2022.07.21
策划会议需要一套技能，包括令人难以置信的组织能力、多任务处理能力、精力、创造力、商业头脑、人际交往能力和对细节的关注。它还需要一份全面的会议计划指南，不仅可以让您按时进行，而且可以提供急需的保证，确保您在此过程中没有忘记任何事情。
它与其他活动策划有何不同
会议策划与其他类型的活动策划不同，包括额外的步骤。会议往往是大型活动，通常需要一年或更长时间来计划。您的待办事项可能包括选择场地、预订酒店房间、设置在线注册、确保演讲者安全、安排招待套房、举办展厅、安排会议、处理食品和饮料等。对于任何成功的会议策划者来说，准备一份组织良好的会议策划指南以列出这些步骤是必不可少的。
会议策划指南可作为策划任何会议的蓝图。根据您计划的活动自定义和修改指南，并将其放在手边。如果准备和使用得当，它将很快成为您最有价值的会议策划工具。
1、从会议策划基础开始
会议策划指南的第一部分应包括有关会议的基础知识：
· 活动日期和时间
· 活动地点(如果已知)
· 活动目的
包括任何其他已知元素，例如替代日期或与会者人数。
2、策划是什么?
在开始策划会议的各种元素之前，您必须弄清楚这些不同的元素是什么，以及它们在您的活动整体计划中的位置。所以拿出笔和垫子，或者坐在电脑前，开始写下想到的一切。
不要担心按重要性顺序或任何时间顺序列出事物。那将在以后出现。现在，您基本上将制作一个非常长但简单的待办事项列表，该列表将被分解为不同的独立组件，以便在计划过程中单独处理。
可能列出以下任何内容：
· 场地选择
· 酒店选择
· 会议空间
· 招待套房
· 会议展厅及展位
· 开幕式
· 演讲者/参展商注册
· 与会者登记
· 出行安排
· 与会者徽章
· 活动计划
· 食品与饮品
· 视听
· 现场人员配备
花一些额外的时间来编译这个列表，这样你就不会忽略任何东西，然后继续添加以后出现的任何东西。不要被列出的许多责任领域所淹没;这里的目的是考虑现在的一切，以便您可以有效地计划和管理每个项目。
3、选择场地
一旦您确定了会议的举办时间并了解了活动的总体范围，下一步就是选择场地。根据会议的规模，您可以选择一个场地来满足您的所有会议需求，从展厅到会议室、宴会厅和酒店房间。
如果会议规模太大而无法在一个地点举行，请寻找靠近外部酒店或餐饮场所的场地，以便与会者不必走太远就能从一个会议活动穿梭到另一个会议活动。
4、考虑与会者注册
考虑与会者注册本次会议的最佳方式以及您将如何确认他们的注册。您可能需要考虑为与会者创建徽章或姓名标签。当您进入注册阶段时，请务必查看并更新规划指南。
如果一个活动预计会吸引大量人群，那么在线会议注册系统就是要走的路。该系统可以处理付款、跟踪注册和组织其他相关信息，并协助生成报告和与会者名单。
5、参展商和会议展厅
展览区是会议的一个共同特点，为赞助商和供应商提供了租用空间来推广他们的产品和服务的机会。如果展览功能得到有效推广并受到好评，这也是会议主持人带来收入的机会。根据您的会议规模，管理参展商和展厅将需要额外的时间和资源，因此请做出相应的计划。
如上所述，在线会议注册系统是跟踪注册的最佳方式，因此，如果您预计会有大量参展商，请考虑将参展商注册纳入您的与会者注册系统。参展商还需要以下物品：
· 参展商徽章
· 列出展位号的会议展厅地图
· 展台搭建和拆除手册
· 展位合同
· 可协助展品租赁和服务的现场供应商名单
作为会议策划人，您将负责聘请安保人员，以确保展厅内材料的安全。
6、策划会议详情
在处理了一些更大的责任后，例如会议场地选择和与会者注册，您可以将注意力转移到规划会议的细节上。与计划任何性质的活动一样，组织起来与关注细节一样重要。
现在是时候拿出你在会议策划过程开始时整理的那长长的待办事项清单了。查看列表并根据需要进行更改或添加以反映最新的任务和职责。接下来按时间顺序排列这些项目，从可以或必须提前完成的项目开始。例如：
· 酒店客房预订区
· 预留展厅空间
· 研究在线会议注册系统
· 制定会议营销计划
从头开始，然后从那里开始。对于必须倾向于包括后续行动的每个细节，以确保签署和接收合同。随着会议日期的临近，您的行动项目将包括短期任务，例如：
· 选择配色方案和装饰
· 做花艺
· 菜单
· 为演讲者或贵宾安排机场交通服务
将您的会议策划指南视为您计划会议中包含的所有内容的首选手册，无论多么小。本指南将很快成为一个非常宝贵的工具，它不仅可以让您保持井井有条并按时进行，而且可以在重要日期临近以及您质疑自己是否忘记了什么时安抚您的紧张情绪。
