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远距离场地采购:2022 年更安全的活动策划

2022.10.05

  作为一名策划者,您可能专注于您的活动计划的未来——即使在家工作时也是如此。但事实是,对于许多活动专业人士来说,场地采购现在充满了新的挑战和担忧——其中许多是他们以前从未经历过的。从远处采购场地以实现更安全的活动策划是许多策划者必须在短时间内开发的一项新技能。

  当混合和现场活动回归时,将有一种全新的方式来思考活动空间和布局,其中包含您以前不必考虑的细节。与会者将期待一个具有社交距离和健康协议的环境,找到可以提供安全活动体验的完美场所比以往任何时候都更加重要。

  额外的挑战是找到有足够空间的活动空间来容纳确保安全的布局,而无需亲自到现场查看。在这篇文章中,我们将讨论如何自信地为与会者找到完美的场地,同时让他们在安全方面放心。

远距离场地采购:2022 年更安全的活动策划

  一、活动溯源的未来就在这里

  最近的场地采购策略集中在典型因素,如位置和目的地吸引力、预算、交通、A/V、会议空间、夜生活和娱乐等。所有这些方面仍然 100% 发挥作用,新层安全是您的与会者和员工最关心的问题。因此,您的要求需要进行调整,这意味着以新的方式与您选择的场地密切合作。

  1、寻找满足您要求的场地

  我们知道不同的州和地方有不同的安全要求,想要吸引会议、会议和贸易展览的酒店和场所正在努力确保它们满足这些要求。而且,在涉及安全问题时,您的组织可能有比州或地方准则更严格(或更宽松)的标准。您采购过程中的这一问题意味着与场地密切合作以满足您的要求以及其他准则。此外,您的一些与会者可能对参加活动感到焦虑,而其他人可能急于参加。考虑到所有这些因素,深入了解基础是采购时的良好开端。您可能想问您的潜在会议地点的问题可能包括:

  是否可以在每个房间的门上添加房间封条,以通知房间自上次彻底清洁以来没有被访问过?

  最常使用的客人区域的消毒时间表是什么?

  酒店内的健身房和健身器材有哪些清洁指南?

  是否有可供客人使用的消毒湿巾?洗手液呢?房间怎么样?

  他们提供无接触入住和无钥匙客房吗?

  他们采用了哪些类型的创新消毒技术?

  当谈到社交距离时,场地的布局是最重要的。这适用于 10 位客人或 10,000 位客人。场地或酒店如何管理社交距离将在您的与会者心中。他们还想知道在他们承诺注册然后参加您的活动之前,您打算如何让每个人彼此保持安全距离。

  在提交 RFP 之前,请仔细查看平面图。如果酒店和场所正在使用事件图表软件,那就太好了。如果没有,您可以利用这些工具来帮助以数字方式可视化和布置会议空间。

  2、为您的活动规划空间并实施距离准则

  事件图表工具减轻了无法进行现场访问的负担,并帮助您在舒适的办公桌(或沙发!)上规划您的会议空间。您可以实时协作,为所有与会者创造安全的活动体验,包括:

  设计您的活动以适应社交距离和安全准则,以确保您在每个空间都有合适的参加者容量

  为公共区域绘制手部消毒站、口罩站、壁挂式清洁站等位置

  运行图表检查以确保您的布局符合指定要求

  与利益相关者合作并以虚拟方式访问您的场地,以查看您的活动的具体情况

  3、自定义平面图为与会者提供安全的环境

  在规划和举办安全活动时, 数字事件图表工具和虚拟旅游 是适应社交距离的好方法,包括:

  让可能对事件不断变化的性质感到焦虑的与会者高枕无忧

  满足所有安全准则并根据基于州和地方准则的社交距离措施设置空间

  为无压力的与会者提供非接触式登记

  确保会议空间足够大,可以满足预期的出席人数并避免过度拥挤

  利用箭头引导与会者流动,以指示空间内的顺畅旅行

  在理想的位置设置易于查找/访问的洗手液站

  二、远距离场地采购确保活动更安全

  忘记您对空间要求的了解。社交距离正在改变这一切。曾经可容纳 500 人的场地可能不再适用。使用技术将帮助您找到合适的场地并从酒店收集关键信息,以确保场地符合新常态并满足与会者的需求和关注点。您可以访问场地资料上的图表,以真正了解空间,而无需进行现场访问。

  比以往任何时候都更重要的是,您的与会者的福祉必须是您的首要任务。你必须让焦虑、不情愿的公众安心。组织者越能建立和推广安全体验,他们就越有可能成功举办、参加人数众多的活动。

  这意味着要仔细规划活动体验的每个部分,从寻找和管理场地的物理空间到与会者如何登记、在活动中移动、消费内容和相互交流。


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