2022.09.02
简单明了，我认为我们都同意会议和活动行业因 COVID-19 大流行而发生了变化。随着这些变化的出现，政策和指导方针将成为未来举办活动的新标准，这引出了几个问题。在这个新世界中，人们如何采购场地?您如何以及从哪里开始您的采购之旅?您可以使用哪些资源来确保您的计划符合当前的指导方针，包括保持社交距离，让人们在您的活动中感到自在?
第 1 步：评估您的活动计划足迹和采购安全场地
您采购之旅的第一步是查看您的活动计划“足迹”，这意味着对即将举行的活动进行全面审查。
我们在大流行期间学到的一件事是，地方、市和国家在限制、重新开放、旅行限制、社会疏远等方面并没有平行运行。因此，您需要决定的第一件事是在哪里您的活动将会举行。如果您决定将有一个面对面的活动策划，我们建议与场地建立良好的关系，以便在实施新的变化时保持联系，因为他们很可能是第一个知道的。
接下来，您需要确定活动的范围或全貌。无论您计划召开何种类型的会议，在决定如何组织会议时，都需要考虑一些关键事项。
意图——会议的目的是什么?
参与者——谁将参加?
团体规模——有多少人参加?
建立您的目标和初步项目范围使您能够制定您的活动并获得领导层的支持。如果您的组织已经参与了该活动，那么您的目标和范围将帮助您进入下一阶段的计划。
在大流行之前，大量的会议或活动预算通常花在场地上。然而，随着虚拟和混合活动的兴起，这种情况发生了变化，由于场地费用降低，曾经可能超出计划者预算的事情现在可能成为现实。
会议类型
您的活动类型的需求和可交付成果会有所不同，因此请务必考虑每种类型固有的差异。事件类型可以分类为公司、私人或慈善。企业活动侧重于业务发展、消费者增长和参与，而私人活动则更具娱乐性，而慈善活动则仅出于慈善目的而举办。
最好的企业活动都有与之相关的具体和可实现的目标，考虑到每个活动的成本和计划数量，这是有道理的。如果您是企业活动策划的新手，或者您只是在寻找更多灵感来帮助您实现业务目标，我们可以满足您的需求。
会议规模
会议的规模在活动范围中也起着关键作用。既然您知道“为什么”要计划该活动，那么是时候弄清楚“谁”将出席。这通常是一个问题，即谁将从活动的目的中受益，或者谁需要在场才能实现目标。
对于您了解您的观众的小型活动，汇总并获得客人名单可能很简单。但对于会议或社区范围内的活动等大型活动，与会者池可能会更加活跃。如果您计划举办大型活动，您的潜在参加者可能有不同的偏好、愿望、学习方式等。因此，在活动漏斗的任何阶段全面应用相同的公式将意味着降低您参与的效率任何给定的人。
第 2 步：根据要求与场地保持一致以满足您的需求
从历史上看，策划者和他们的场地合作伙伴之间的关系从来都不是无缝的体验。正如我们上面提到的，活动行业已经发生了变化，现在为了举办活动，需要考虑更多甚至更多的变量，包括地点、旅行能力和限制、会议规模和空间、与会者行为，甚至更高安全标准。在您的主协议合同中，我们建议您特别注意以下内容：
协商价格
让步
条款和条件/重新预订条款
取消空间
健康和安全
场地比以往任何时候都更加准备好满足您的要求，因此请确保您在现场预先说明您需要什么。
