重视不够
不要假设供应商知道你需要什么。审查所有要求，明确何时以及如何使用投影仪、麦克风和其他活动技术。会议当天来不及发现视听不足以满足小组的需要。
利用你在国外旅游的时间去实地考察
在目的地聘请活动策划人或DMC进行现场考察
让旅游局或会议局参与进来(有些会做现场检查)
确保所有参与者都可以访问
确定有过敏或特殊饮食需求的参与者，并与厨师合作满足他们的需求
