2021.06.17
前面为朋友们介绍了举办发布会需要邀请哪些人员以及如何邀请，相信大家都已经非常了解了。今天深圳时光在线小编将继续为朋友们分享发布会活动如何安排工作人员?希望能帮助到有需要的朋友们!
在识别活动的核心信息和邀请人之后，需要根据内容来确定内容提交方及其过程设计。人员安排主要是针对工作人员而定的，他们不仅要对来宾、观众、媒体负责，而且要对自己的责任明确。
一般而言，员工角色有以下几个方面：主持人、保安、礼仪接待、化妆、多媒体播放、舞美器材、现场实拍(存储卡硬盘)、物资人员、技术人员等等。可聘请外部雇员，也可由公司内部员工负责。
公司内的员工一般统一穿着公司的深色文化衫，佩戴工作牌标明负责事项，专人专职。每个员工都要知道整个发布会的节奏，要把事情办好，事事有回应。
下面针对工作人员对以下几大对象负责的内容进行详细说明：
1、公司领导
从参加会议的来宾中单独列出来说，可见公司领导的重要性，公司的领导务必服务到位。
会议前：需要为领导们准备好个人的briefingdeck，按照他当天的时间表告诉他活动要说什么，会见哪些人，如何穿着等等;并在活动前安排排练。
会议当天：要做好领导接待工作，有需要的时候可以第一时间找到你。
演讲者需要准备讲稿手卡并备份。
当与嘉宾交流时，需要准备企业核心信息，嘉宾基本信息(姓名、公司、职位、与公司的关系)。
而在与媒体打交道的场景中，需要再一次提醒访谈的目的，媒体和记者介绍，采访问题的方向和建议的解答，企业核心信息，行业形势，甚至是媒体八卦等并做好风险提示。
有重要来宾的情况下：需要根据贵宾席上的贵宾提供指引，并提醒同一桌来宾的基本信息。
会议后：向领导提出本次会议取得较好成绩和需改进之处。
2、其他与会嘉宾
会议前：提前传达活动主题、论坛所涉及的主题和活动的时间安排，并做好着装要求和出行安排(食、住、行)，使来宾享有与其level一致的待遇标准，除特殊需要(例如政府官员)外。
会议地点：反复确认好来宾座位以及来宾的身份信息和头衔是否吻合;需要做好来宾的接待工作。一般会先在贵宾室休息，备份来宾的讲稿和多媒体设备，为来宾更好地融入环境做大会介绍和人际搭桥工作。
会议后：可以写一封感谢信给参加会议的嘉宾，并附上他出席会议的照片。
3、出席媒体
会议前：沟通各方需求，告知活动日程安排，确定访谈重点。
会议现场：做好媒体接待和引导工作，让媒体按照顺序进行1对1专访。
会后：向媒体传递发布会简报、发布会稿件、发布会多媒体资料，确定发布时间，表示感谢。发布后，若能将其转发到公共平台，则表示更加感谢。
4、参会观众
会议前：需发送会议报名成功通知及邀请函，会议前一天需发送RSVP(收到请回复)短信提醒。
活动当天：做好每一个环节和每一个观众的签到及引导。
会后：收集会议参与者的活动反馈信息，并进行电话回访。
温馨提示：对于其他外聘工作人员，需要确保提前到场，清楚地了解他们负责的主要环节，并向他们提供大会基本Q&A信息(会场区域平面图、发布会流程图)，以便回答观众的问题。政府部门分会场何时开始?洗手间在哪儿?等等问题
在人员邀请环节需要与多个部门协作，例如，市场部负责大会的报名宣传，吸引观众报名，在会议结束后将观众登记信息发给call-center进行电话回访，寻找商业机会;销售部负责向商业伙伴、顾客等发出定向邀请;公关部负责与媒体对接，撰写稿件，管理危机等等。
