2022.03.22
新闻发布会由商业组织举办，直接向新闻界和媒体发布重要公告。尽管被称为新闻发布会，但它们实际上涵盖了印刷和电子媒体。
策划新闻发布会的目的是传播信息，邀请所有主要报纸、期刊、广播和电视频道甚至网站/互联网机构都是有利的。新闻发布会的正式邀请函需要提前发出，并注明会议的时间和地点。
邀请函中还注明了将要发布的公告的性质以及将向媒体和媒体发表讲话的主要人员。将此类邀请发送给与该主题打交道的合适人员——记者、编辑等。
组织新闻发布会的企业必须确保会议的主题足够重要，足以保证媒体代表直接出席。否则，会议邀请可能不会引起太多反应。
如果可以通过新闻稿达到目的，则应避免策划举办新闻发布会。根据对公告的重要性的感知，媒体机构将决定谁将参加——编辑或高级记者或任何代表。
大型商业机构召开新闻发布会，发布重要公告，如年度业绩、重大发布、并购 (M&A)、海外收购、重大所有权和组织变革。
由于每个商业组织都期望媒体对会议的高水平响应和出席，会议的时间安排应该方便大多数媒体代表。
通常，清晨和傍晚的会议不方便。毋庸置疑，我们会提供午餐、茶点、书写板、钢笔等正常礼遇。还希望提供关于公告主题的书面记录，特别是在涉及技术或财务细节时。
首席执行官、董事和其他高级管理人员必须在新闻发布会上发言。在公告结束时，将举行问答环节，以便媒体代表寻求进一步澄清。
总之，参加人数众多的新闻发布会有助于企业通过媒体报道接触到更广泛的公众。与新闻稿一样，当新闻发布会在晚上之前举行时，参与者能够确保在第二天或最早的机会对其进行报道。
策划新闻发布会的分步方法：
1、 确保公告对新闻界和媒体具有足够的重要性，以便媒体代表认为值得参加会议。仅新闻稿可以涵盖的内容无需通过新闻发布会宣布。召开记者会应该有充分的理由。
2、 选择一般适合媒体人的日期、时间和地点。避开非工作日的节假日和周日。同样，避免对他们中的大多数人来说可能不方便的清晨和傍晚时间。
如果可能的话，如果在那段时间已经安排了任何重大活动，请尝试重新安排您的会议。场地也应该位置便利且易于到达。
3、 提前通过快递或电子邮件发送书面正式邀请函，并确保发给正确的人。此外，在记者见面会当天提醒媒体人，并要求他们出席。
4、 新闻发布会一般由首席执行官或机构负责人发表，其重要性较高。重要公告由机构负责人和高层人员参与发布，具有很高的可信度。
5、 把握时机，如期开会很重要。让媒体等待并浪费时间是不公平的。在任何一天，他们通常都有很多这样的约会。
6、 到了约定的时间，有简短的欢迎，宣布开始。陈述或地址是口头的。现在很常见的是这种口头报告伴随着视听或幻灯片演示。带有适当图表、图表和图片的幻灯片演示增加了公告的价值，使媒体人员更容易吸收细节。正式的公告或演示之后总是有一个问答环节。这确保媒体代表有机会寻求更多细节并澄清他们的疑虑。
7、 有必要提供演示文稿的硬拷贝或关于公告细节的书面说明。这将确保正确理解和报告事实和数据。
8、 部分记者和电视台代表携带相机和摄像师前来，需妥善安排接待。
9、 毋庸置疑，出于对受邀者的礼貌，在此类新闻发布会上提供茶点和午餐。因此，大型组织的公共关系部门需要遵循有条不紊的方法来组织参加人数众多且有效的新闻发布会。
与新闻稿一样，新闻发布会也是获得广泛媒体报道的一种极具成本效益的方法。然而，我们需要强调的是媒体的巨大力量，因此，需要注意确保绝对不会出错。新闻发布会必须以机智、理解和耐心的方式进行。
