策划会议活动如何节省时间？

　　相信朋友们都参加过各种大大小小的会议活动，其实会议活动都有严格的时间把控，不同的时间段有相应的工作安排。当有人告诉你“那是一次很好的会议”时，他们可能指的是几件事中的一件。要么：你没有浪费他们的时间，见面只是为了参会，或者信息丰富，计划得当，而且不无聊。或者希望两者兼而有之!今天深圳时光在线活动策划小编为大家介绍一下策划会议活动相关的技巧，希望可以帮到有需要的朋友们。

　　一、会议偏离正规的因素

　　通常会有一些因素存在，使会议偏离正轨：

　　· 说话迟到

　　· 参加者迟到

　　· 会议技术难点

　　· 题外话，或漫无边际的与会者

　　二、节省会议时间的技巧

　　在您策划下一次高效会议活动时，请考虑以下一些节省时间的技巧：

　　· 参会准备。会前准备好参会人员相关的准备工作，是否需要下载某个软件才能参加?是否需要提前准备好会议清单或笔记?

　　· 准时开始。即使房间里只有少数人，也要养成这个习惯。它将为未来的会议活动定下基调。这也将表明你尊重那些准时出现的人。

　　· 会议流程。考虑事先将此次会议活动流程提前发送给所有参会者，以便他们知道当天的会议流程有哪些，做到心中有数。

　　· 明确的会议主题。没有人喜欢参加一个他们不知道会议主题是什么的会议，他们可能会觉得这场会议是在浪费自己时间，所以需要提前在议程中指明目的。

　　· 事先分发材料。参会者入场的时候可以提前分发相关的会议材料，让参会者提前了解。这可以大大节约会议当天的时间这。

　　· 尽早设置，测试所有音响设备。

　　· 简短介绍。做介绍有意义吗，还是会浪费时间?会前简短的会议介绍是必须的。

　　· 时间提醒。考虑分配某人这项任务，避免影响后续会议流程时间。

　　· 题外话。这些可能会减慢会议速度，因此请务必将它们写下来并保存以备后用。

　　· 保持讨论的进展。准备好问题或主题，让创意源源不断。向某些与会者提问，鼓励参与，并尝试吸引所有人参与。

　　· 安排午餐时间。仔细检查食物什么时候准备好，确认午餐人数、食材分量、就餐时间等细节，确保参与者能按时用餐。

　　· 安排休息时间。会议活动需要适当安排中场休息，但要保持简短。

　　· 会后跟进。确保在会议结束后跟进，发送笔记、会议记录，下一次会议要讨论的剩余主题等。这也有助于让参会者放心，这是一次重要的会议。也一定要感谢他们的时间和参与。