认识策划师：活动策划就是细节

　　这是“认识策划者”简介系列中的其中一个，我们从中获得活动策划者对其工作、动机和挑战的见解，以及他们对场地和酒店互动的看法。

　　Leanna Mosquera 喜欢忙碌。幸运的是，作为 AxoGen 的会议和活动专家，“从来没有空闲时间，”她说。这似乎不是一份工作中理想的品质，但全职公司规划的不断变化、不断变化的性质正是 Leanna 的拿手好戏。“我知道我有 100 件不同的事情要做，而且每一天都会看起来非常不同——这绝对是我继续前进的动力，”她说。AxoGen 是一家位于佛罗里达州阿拉楚阿的人体组织公司，它开发的技术可以帮助神经损伤患者恢复感觉和功能。在过去的一年半里，Leanna 一直在举办他们的教育活动，这些活动对外科医生进行新技术和数据培训，使他们能够更好地帮助患者。虽然公司组织了多达 300 个小型，一年的地区性活动，是 20 多个更大的项目占用了 Leanna 的大部分时间。他们在美国各地举行，每场约有 60 人参加。“我知道与大型会议相比，它们听起来很小，但我们负责预订一切——餐饮、旅行、酒店、异地晚餐。”

　　无论预算有多大，策划者总是可以使用更多

　　即使参加人数相对较少，Leanna 于 2010 年开始了她的策划师职业生涯，她很幸运地看到她在 AxoGen 的活动预算有所增加——这在她以前在教育领域的职位上并非总是如此。“我们公司真的相信我们所做的事情。但他们显然想要好的推理和好的数据来继续给我们更多的钱，”她说。自从她说服 AxoGen 高管投资 Cvent 的活动管理平台以来，提供确凿的证据来证明她的活动预算是很容易的。该技术使她和她的团队可以立即访问他们需要的所有分析见解和报告。公司愿意给的任何钱，Leanna 都可以使用。“我认为所有规划者都在为预算限制而苦苦挣扎。我们有一个健康的预算，但仍然不够。我知道如果我有更多的钱来做这件事，我可以让活动更加顺利，或者给外科医生更多的经验。所以我们一直在努力发挥创造力。”

　　与会者希望有度假潜力的会议目的地

　　对于较大的教育项目，Leanna会寻找有“假期抽奖”的美国目的地。她喜欢在有吸引力的大城市吸引外科医生，他们可能会带着家人一起去，或者多休几天假。她并不孤单：在Cvent 的 2018 年全球规划师采购报告中，21% 的规划师将场馆外的活动和景点列为对其目的地选择的最大影响，高于 2017 年报告的 18%。与此同时，与会者正在关注所谓的“休闲”趋势。在 GBTA 基金会 2017 年的一项调查中，37% 的北美商务旅行者在过去一年中为了休闲而延长了工作旅行。

　　关注 RFP 细节的场地具有优势

　　虽然选择目的地可能并不复杂，但在这些城市确定合适的地点并不总是那么简单。在 RFP 过程中，当酒店销售人员建议替代日期或太小的会议室时，Leanna 会感到沮丧，“即使我们告诉他们我们的具体需求和日期。” 她说，使用Cvent 供应商网络由于其非常具体的形式，它帮助减少了这些问题，但场地仍然需要注意 RFP 的细节——它们在许多层面上仍然非常重要。如果回复的名称或日期在错误的月份有误，“显然你根本没有真正注意提案，”Leanna 说。“我没有时间为我们所做的每个项目检查 30 个不正确的响应”，因此提供不充分信息的场所更有可能立即被拒绝。如果酒店需要提供不同日期或特定会议室(例如，另一个大团体)有特定原因，则工作人员应该直截了当地说明原因。“如果我们知道他们为什么要提出其他建议的所有细节，这肯定会让我们尝试变得更灵活一些，”Leanna 说。她还希望酒店销售经理能够简化他们的电话交谈。“我只想拿起电话打电话，但他们想安排一个小时的会议来详细讨论他们的提案。我没有一个小时的时间来处理每一个向我发送提案的房产。” Leanna 希望场所通过电子邮件回答她的任何主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出所有请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以讨论任何其他细节。我没有一个小时的时间来处理每一个向我发送提案的房产。” Leanna 希望场所通过电子邮件回答她的任何主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出所有请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以讨论任何其他细节。我没有一个小时的时间来处理每一个向我发送提案的房产。” Leanna 希望场所通过电子邮件回答她的任何主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出所有请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以讨论任何其他细节。

　　现场经验决定重复业务的可能性

　　一旦酒店通过了 Leanna 的 RFP 流程，一切都与现场体验有关，特别是因为 AxoGen 的活动利用了几乎所有可用的酒店服务，从视听设备到礼宾服务再到交通。“如果宴会工作人员没有定期补充自助餐线或 Wi-Fi 无法正常工作，这些都是让我们考虑更换酒店的事情。” 另一方面，良好的体验肯定会赢得 Leanna 的忠诚度和回头客。“如果员工非常出色，而且我们不必要求任何东西——他们只是预测我们的需求——我们自然愿意回到那处房产。” 她并不指望事情会一帆风顺。事实上，她遵循的建议是你必须保持冷静，“即使世界正在分崩离析。加强关系，吸引业务。