2022.09.23
与十年前相比，技术已经彻底改变了活动，活动策划团队不得不适应。活动策划中职责的转移会产生更复杂的需求和更高级的战略规划角色。并非所有新兴行业专业人士都能够管理他们的技术堆栈，而且许多人缺乏培训和时间来跟上进度——尤其是随着他们职责的发展。组织应对这种转变的最佳方式是什么?许多人选择委派这些技术任务，这导致了一个专门管理它们的新角色的出现：活动技术专家，一个品牌最保守的秘密。
活动技术专家的技术专长使他们能够理解活动技术堆栈中不同的、不断变化的功能，然后将它们清楚地传达给组织其他部分的利益相关者。作为策划团队的一员，活动技术专家深入了解活动目标，因此可以找到满足这些目标的最佳技术解决方案。
在这篇文章中，我们将讨论活动技术人员在组织中的作用以及在您的计划团队中拥有一名技术人员的四个主要好处。
活动技术现在是现代营销和活动管理各个阶段的一个组成部分，但许多人发现所需的选项数量和新技能集令人望而生畏。尽管如此，活动专业人士认识到必要性，并且对活动技术的投资正在增加。事实上，在最近的 EventMB 调查中，52% 的受访者打算在创建技术友好型活动上花费更多。此外，在危机时期，当旅行、面对面和开展业务的能力受到阻碍时，技术可以帮助活动专业人士进行数字连接，以动态方式弥合鸿沟。
营销自动化的兴起证明了数据驱动的有效性，而活动现在也面临同样的压力。随着数据成为计划活动(虚拟和面对面)和证明投资回报率 (ROI) 的越来越重要的部分，数据管理技能的需求将越来越高。事实上，在同一 EventMB 调查中，48% 的受访者表示使用活动技术来收集可操作的数据，而且这个数字还在上升。另一方面，从活动应用程序到网络资产再到可穿戴设备等等，新数据源的数量可能会使任务变得笨拙。
此外，无论规划人员必须处理数据，他们还必须处理大量特定于地理的数据法律和法规——每增加一个涉及的供应商，这一方面就会变得更加复杂。活动技术专家专门管理活动技术的这些复杂方面，并支持需要在日益具有挑战性的情况下专注于活动的更高层次的创意和战略方面的活动策划者。
聘请活动技术专家的 4 个理由
1. 活动技术人员提供技术专长
虽然大多数活动策划者同意活动技术现在是工作不可或缺的一部分，但大约 40% 的人对使用活动技术没有信心。活动技术专家利用他们的专业知识更有效、更有信心地做出更好的活动技术决策。这释放了宝贵的带宽，计划者可以分配给其他后勤问题或更高级别的活动策略。
还记得几年前，当更改应用商店的权限让每个人都担心他们不会有移动活动应用时?活动技术人员随时了解行业中可能对组织和活动计划产生影响的任何发展，并帮助做好准备。在我们目前在家工作的环境中，当策划者在不断发展的行业中处理物流时，活动技术专家会跟随活动技术趋势，并将技术概念转化为活动利益相关者可以理解的选项。这使他们成为最佳技术设置建议的首选个人，从战略上支持规划者，而不仅仅是作为执行活动的一种手段。
此外，活动技术人员将支持技术堆栈并与供应商合作，以更有效地预测和解决问题，而不必给规划者增加负担。
2. 活动技术人员简化内部物流以实现更高效的流程
对组织需求的深入了解和对活动技术市场的敏锐理解使活动技术人员处于最佳位置，可以使技术堆栈与公司的愿景和更广泛的战略保持一致，无论它是否需要灵活性、可扩展性等。他们对组织的深刻理解文化和目标使活动技术人员在采购活动技术时能够更好地传达这些信息，并从一开始就设定正确的期望。
此外，当获得做出购买决定的自由时，活动技术人员可以帮助组织降低在不同阶层进行推销、审议和寻求批准的管理成本。无论如何，他们对内部公司结构、内部部门和审批流程的熟悉使他们能够更快地推动项目通过内部业务障碍，这意味着更有效的采购。
3. 活动技术人员提供更好的数据管理
作为衡量成功和投资回报率的主要方法之一，活动参与、销售工具、营销自动化工具和调查生成的数据使策划者能够了解和改进他们的活动。
然而，虽然大多数规划者认识到数据收集的必要性，但许多人对此感到害怕，从而导致错失增长机会。根据 EventMB 的研究，只有48%的规划者依靠活动技术来提供可操作的数据。
所有类型的计划者都必须更加熟悉(至少在较高级别上)哪些数据可用，如何收集，以及它对他们的活动的描述。也就是说，活动技术人员能够更好地整理来自整个技术堆栈的数据，并将其转化为更实用、更易消化的格式。
例如，可用于向参展商展示活动 ROI 的数据通常仅限于参展商在活动结束后提供的数据。他们产生了多少潜在客户，合格的百分比(以及程度)以及转化的百分比。
参展商的意见在这里很重要，但活动技术专家可以通过为您提供表明品牌曝光度的数据，无论是在数字上还是在活动的物理空间内，都可以帮助您掌控对话。他们还可以帮助您获取潜在客户捕获工具，为参展商提供他们需要的数据，使用可穿戴设备跟踪流量，利用面部分析技术获取情绪和参与度数据，并整合新技术。通过这种方式，他们支持组织者与参展商进行谈判并进行必要的改进。
活动技术人员还可以建立趋势和基准，帮助组织跟踪他们的进展和成功。他们负责整个组织的活动的技术堆栈，他们可以实施标准的 KPI 和指标，以实现活动之间的比较。
最后，活动技术人员帮助组织保留对其数据的更多控制权，因为他们对公司遵守数据隐私和安全法律法规负责。数据安全和客户保护应该是技术栈设计的核心，活动技术人员负责预测、持续监控和响应潜在的安全威胁。
4. 活动技术专家为成功制定战略
虽然活动技术人员能够简化规划团队的工作流程，但他们还负责掌握行业动态，并掌握新技术，提供当今观众期望的更具吸引力、个性化的活动体验。
这种期望是无处不在的可定制技术和越来越有针对性的营销和消息传递的产物。活动技术专家需要对活动行业如何解释这些和其他因素有敏锐的眼光，并将负责整理一份最相关的发展清单，并将其利益转化为与您和您的利益相关者对话的术语。
这些发展可能包括需要创建虚拟活动体验、面向与会者的创新(例如 AI 支持的观众参与)或改进您的内部工作流程，例如您的技术堆栈中已有的标准工具之间的新的或自定义的 API 集成。
通过对公司目标的评估，活动技术人员可以推动数字平台参与，其成功成为衡量活动成功的标准。
活动技术专家的崛起
快速发展的活动技术领域出现了对活动技术专家的需求，最近的活动要求会议和活动团队比以往任何时候都更加精通技术。随着技术越来越多地参与活动的计划、执行和成功，活动技术人员所拥有的技能的需求从未如此高。
活动技术人员通过简化采购流程和设计支持工作流程效率的技术堆栈，创建了一个更直接的计划、组织和管理活动系统。通过将一个人纳入您的计划团队，您正在创建一个活动技术专家，该专家对您的组织的文化和结构进行了微调。此人处于推动技术项目完成并在技术实施时传达您组织的需求和期望的最佳位置。
通过让团队中的某个人专门掌握活动技术行业的脉搏，您可以提高利用突破性开发和工具进行个性化参与的能力。活动技术人员还能够更好地收集和处理来自这些工具的数据，使用它来制定新策略并推动 ROI 对话。
