深圳活动策划全流程 报价场地预算怎么控 实操指南

在深圳做活动策划, 核心事情就是要看场地和预算怎么安排。报价是不是透明, 还有供应商的资质够不够好, 是直接决定这个项目能不能成功的关键因素。

场地选择标准

深圳地区用来举办活动的常见场地, 主要是集中在福田区、南山区以及前海这三个区域。如果是想要举办规模在两万人甚至更多的大会, 那么一般选择深圳会展中心或者深圳湾体育中心作为活动地点。

要是活动的人数在五百人以下, 算是中小型的活动, 这时候更倾向于选择在南山的万象或者福田深业上城里的租赁空间。在选择具体的场地时, 一定要把档期能不能用、地面的承重能力以及电力负荷够不够大这其中的硬指标全部核实清楚, 并且要把这些确认好的情况全都写到合同的附件里面去。

福田：交通密集，适合政务及行业峰会

南山：科技园区集中，适合产品发布

前海：政策红利区，适合国际合作类活动

报价结构拆解

正规的深圳活动策划公司的报价会分成四个部分, 这部分内容是策划费, 它的金额通常占到总金额的8%到12%, 接下来还有场地费用以及搭建费用, 然后是执行人员的费用, 最后还有物料费用以及应急备用金, 注意看这个标记不低于总额15%, 如果拿到的报价比市场的平均价格还要低30%, 那么极有可能是在搭建的时候使用了比较差的料子, 或者减少了参与工作的人力数量, 在这种情况下, 我们在签订合同的环节里, 应当严格要求合作的一方把报价的明细项目一个一个地详细列出来, 并且要在合同上盖上骑缝印章。

深圳市场中型活动（200至800人）的平均报价是在15万至35万之间的, 如果价格超出这个区间, 那么就需要认真核对是否包含了餐饮这一项成本。

还需要仔细核对安保费用是否在里面。同时要检查报批等环节产生的隐性成本是否已经算在其中了。

预算控制方法

将总体预算进行划分, 具体的分配比例是执行、备用以及传播这三部分各自对应7:2:1。

在执行这一阶段的过程当中, 每当完成一个相应的节点时，就需要进行一次对账的检查工作, 一旦发现偏差的程度超过了10%的界限, 就必须要立即启动预设好的替代方案来进行处理, 绝对不可以拖延着等到最后收场的时候再去计算总账目。

从成本的角度来看, 深圳本地的供应商在人员到达现场这一项上的花费, 比外面的团队要低大概百分之二十左右。所以, 大家会优先考虑那些曾经做过三个以上相同规模项目的落地案例的团队。这样的选择方式, 能够让大家在实际操作现场时, 遇到麻烦或者出现失误的概率变得比较低一些。

执行节奏把控

必须在活动正式开始前的7天之内, 把全部的物品都运进现场, 并且把灯光和音响设备调试完毕。要在活动开始的前1天进行一遍完整的流程彩排。在活动当天, 必须安排至少2名执行负责人在现场工作, 其中必须有1人在现场实时监控情况, 同时还有另外1人专门和客户方面进行对接沟通。

针对深圳高温和台风季节, 也就是6月至9月期间举办的室外活动, 必须准备好室内的备选方案, 这项内容要正式地写进执行手册里, 以便大家查看和执行。

核心答疑

问：深圳活动策划最低预算多少？

关于针对一百人规模以内的品牌所举办的各类活动, 若其内容范围囊括了场地的具体搭建工作以及基础相关物料的费用, 那么其所对应的市场价格通常被定位在三万至五万元这一数值区间之内。

问：档期紧张怎么办？

回答, 深圳的大型场地在每年4月一直到6月的这个期间, 以及9月到11月这个时间段以内, 是最为紧张的状态的, 这里建议一定要提前60天去把这个名额给锁定住, 或者是可以选择把日子改变一下, 改成周三, 或者周四这样的, 非高峰日的这些日子来进行选择。

问：深圳活动策划公司怎么选？

回答是看三样东西, 第一是同类型的案例数量不能少于5个, 第二是执行团队要常驻在深圳, 第三是合同里面必须写明关于违约赔偿的条款这种做法就是只给方案但是不报出具体的细节明细, 遇到这样的情况就直接排除掉。

要点总结

场地这边有三项硬指标, 报价是四块钱进行拆分, 预算比例是7比2再加1, 备用金不低于百分之十五, 需要提前六十天锁定档期。