2022.09.26
虚拟会议礼仪很重要。如果您在传统办公室工作，您可能熟悉会议室会议礼仪的一些基本规则。不要迟到。看起来很专业。别人说话的时候不要打断别人。不要随身携带一餐或大量零食(除非您为其他人带了一些)。我们都已经习惯了这些标准的细节，并在我们的工作中定期练习它们。然而，随着最近转向所有虚拟事物，我们不得不修改我们以前的一些行为并了解虚拟会议礼仪。例如，没有人会知道你是否真的穿着运动裤和西装外套。但是，如果你总是在预定的 Zoom 会议上跑来跑去，最终让每个人多耽搁了 15 分钟，人们就会明白这一点。在这篇博文中，我们将引导您完成之前，虚拟会议：做什么，不做什么，以及如何保持虚拟会议礼仪(即使在出汗时)。
一、虚拟会议礼仪：会前
当参与者单击“立即加入”按钮时，会议不会开始。即使是最小的、最经常重复的会议也需要一些事先计划。以下是一些像专业人士一样组织虚拟会议的技巧。
1、超出预算您的会议时间
当今虚拟工作环境中最大的烦恼之一是，原定 30 分钟的会议时间越来越接近一个小时。现在，您的一整天都受到延长会议的影响。在计划您的虚拟会议时，预算超出总比节省分配的时间要好。如果您不知道是否能够在 30 分钟内完成所有会议目标，请在日历上安排一个小时。这样，如果您在 45 分钟内完成会议，您的与会者将在一天中多出 15 分钟而感到惊喜。
2、提供多种加入方式
不要仅仅因为大多数人在家工作，就认为每个人都可以使用电脑。在某些情况下，计算机可能出现故障或无法正常工作，您的与会者必须能够通过他们的移动设备加入会议。确保您的虚拟流媒体提供商为与会者提供多种访问会议的方式：通过计算机音频、电话拨入选项或耳机。
3、发送议程
议程是任何虚拟会议的必备品。它让您的与会者事先知道要讨论哪些主题，并在此基础上知道他们是否应该邀请任何其他队友加入对话。如果与会者知道需要涵盖的内容，也将更容易让您的会议按计划进行。最后，如果很难为您的会议创建议程，这可能表明您应该首先评估您是否真的需要会议。如果您不这样做，只需通过电子邮件或其他消息传递工具解决问题。不要浪费人们的时间——这是虚拟会议礼仪规则的第一条。
二、虚拟会议礼仪：会议期间
您已发送日历提醒，已创建议程，现在该开始会议了。确保您的所有与会者都有机会在必要时参与，并通过遵循这些礼仪指南获得所有传达的信息。
1、有一个“领导者”
如果有一位指定的负责人负责会议，那么让对话保持在正轨上会容易得多。让那个人尽量减少闲聊，并让他们鼓励其他与会者只讨论议程上的要点。
2、协作会议 - 确保轮到与会者发言
协作会议是鼓励所有与会者平等参与对话的会议，就像头脑风暴会议一样。协作虚拟会议的一些常见示例是团队会议和项目计划会议。在协作会议期间，确保与会者有机会发表意见。不鼓励打断和闲聊，如果您发现有人没有做出贡献，请直接让他们分享他们的想法。
3、演示文稿 - 将问题保留到最后
演示是一种虚拟会议，其中只有一个或几个人负责向更大的群体展示一个主题。这些可以包括虚拟培训或向您的内部利益相关者介绍新产品或概念。在虚拟演示期间，重要的是通过鼓励您的与会者在演示结束之前保留他们的问题来保持会议的正常进行。留出至少 15 分钟的时间来提问。
4、有一个“保安”
不幸的是，虚拟流媒体服务的使用增加导致试图进入虚拟会议的黑客数量增加。指定某人作为您的会议“保安”并监控加入您会议的与会者。如果您不认识姓名或电话，请让他们表明身份。如果他们没有回应或不是您认识的人，请将他们从会议中删除以防止安全漏洞。
5、指定记录员
如果人们在虚拟会议期间共享屏幕，他们很难同时做笔记。通过在会议期间指定一名记录员抄写员来展示虚拟会议礼仪，以便所有与会者都可以访问对话后的信息。
三、虚拟会议礼仪：会后
恭喜，您成功举办了一次虚拟会议!然而，你的工作还没有结束。完成以下步骤，以确保您的会议尽可能有效，并向与会者表示感谢。
1、将录音发送给缺席的参与者
对于出席会议的与会者来说，笔记是一个很好的信息摘要，但对于那些无法出席的人来说，录音是确保他们获得他们错过的所有信息的最佳方式。确保您的虚拟流媒体提供商具有录制功能，并且您从一开始就录制会议。
2、发送任何必要的后续行动
现在世界上发生的所有疯狂事件，很容易忘记你的待办事项清单上的一些项目。向您的与会者发送一封会议后续电子邮件，其中包括每个与会者的行动计划，以及提醒和截止日期。
四、新常态
虽然我们都厌倦了“新常态”这个词，但我们都可以同意，我们的生活暂时或多或少地围绕着我们的计算机。但仅仅因为我们在身体上分开并不意味着我们可以放松日常生活的共同礼貌。请务必练习虚拟会议礼仪，以尊重您的同事、您的组织和您自己。当我们再次聚在一起时，它会得到回报。
