2022.10.10
要成为策划者的梦想场所，需要响应能力、完美的服务和最新的设施。当您管理多个场馆和活动时，保持每个接触点的完善并非易事，但这是必不可少的。那么，您如何及早发现问题，对您的产品进行创新，并随着时间的推移不断改进呢?查看下面的场地管理指南，了解技巧和策略，以确保您的场地管理流程永不生锈，并推动销售和退货。
尽管您可能无法立即实施其中一些策略，但由于 COVID-19 大流行，大多数大型现场活动仍处于暂停状态，但我们希望您能够从中汲取灵感并使用为您和您的场地做好准备以取得成功的信息。
探索我们的场地管理指南，了解 20 条必知技巧：
快速沟通——从预订前到活动后
活动策划者想知道，从他们的第一次外展到活动后的汇报，他们可以联系到代表您场地的真人。
1. 使用技术管理您的 RFP
研究表明，策划者希望 RFP 响应的速度和准确性，因此培养有效的响应流程非常重要。利用自动潜在客户评分可确保您快速筛选传入的 RFP 并有效地确定集团业务潜在客户的优先级。您必须及时响应每个 RFP，但潜在客户评分可确保您知道哪些要拒绝，哪些需要定制的 RFP 响应和与策划者的联系。永远记住，策划者正在寻找最佳的整体配合——在 COVID-19 期间尤其如此。
2. 为每个活动分配一名活动礼宾
在疯狂的活动中，策划者不可能同时无处不在。通过指派联络人来帮助他们解决诸如设置和故障之类的事情;协调清洁、技术和安全需求;并了解与会者的脉搏以评估活动的进展情况。
3. 活动临近时分享主要联系电话号码
活动策划者总是在忙碌中——向他们提供一个联系人的手机号码，让他们放心，您可以在紧急情况下随时待命并且很容易联系到他们。但是，设置一些参数。让他们知道，除非问题需要立即处理，否则您有时无法使用。然后同意发短信“STAT”或“ASAP”，表明他们需要您立即回复。
简化与场地团队和活动策划者的沟通
您需要让您的内部团队和您的客户参与其中，以便在您的设施中计划和举办成功的活动。
4. 使用客户关系管理 (CRM) 软件
酒店销售和餐饮软件是场地管理的宝贵工具。您的 CRM 将使跨属性的团队保持在同一页面上，自动化关键的早期接触点，并帮助设置优先级。战略性地使用您的CRM 将促进和维持集团销售。
5. 在活动期间利用可穿戴通信设备
沟通必须是即时的，从分组会议早餐到主题演讲者绿色房间再到登记台。蓝牙耳机和智能手表可让您通过语音和文本立即与团队沟通。对于大型活动，最好依靠对讲机——即使 WiFi 或蜂窝服务出现问题，它们也能正常运行。
6.召开班前会议
以跨团队的聚会开始每一天。不需要很长时间——10 分钟的站立会议也可以。在每次活动之前聚在一起，让每个人都清楚自己的责任，并灌输一种主人翁感。食品和饮料将知道预期的内容，包括任何最后一刻的变化。管理当天任务的团队成员将有明确的优先级。这构建了过滤到活动客户端的质量和一致性。
与企业活动策划者建立关系
要与公司策划师进行新的销售或刺激重复业务，您需要一定程度的熟悉度。他们对活动策划的满意程度如何?他们还有其他工作职责吗?他们的场地痛点是什么?值得庆幸的是，随着时间的推移，有许多策略可以激发和加深这些关系。
7. 参加目标市场的活动
在一个压力较小、中立的地点结识策划人员，他们不会感到压力。确保您参加适当的会议、研讨会和其他活动 ——无论是面对面的、虚拟的还是两者兼而有之——以建立最重要的个人联系。如果可能的话，从您的活动团队中带上或介绍一两个关键成员，向潜在客户展示您提供的专业水平和客户服务。
8. 保持与策划者的沟通真实和透明
闲聊和提供个人风格之间有一条细线。在适当的时候通过电子邮件和电话跟进，但不要用“只是签到”的信息来淹没策划者——有一些实质性的东西可以分享或询问。不要自动开始向策划人员发送电子邮件通讯等营销材料;相反，让他们知道如果有兴趣可以去哪里注册。记住在你的信息中尽可能使用支持的语气，而不是销售的语气。
9. 让您的网站访问在竞争中脱颖而出
让来访的计划者感到特别：了解他们何时到达，并提前在大厅找人与他们会面。提供咖啡和茶，并将他们介绍给尽可能多的活动日团队。与您的 A/V 团队在您的一个会议室中向他们进行演示。在您的场地分享类似活动的精美照片和3D 活动图表，以展示您的准备情况。在社交距离期间，虚拟旅游也是如此。使用任何和所有技术为策划者提供他们在展望即将发生的活动时所需的重要信息至关重要。
10. 向策划者询问他们的三大场馆增值
与策划者联系，了解他们在场地中最看重的东西。例如，他们可能最关心注册和活动管理技术。或者，也许为与会者提供白手套个性化是他们的首要任务。也许他们想要有限的会议空间或食品和饮料折扣。了解具体情况，在他们关心的领域提供正确的激励措施和人员配备，例如技术支持或非同寻常的咖啡吧。
与供应商建立牢固的合作伙伴关系
活动策划者希望您成为供应商值得信赖的资源——这就是为什么您必须与您所在地区的餐饮公司、A/V 公司和其他活动服务提供商建立牢固的合作伙伴关系。通过与供应商建立关系，您可以在旺季为您的客户赢得优先购买权。这是一个增值的专业策划师记住。
11. 将您的物业打造为当地的杰出玩家
小型企业在您的酒店物业周围来来往往。通过在当地商会的活动和酒店业之夜保持可见性，为您的长凳提供优质的支持。考虑赞助当地活动和组织，或通过广告维持在媒体中的存在。
12. 举办供应商交易会
通过一年一度的活动展示您的设施，吸引潜在的新花店、食品卡车、A/V 专业人士和餐饮服务商。除了为您的活动客户审查潜在的新资源外，这还让首选供应商知道他们必须将他们的 A-game 带到每个功能中。
13. 特别注意你的第一纵梁
有时会为值得信赖的供应商提供水疗服务甚至客房住宿等便利设施。在您的礼品店或酒店酒吧/餐厅为他们提供折扣。提议在您的网站上将他们列为首选供应商，或创建他们可以在其网站上发布的品牌徽章(链接到您的酒店)。在社交媒体上与他们联系 — 提高您对他们的追随者的知名度 — 并发布在线评论。
专注于长期场馆资产管理
将自己建立为可靠和首选的场所在很大程度上取决于您的设施。您的宴会厅是否具有出色的音响效果?您的展厅是否有足够的浴室(正常工作)?您的 HVAC 功能如何?您的场地在举办混合活动方面的适应性如何? 资产管理使您的场地在未来保持活力。
14. 优先考虑变更
今天的策划师希望场地空间是空白(但经过抛光)的画布，他们可以在其上构建出色的项目。没有显示年龄或缺少有吸引力的现成家具的场地根本没有竞争力。仔细检查您的会议室并安排升级，以吸引策划者的更多兴趣。但不要就此止步。最重要的是，确保您的场地配备齐全，以支持 安全的会议和活动，重点关注从最新的健康和安全协议到社交距离安排再到安全食品和饮料的方方面面。行业的未来瞬息万变，保持消息灵通并进行任何必要的更新以为现在和未来的每个相关人员提供安全体验比以往任何时候都更为重要。
15. 根据您的目标活动个性化您的场地
您应该能够个性化每个活动。如果您在公司活动旺季的闲暇时间在SMERF 团体销售方面做得很好，您需要将这些受众纳入您的升级计划。例如，您可能是民间团体或非营利组织组织的年度活动的热门场所。其中一些组织仍然依赖于技术含量低的会议工具，例如白板——因此请保持手头的供应。
你在夏天画旅游青年体育联盟或家庭团聚吗?准备好在会议室看电影之夜的舒适椅子，以及放在游泳池附近的便携式冰淇淋吧 - 只在需要时才推出。
16. 让您的技术保持领先地位
如果您的技术不是最新的，活动策划者将不会再与您合作。主题演讲期间的 WiFi 故障、直播中断或当您向与会者询问数字问题时(无论是面对面还是在线)，都会严重破坏活动的流程。活动参与者会很快感到沮丧，您的场地将在策划者中获得坏名声。确保您的设施能够支持最新的活动技术趋势，例如游戏化、行为推荐引擎、投影映射和第二屏幕。
设身处地为活动策划者和活动参与者着想
从试图参加潜在利润丰厚的贸易展览或会议的人的角度体验您的场地。这是衡量客户服务和识别问题点的好方法。
17. 每周进行一次排查以寻找问题
从您的场地外开始，然后进入，密切关注细节。评估停车情况和到达/离开下客区的安全性、清洁度和流量。查看从前台到您的展览空间的内部标牌，看看它是否有效地引导了与会者。检查您的公共厕所容量、功能和清洁度。请务必在整个旅程中测试智能手机上的 WiFi 信号，以识别盲点。
18.使用“秘密”或“神秘”客人
虽然这感觉像是一种“得到你”的策略，但神秘客人最好用来揭示影响客户满意度的长期服务和维护问题。让这些客人在酒店过夜，体验入住、客房服务、餐厅、礼品店和礼宾服务。您可以使用酒店神秘购物服务，例如Coyle Hospitality Group或 Guest Check。或者，您可以向住在您酒店的同事、朋友和家人征求诚实的意见。
19. 分析入住体验，寻找优化和精简的机会
了解问题所在将帮助您制定改进酒店团体入住流程的策略。如果您提供远程团体签到，请在 iPhone 和 Android 上测试它的速度和准确性。无论是您自己还是通过神秘客人进行步行，设置一个计时器以查看在前台以及通过电子信息亭办理登机手续需要多长时间。召集工作人员到信息亭寻求帮助并评估他们的反应。随身携带大量行李，看看这对办理登机手续有何影响。尝试在高峰时间与全员一起办理登机手续，以及在团队成员较少的较慢时间办理登机手续。
20. 将活动策划者添加到您的团队中
确保您知道活动策划者想要什么的一种方法 是聘请他们加入您的酒店场地团队。聘请在您的主要领域有专长的策划师，无论是 MICE、SMERF 还是奢华婚礼。或者聘请在您想吸引更多活动(例如公司年会或大型会议)方面经验丰富的策划人员。以下是活动策划者如何帮助您完善场地管理：
发现您提供的每个活动空间的设计和技术方面的不足。
与其他策划者建立预先存在的关系。
在行业活动中与策划者建立新的关系。
为在您的场地举办活动的客户提供专业知识。
