2022.10.27
随着战略会议管理的出现和发展，潜在用户有机会更多地了解它并形成一些意见。与任何主题一样，这些观点有时基于事实，但有时基于误解或过时的理解。这篇文章解决并打破了关于 SMM 程序的五个常见神话。
误区一、实现起来太复杂了
很容易查看 SMM 程序并想象它实施起来绝对是一场噩梦。有很多活动部分，例如支付解决方案、采购流程、政策制定、内部营销、开发中央会议注册等。
这里适用的智慧是古老的，中国谚语说：“千里之行，始于足下。” 这就是您保持 SMM 实施简单的方式：通过定义路径、将项目划分为多个阶段，然后一次迈出一步。
第一步是评估您的组织现在在会议方面的情况，并确定机会是什么。一旦你确定了你的目标和战略，就有可能为从这里到那里制定一条清晰的道路，一次一个相对简单的步骤。
企业范围内的实施可能看起来更加艰巨，具有多个目标的计划也是如此。但同样的基本原则也适用于此。在这些情况下，将项目分成几个阶段会很有帮助。这样，您可以将注意力集中在当前阶段发生的事情上，并且可以设置临时测量值并根据需要进行路线修正。您的阶段可能代表 SMM 路径上的相关部分，或者您可以选择按业务单位或地理区域定义阶段。
底线是，不要试图同时处理 SMM 程序实施的各个方面。一步一步是保持它尽可能简单的方法。
误区二、SMM太贵了
与任何重大举措一样，SMM 计划的实施需要一些支出。这带来了另一种惯用语
智慧，“赚钱需要钱。” 但实际上，这是旧思想。过去，启动 SMM 计划可能需要大量的前期投资，但现在您可以用最少的初始投资完成工作。
首先，有更多的知识和经验、案例研究和最佳实践可以作为指南。还有更多资源。即使是技术平台也不必倾家荡产，尤其是当您考虑到它将带来的节省和业务自动化的好处时。
然后是上一节中提出的概念。您可以而且应该一次迈出一步。就技术而言，您组织的优先级可能允许您首先实施一些高优先级的技术模块，庆祝一些最初的胜利，然后再咬一口。例如，您可以首先关注采购和与会者注册，然后等到下一阶段才开始管理企业活动、报告和调查。这简化了流程并限制了前期成本。
在任何情况下，与其担心您是否负担得起 SMM 计划，您应该真正考虑是否负担得起不实施一个。请记住，在头两年内，您可以合理地节省 10% 到 15% 的成本。
对于您每年在会议上花费的每一百万元，可以节省 100,000 元或 150,000 元。你能负担得起这么多数字的储蓄吗?
误区三、只有大型组织才能受益
确实，大型组织最早采用集中管理会议和旅行。公司差旅管理在 1970 年代后期开始出现，早在有人将首字母“SMM”放在一起之前。旅行部门正在寻求管理和控制成本的下一件大事。他们制定了政策，并开始对其采购和支付解决方案进行战略规划。
因此，这个神话的出现并不令人惊讶，这实际上只是大型组织的事情。事实上，SMM 原则——从战略采购到支付对账流程到集中注册再到数据整合——可以在各种规模的组织中实施。事实上，规模较小、多元化程度较低的组织可能能够更快地取得成功，不是因为它们的规模，而是因为它。他们具有大公司可能没有的敏捷性。
公平地说，较小的组织可能没有那么多的资源或员工的专业知识。但这并不是什么大不了的事，因为您可以轻松地与资源和研究联系以填补空白。全球商务旅行协会、企业旅行执行者协会或国际会议专业人士协会等组织可以帮助您指明正确的方向。
较小的公司可以利用分阶段的方法和机会以一口大小的方式获得技术解决方案。您不必成为在这个操场上玩耍的庞然大物，事实上，较小的组织实际上可能会发现实施更容易，因为它们的复杂性更低，利益相关者群体更小，而且通常更少政治。
误区四、你需要一个行政授权
毫无疑问，你听过这样的建议，即只有在组织最高层的支持下，一项重大举措才能奏效。事实上，不仅仅是支持，而是一项授权。这种想法坚持认为，如果高管层中有人说这就是它的方式，那么员工真的只会认真对待新政策和一套流程。
当然，来自高层的支持可能会有所帮助，但对于 SMM，这不是决定成败的要求。事实上，一些组织发现来自最高管理层的授权会适得其反。
这个怎么可能?考虑到要在第一线实现这一目标的人是专业人士。即使他们不是全职的会议专业人员，他们仍然是团队成员，他们的日常工作包括会议和活动策划。他们希望他们的会议取得成功，他们注重细节，他们为自己所做的工作感到自豪。
这些人在前线。. . 您绝对需要他们的支持，并且您需要他们了解其中的内容以及他们的工作产品。他们应该想要这种改变，甚至要求改变，因为这将使他们的生活更轻松，工作更好，并减少他们的痛点。但像很多人一样，他们可能会对楼上的高管知道什么对他们的工作最有利的声明不屑一顾。来自高层的授权实际上可能不利于你的一线支持。
误区五、技术就是你所需要的
毫无疑问，您需要技术来促进您的 SMM 计划。这确实是该计划的核心组成部分。但这不是银弹。在 SMM 的早期，人们完全依靠技术来驱动程序，但这些天的想法更加细致入微。
想得更像这样。技术是支持所有 SMM 流程的框架，但它不编写策略、定义会议内容、决定流程或识别要跟踪的数据。所有这些都取决于利益相关者。然后，该技术使这些政策变得活跃和可操作。它有助于数据的捕获、报告和存储。它是一个将一切落实到位并确保合规的框架。技术是 SMM 计划的核心，但它不是计划本身。
