年会活动策划怎么做，从预算到执行全拆给你看

年会活动策划的这个核心的事情, 其实是先用预算去倒着推演出各种花费的情况, 然后再加上对时间线的管理, 先把总的金额以及最后的截止日期这两个东西定下来, 然后所有的工作环节才会有一个可以参照的依据, 最后再继续往下进行拆分。

预算分配原则

总预算一共被划分成了四个部分, 其中场地的餐饮费用占据整体预算的百分之四十, 节目制作的支出占了百分之二十五, 物料和装饰的花费是百分之十五, 剩下的百分之二十留作应急预留。

对于一个人数在五十人团队以内的情况, 人均花费处在八百元到一千五百元这个区间里面算是比较合理的, 一旦人均超过了一千五百元, 那基本上就是在为品牌溢价去买单了。

千万不要把全部的银子都砸在舞台的前面, 其实舞台上面的灯光还有音响这些设备属于那个隐性的成本大头, 也就是隐性成本大头这个概念所指的地方, 很多供应商给过来的报价单里面通常会隐藏着百分之十五到百分之二十的现场增项费用, 比如说多增加一束追光灯具, 或者是临时更换一块LED显示屏, 如果在那个合同条文里面没有把这个事情写清楚的话, 那么就必须要在现场直接掏出钱来支付额外的费用。

时间线倒推法

以活动当天作为T日来进行往回推算, 首先是在T减45这个时间点来定下主题还有确定预算的上限, 其次是在T减30这个时间点锁定了具体的场地并且支付定金, 然后是在T减15这个时间点最终确认节目单以及主持人的具体人选, 接着在T减7这个时间点让相关物料进入现场, 最后在T减3这个时间点实现全员一起进行彩排并且把整体流程都走通顺。

在每个节点之间预留三天的缓冲时间。供应商出现交付延期的情况是司空见惯的常态, 这根本不是所谓的例外事件, 而设置的缓冲期也不是毫无意义的浪费资源, 它是用来确保大家在当天不至于手忙脚乱地应对危机的最低成本选择, 如果把缓冲期砍掉, 那就等于是把所有的保险都给去掉了。

节目编排逻辑

将节目的总体时长控制在四十分钟以内, 具体穿插的顺序为:

开场暖场8分钟

领导致辞5分钟

该员工节目, 其时长为25分钟。

收尾合影

节奏要快, 中间不能出现冷场的情况。员工节目不要采用自愿报名的方式, 而是按照部门指定认领, 每人出五分钟以内的内容, 这样才能降低心理门槛。互动环节使用手机扫码投票或者弹幕上墙, 这样参与率会比举手高两到三倍。

场地选择标准

如果人数在50人以内的话, 就选酒店宴会厅。如果是100人选, 找带有户外草坪的酒店。超过200人的话, 就直接看会展中心。这些是硬指标, 停车位要不少于人数的50%。要有独立的化妆间和储物区。货梯要能同时进8人。

在聊场地的事情时候，一定要问清楚这三个具体的情况, 并且把这写东西都填到合同的附件里去, 这其中包括最低需要消费多少钱、如果要自带酒水的场合要收取多少比例的服务费、如果突然断电的话备用的发电机能在几分钟之内启动。

光靠嘴里答应的那套口头承诺是不算是数的, 只有写在纸张上面的黑色字迹这种白纸黑字的东西才算真正的有效。

风险预案清单

主MC要配备一个副MC, 视频文件使用U盘加上云端进行双备份, 户外环节提前查看当日的降水概率, 一旦发现超过百分之六十就直接切换到室内备选方案, 不去赌天气。

现场需要留下一名杂务专员, 他的任务就是专门处理那些突发的状况, 比如领导突然没能到场、菜品被端上了错误的桌子、还有音响设备突然没有声音。这个人虽然并没有写在节目单上面, 但是当天他在现场的存在感是非常强的, 强到比任何人都要有面子, 要是没有他在这里盯着, 现场肯定会出一堆乱子。

核心答疑

当团队人数为五十人而预算仅有三万元的时候, 这个钱是足够支撑活动开展的。具体做法是把外请的专业乐队给砍掉, 改成使用提前录制好的音乐曲目, 同时配合现场的音响设备来完成演出, 这样每一项开支就能节省下来四千元甚至六千元。

如果发现节目单凑不齐怎么办? 其实可以按各个部门的情况进行抽签并指定任务, 要求每人出一首表演曲目, 时长控制在五分钟以内, 在这种情况下, 不要一味地追求表演的精良质量, 而是要更加看重大家的参与态度。

要点总结

把预算四等分, 具体的比例是百分之四十、百分之二十五、百分之十五和百分之二十。

关于T-45启动倒推时间线这一情况, 我们来进行具体的叙述说明。

每环节设Plan B

合同附件锁隐性成本

针对现场的各类杂务工作, 由专员来进行兜底处理。