2022.09.23
会议和活动既费时又费钱，而且充满了意料之外的危机。但它们也是员工、客户和潜在客户参与度、收入、培训和业务影响的关键驱动因素。当面临不可预见的挑战时，组织必须做好准备并能够迅速采取行动。无论您是负责活动后勤、财务还是潜在客户流，您都需要建立正确的系统，以提高您的工作效率，并在规划未来的会议和活动时访问做出决策所需的数据。
在规划未来的活动策划时要问自己的关键问题：
你能想象你的整个会议和活动策划吗?
当利益相关者说“让我们举办一个活动”或“让我们取消一个活动”时，您能否自信地接听电话?
虚拟活动在哪里适合您的整体战略
一、危机后重建
危机会给组织造成混乱，但也可能暴露机会领域。由于组织面临重新评估他们的活动策划战略，现在是实施系统和改进流程的好时机，您不仅可以帮助您恢复并更有条理，而且可以更好地为未来做好准备。为您的会议和活动创建一个清晰的危机管理流程将为您提供下一次的行动策划，而正确的系统将为您提供做出数据驱动决策所需的信息，以帮助您恢复。
在危机期间拥有集中的活动管理策划会有所帮助
了解所有全球会议和活动
捕获和自动化沟通渠道
识别从高风险地区旅行的任何人
让每个人都了解情况并与您的与会者交流
跟踪取消的财务影响
重复使用已取消的空间以在以后节省资金
二、全面控制您的活动策划的会议管理
会议和活动是每个组织的宝贵工具。平均 B2B 营销预算的 24% 集中在活动上，这意味着公司希望看到他们对整个活动策划的投资获得回报。
更具战略性地管理会议可为您的组织带来固有的好处：
经审核视为合规
节省资金或更好地利用您的会议开支进行谈判
通过更有效的活动增加销售额
一致的品牌
改善您与客户的关系
确保您的员工和客户的安全和保障
会议管理使会议和活动策划者和营销人员能够了解他们所有活动中正在发生的事情。正确的技术将帮助您管理整个活动生命周期、简化审批和执行、提供一流的与会者体验，并为您提供自信地推动业务发展所需的洞察力。
三、可见性和控制
你无法管理你看不到的东西。确保您可以查看所有会议和活动。对于任何典型的活动，都有多个移动部分，如果不仔细跟踪，一些非常大和一些较小的细节可能会被搁置一旁。将所有内容保存在一个地方，您可以随时过滤和提取报告。当您必须迅速掌握每个策划中的会议或活动时，您会很高兴将它们组织在一个地方。
四、节省成本：更好的活动预算
在活动支出方面，没有任何神秘之处。通过了解您的整体支出，您可以查看每个单独活动以及整体活动策划中的储蓄或支出。通过简化流程，您可以使用标准化和自动化来控制活动预算，从而降低活动成本。活动有数百个不同的预算项目，但通过跟踪它们，您可以控制活动预算并确保没有任何问题。
会议管理可帮助您削减成本的地方
场地：场地消耗 25-30% 的活动预算。要查找活动场地，请创建战略采购流程来比较投标、利用首选合作伙伴并使用已取消的空间积分。
小型会议：密切关注这些活动，确保节省时间和金钱。虽然它们并不总是您的组织可能策划或可能不策划的最大或最明显的活动，但它们可能占您预算的很大一部分您没有看到。
总体策划：当您使用预算管理工具时，您可以跟踪所有内容。这可以帮助您确定可以削减成本的领域，并更好地跟踪活动的所有费用。
五、通过会议管理证明 ROI
通过深入了解您的整个会议和活动策划，您可以使用集中数据向利益相关者证明活动回报 (ROE)，并就您的活动做出数据驱动的决策。会议管理策划的标准化流程和程序可确保高质量的会议和活动，从而提高员工忠诚度，或者在外部会议的情况下，实现收入归因或品牌忠诚度等业务目标。随着营销活动越来越多地集成到 SMM 策划中，将会议技术与 CRM 和营销自动化技术等潜在客户管理工具相结合，您可以将收入归因于会议和活动。活动管理技术还有助于更准确地跟踪会议和活动成本，使您能够跟踪支出指标，例如每个潜在客户的成本、成本节约、人均成本、投资回报和活动回报。当涉及到策划和召开会议这一最重要的业务时，就是这样。
六、风险缓解
所有活动都容易受到风险的影响，无论是财务、监管、合同、基于声誉、与会者安全和安保还是注意义务风险。与了解法规的会议管理合作伙伴一起，您可以确信在您构建下一个活动或会议时，它符合所有适用法规。通过准备好清晰且有组织的数据，您将能够通过识别哪些活动存在风险以及如何为您的组织和与会者降低风险，从而对您的活动策划做出快速决策。许多组织花费数天时间收集关键信息，例如取消截止日期、减员日期、房间预订承诺、取消费用等。
七、效率
策划一个或五个或更多活动需要宝贵的时间。效率是必须的。会议管理工具允许您自动执行许多手动活动管理任务、收集活动详细信息、自动审批流程、创建注册模板、电子邮件营销工具和社交参与功能。它实施一致的流程，使会议策划标准化，节省数小时的时间，并使策划者和其他利益相关者腾出时间来处理其他活动。它通过正式的会议跟踪和批准流程确保遵守法律和组织准则，最终使您能够管理和降低风险。
八、客户体验
贵公司希望为会议提供一致且高水平的服务，以推动内部和外部客户参与。会议管理策划还旨在提供卓越的客户体验。集中化和流程带来了一致性。您想要创建一种体现您组织品牌的活动体验，无论是虚拟的还是面对面的。活动管理技术使整体体验更好。它改进了注册、活动营销、活动执行以及数据和安全性。这一切都是为了创建一个可以控制的会议和活动程序。
会议管理工具通过以下方式改善与会者体验
遵守数据和安全法规
代表公司的品牌化、一致的与会者体验
使用活动技术使活动更顺畅
强制使用首选供应商
通过反馈调查从过去的活动中学习，以策划未来的会议和活动
九、活动策划成功的会议管理
有了正确的系统和流程，您将能够可视化整个会议和活动策划、降低成本、降低风险、提高效率并改善客户体验。活动管理技术让您在应对危机时高枕无忧，并允许您创建为业务带来价值的战略性活动策划。查看您的活动策划，了解会议管理解决方案是否适合您的组织。
