深圳活动策划公司怎么挑 预算怎么定 流程怎么走 一次讲透

深圳活动策划这个东西, 核心的内容其实就只有这么三件事情, 第一件是把预算控制好, 第二件是把流程控制好, 第三件把供应商的事情控制好。你如果要是选对了一家可以去执行那一家活动的团队, 那么一场活动下来的话, 它是能够省下来大概百分之三十的落地成本的。

预算核定标准

现在人直接看懂的话来说, 在深圳这块地方搞个活动策划, 它那个价格是没有一个固定的统一标准的。这里头的关键变化因素呢, 主要是看你选的场地到底有多大, 还有你找的供应商属于什么级别的档次。比如说你们公司要开个年会, 参与的人数控制在五百个人以内的话, 总体的预算大概就会落在8万到15万这个区间里头。

这个钱里头包含了租场地、进行搭建布置、请主持人以及安排摄影摄像这四项主要的服务费用。但是如果你要做的是那种超过两千人的大型展会活动的话, 那预算额度会直接变成刚才说的小型活动的三倍左右。同时还有一个硬性的要求就是, 你必须提前四十五天的时间把场地的档期给锁定好, 不能晚了。

对于这种规模在100人以内的小型沙龙, 预算方面是可以被压缩到4万元至6万元的区间的, 不过在这种情况下, 场地的使用时间只能限定为半天之内, 现场搭建的具体规模以及整体量级也会随之进行缩减处理, 在此情形下绝对不可以抱有期待想要配置全套的LED显示屏。

落地流程节点

一场标准的深圳活动策划, 从启动一直干到最终交付, 中间会分为五个具体的阶段, 这五个阶段分别是需求确认、方案出稿、供应商比选、执行排期以及现场交付。

在每个阶段里面都至少需要提前预留三天的时间来进行沟通, 如果把这整个流程压缩到只有不到一天时间再去把事情做出来, 那么出现问题和意外情况的概率就会超过百分之六十。

在执行这个环节的时候, 大家最容易被掉以轻心忽略掉的部分, 其实就是彩排这件事。关于灯光这条线、音响这条线, 还有动线这一条线, 这三者都必须各自完整地过一次全彩排的流程, 绝不能只是简单地把走位走过一遍就算完成了任务, 各个部分之间的衔接动作必须被精确控制到以秒为单位的时间长度上面去。

供应商筛选指标

在挑选供应商的时候, 千万不要只看他们的作品集, 而是要重点去查看三个非常实在的硬指标。第一个指标是近三年在深圳落地执行的项目清单。第二个指标是他们自有的搭建团队的人数是多少。第三个指标是他们有没有详细的应急响应预案。

自有搭建团队的规模必须大于等于30人, 在现场突发状况发生的时候, 响应时间要控制在小于等于15分钟内。

在过去的近三年时间里, 在深圳本地所承接的项目数量必须达到五个或者五个以上, 这种情况下, 需要要求相关的合作方提供出至少两个客户的电话号码, 并且这些电话是可供进行回访使用的。

合同里已经把延期违约金的比例给写清楚了,而且这个比例是不能低于合同总金额的百分之二十的。

场地选择逻辑

深圳举办活动的场地, 主要分布在三个区域里面, 也就是福田CBD, 还有南山科技园以及宝安会展区。企业在选择办活动的时候, 最好优先考虑去福田这个地方, 原因在于这里的地铁线路汇聚在一起, 而且附近有四星级别以上的酒店, 数量密度是属于最高的那一种情况。

如果是进行科技产品的发布类活动, 那么应当选定在南山, 这是因为当地的园区风格和这种活动是非常契合匹配的。当遇到规模达到万人级这样的大型展会时, 就把地点锁定在宝安会展中心好了, 因为这个地方的日接待能力上限大约是1.2万人左右。

核心答疑

问：深圳活动策划最低预算多少？

答, 如果是举行人数在100人以内的小型沙龙活动, 想要把方案具体落实下来, 预算通常在4万到6万元之间, 这个费用包含场地的使用时间为半天、提供基础的搭建服务、以及安排1名主持人为活动进行主持。

就是如果遇到有人临时加上新的需求, 这种情况应该怎么办。

答: 关于执行前72小时以内的变更事项, 供应商方面会依据合同金额加收百分之十五的紧急操作费用, 因此在合同正式签订的时候有必要提前设置留有余地的弹性条款安排。

要点总结

这个预算是把场地和人数作为锚定点来确定下来的。

五节点各留3天沟通期

供应商要看, 由他们所拥有并亲自建设的团队。

场地按活动类型选区

合同里需要把关于延期的违约金条款写明确清楚。