2022.09.26
意外。空前的。对于会议和活动策划者来说，2020 年与往年不同。虽然您每天都在为未知做计划，但您面临的“新常态”却遭遇了取消、重新安排、从面对面活动到虚拟活动的强烈转变——而这仅仅是个开始。当您为下一阶段做准备时，有一件事是肯定的：当您为未来规划活动时，现在需要考虑 6 件事。
这种思维转变将意味着添加更多需要您注意的行动项目……其中一些可能意味着跋涉到不熟悉的领域。在这篇文章中，我们将涉及许多应该(并且将会)出现在您的清单上的领域，包括新法规将如何对您的日常计划产生重大影响。
虽然这篇文章绝不会对这些主题进行详尽的审查，但随着我们在 2020/2021 年更接近混合和面对面的活动，活动策划者必须认识到它们的重要性并牢记它们，这一点至关重要。
新规与新常态
虽然面对面的活动会回归，但它们可能不会像我们以前经历过的那样。随着虚拟活动继续进行，行业开始谨慎地站稳脚跟，面对面和混合活动的规划将带来一系列新挑战——其中许多可能超出您的控制范围。尽管如此，被告知会让你处于一个更好的位置来取得成功——并帮助你在晚上睡得更好。
1、采购新常态
寻找完美场地变得更加复杂，随着夏季的进行，竞争肯定会升温。这意味着不仅要及时了解场地可用性并为意外情况做好准备，而且还要确保您选择的场地适合您的组织，因为新法规因州与州和酒店而异-酒店。
您现在将面临的考虑包括：
场馆的新能力。一场 250 人的活动所需的空间可能与 1 月份大不相同。社交距离意味着可能需要更多的空间，更少的人可以亲自参加，等等。
新的互动方式或不同的空间。室外场地会比室内场地更快站稳脚跟吗?我们已经看到汽车电影作为一种流行的娱乐形式回归，重新开业的餐厅通常开始在外面就座，用餐人数有限。
区域法规。这是一项艰巨的任务，但至关重要的是要掌握所有地区的开放情况，以及它们可能存在的主要和次要差异/法规。例如，您可能会发现在亚太地区和德国举办的大型活动更早开放，而在包括美国在内的全球其他地区，您仍然被限制在不超过 25 场。
2、旅行和计划者：需要思考的新问题
旅行仍然是最大的未知数之一。过去相当平凡的过程变得更加复杂，最终也更具挑战性。试图不让行政人员红眼或在头等舱购买靠过道座位的简单日子已经一去不复返了——现在您的大部分担忧都将集中在安全上。这里有几点需要思考：
员工风险/旅行意愿。确保员工安全是所有组织的首要任务。员工是否愿意跳回飞机并前往场地参加您的活动?如果是，您需要采取哪些步骤来确保他们的安全?
预算：随着经济的复苏，以及紧随其后的行业，预算限制已成为现实。 事半功倍意味着在选择旅行时间、酒店和可以带去参加活动的员工人数时不得不面对不太理想的情况。
TSA 如何处理安全问题?这是您无法控制的，但您需要跟踪的。这适用于国内和国际旅行。与活动旅行相关的新压力源会极大地影响您的与会者体验。
航空公司如何处理安全/清洁：另一个您几乎无法控制的方面，但可能会影响您选择的航空公司。这可能意味着您的公司只对一家运营商有信心，这将影响员工和与会者。
确保团体旅行合同在参与者姓名和信用以及取消语言方面具有灵活性：在这些不确定的时期，与您的场地合作伙伴密切合作，以确保令人满意的灵活性。
确保你的房间有足够的损耗。通常，您会尝试协商降低流失率，或确保您的合同有缓解或转售条款。在新常态下，由于潜在的参与者意识到他们可能根本不想旅行，因此减员可能会增加。与您的潜在场所合作。
3、为更安全的活动提供现场物流
一旦到达现场，您的活动设置和后勤将大不相同。需要考虑的几个方面：
活动通风口布局和设计。以不同的方式配置您的空间以允许社交距离。
空间要求。您是否正在改变您的活动项目规模?还是需要考虑新的人类行为?您过去运行程序所需的空间可能与您现在需要的空间完全不同。
交互技术。从健康危机中走出来，考虑到与会者会犹豫使用触摸屏。办理入住手续时或会议室外排长队怎么样?您可能想要研究更多的被动考勤跟踪技术，以消除人们一个接一个地触摸相同屏幕的需要。
健康和安全程序。同样，您可能希望在现场了解哪些新的健康和安全措施?您可能会考虑对车站进行消毒、设备清洁以及符合场地规定的更新场地清洁时间表。
食品与饮品。 限制细菌传播的服务方式，例如减少自助餐和自助服务的选择。
混合事件。探索为面对面活动创建虚拟选项的机会，以增加可能不愿意或无法亲自参加的与会者的可访问性。
标牌。使用标牌促进健康的选择并告知与会者。
4、用保险保护您的投资
除了取消、地震、热带风暴和洪水之外，对活动保险的新 关注……不可预测的全球流行病意味着在为活动投保时，您与场地的一致性应该像鼓一样紧密。事情的真相是，我们都不确定接下来会发生什么，这就是为什么规划者和组织在他们的会议和活动中谨慎行事的原因。毕竟，活动是一笔巨大的投资
5、采购陷阱和解决方案
无论您是财富 100 强企业还是计划成立一个小型非营利组织，都可以满足任何组织的开支问题。确保您准备好“采购手册”，这样您就可以确信您的场地和供应商正在与您的组织密切合作，并满足您组织在安全、风险等方面的所有标准。如果您已经建立了关系已经有各种场地，你领先于游戏。通过将这些有价值的联系与您的所有标准保持在循环中来利用这些联系，因为您可以肯定，一旦为现场活动打开闸门，场地就会被猛烈抨击。
6、降低会议和活动风险
您已经努力恢复面对面活动的业务，但取消的机会在桌面上吗?即使在秋天?评估“高”、“中”和“低”类别的所有取消风险并与财务、法律和采购会面，将确保您在所有情况下都得到保障。标记这些关键决策期的日期，以便您可以告知并建议最佳的前进计划。
新常态下的规划
我们的“新常态”意味着优先事项发生了翻天覆地的思想转变，这对于仍在努力寻找立足点的行业的规划者来说可能是压倒性的。你现在能做的，就是为未来准备一张战卡。
虽然我们无法在一篇博文中涵盖所有这些内容，但我们将以此开始我们的系列文章，以帮助您保持正确的道路而不会错过任何一个节拍，因此您可以自信地管理您的活动优先级，坦率地说，晚上睡得好一点。
