2026.10.20
在深圳办一场活动这件事, 其核心内容主要就是三件大事, 具体来说就是控制好预算、选好场地以及紧盯执行环节, 把这三个步骤全部都顺利跑通的话, 基本上就不太容易出差错。
在深圳, 如果一场企业内部发布会的参与人数控制在50人以内, 其整体预算大致范围是在3万元到8万元之间。这个预算额度通常能够涵盖场地租赁费用、主视觉方案的搭建成本、嘉宾的差旅支出以及基础餐饮安排。
凡是总预算超过8万元的项目, 大多数情况是需要额外承担定制舞台钢结构的制作安装费用, 或者是需要邀请明星嘉宾到场参与。
在查看报价单的时候需要特别关注一个关键的数字, 具体的要求是如果发现杂项费用占比超过总价15%的供应商直接排除, 因为这笔比较模糊的费用在后面很有可能变成逐项加价的事情。
在对三家供应商进行比价的时候要把写着“包含”和“不包含”的内容逐项对齐然后再去谈论最终的总价。关于付款方式方面给出的建议是采用3-4-3的比例, 也就是签约给30%, 进门施工前给40%, 最后验收合格后再给30%, 不要接受一次性全部预付的情况。
这个南山科技园片区是比较适合用于对B端客户进行定向邀约的活动的地方, 而福田会展中心则是匹配规模在500人以上的行业论坛的首选位置, 至于宝安西乡的经过工业风改造的空间场地, 是更加适配那些需要体现年轻创意品牌调性的场合。
在活动的整体预算里面, 场地租金这一项所占据的比例范围是在百分之四十到百分之五十五之间, 当大家去签订合同的时候, 需要把里面的每一项内容都拿出来单独确认清楚, 看看那上面写的内容是不是已经把LED大屏幕、那种专业的线阵式音响设备, 还有中央空调系统全都包括在里面了。
如果最后发现这些设备不包含在合同里, 等到活动快要开始的时候再去临时租借, 那么额外多花费的钱数基本上可以达到一万五千元以上。
尤其是在旺季期间, 也就是每年的三月到五月这段时间, 以及每年的九月到十一月这段时间, 必须要至少提前四十五天的时间去把所有的事情确定下来从而锁定场地资源。对于那些热门程度非常高的周六日期来说, 想要找到一个可用的场地几乎是难登天的大事情。
在活动开始前的72个小时里头, 就要进入到那种被强制定下来的排练模式里去了, 这种情况需要设立起3个必须得做到的关键点出来:
1. 对已经全部到达仓库并进行整理的这些物料, 实施清点作业。
2. 把整个流程都实实在在地走一遍, 然后同时进行计时操作。
3. 应急预案逐条过一遍
供应商需要对接并加入拉飞书专属的项目群组, 每天下午六点钟这个时间点, 要用文字的形式来同步当天的工作进度以及第二天的工作计划, 这里严禁使用语音消息来代替文字, 这样做是为了方便在事后追溯责任归属问题。
在活动当天要设立总控台, 所有驻场的供应商进行沟通时, 只允许通过总控台这一位负责人来进行传达, 不要让指令散布在各小组那里, 以免造成信息断层的情况出现。
很多人都在问,在深圳做活动策划, 那个周期到底是多长的。其实标准流程的话。是要提前21天就开始启动的。但是。如果这个活动涉及到舞台搭建的审批。或者需要去跨区报批。那么时间就要拉长到45天了。
只要你这边只需要策划部分, 而不要进行后续的落地执行, 这样的需求行得通吗? 回答是肯定的。在这种情况下, 我们会收取纯策划服务费, 收费的标准是按照活动总金额的百分之八至百分之十二来进行计算, 并且这个费用里是不包含任何关于现场落地执行的内容的。
要是户外场地碰上下雨了该怎么办。合同里头必须要把那个Plan B也就是备选场地的情况用白纸黑字写清楚。还有那些对应的费用该由哪一方来承担也得明确指出来。凡是没这么写的条款。就被算作是无效的。
大家现在都很关心发票究竟该怎么去开具, 正规的公司在处理这个事的时候都会统一提供增值税专用发票, 其中涉及的税点被规定为6%, 这一部分费用已经包含在之前确认的报价里面了, 并且在正式签约之前的阶段, 必须要要求合作的一方把能够开这种发票的具体资质展示出来。
如果杂项所占的比例超过了百分之十五, 那就直接排除掉；场地费占整个总预算的百分之四十到百分之五十五；在前七十二小时里面要进行三次检查点的工作审核；纯策划的费用比例是占总数的百分之八到百分之十二；合同里必须要写出备用方案B。
