年会策划怎么落地？预算、流程、供应商一篇讲清

年会在做策划的时候, 它底下的那个逻辑是预算倒推流程这个意思, 而不是那种先去定好主题, 然后再去到处找钱的做法。

一场标准的年会活动, 它通常会覆盖场地安排、餐饮准备、节目编排以及供应商管理这四个最核心的板块内容, 整个从开始到结束的执行周期一般是8至12周的时间, 我们接下来就按照实际落地开展的先后顺序, 把这些关键步骤一段一段地拆解开来进行分析说明, 每一部分的具体环节都会提供可以拿去直接衡量和判断的标准给你参考, 大家只要按照这些标准去具体实施操作就可以了。

预算怎么定

把人均预算当成那个固定的标准。在员工人数少于等于五十人的时候, 每个人可以分到八百到一千两百块钱这个数额。要是团队超过两百个人, 就可以把价格往下压一压, 到每人六百元人民币这个样子。如果低于五百元的体验, 会看到非常明显的变差。员工的满意度数值就会直接减少百分之二十这么一个大坡度。

费用的分配比例是这样的, 场地餐饮要占百分之五十五, 节目和物料占百分之二十五, 交通住宿占百分之十五, 然后机动金占百分之十。这个机动金并不是准备着不用的钱, 它是专门用来应对那些临时的变更情况以及增加项目的费用开销的。

超支的最高频原因, 是临时增加环节。每多一个节目或者多抽一次奖项, 成本就增加3000至5000元。全年的预算偏差里, 有90%都来自临时增加的项。所以, 把节目单在前期锁死, 比什么都重要。

时间轴怎么排

1. 时间来到距项目开始还有十二周的这个阶段, 当前的核心任务是确定活动主题、审批相关预算以及锁定合适的场地。

2. 在距离活动开始还有八周的时候, 要把供应商签订的流程走完, 同时把节目的安排清单列好, 并且要把通知的事情告诉每一位参加的人。

3. 在距离活动开始还有四周的这个阶段, 物料设计的工作已经定稿了, 同时需要把彩排所用的脚本写出来。

4. T-1周：全流程走台、准备应急预案

彩排走台的时间不能少于2个小时, 如果低于这个时长现场出现错误的概率超过60%。走台要带着真实的道具来完成整条动线, 不能只是坐着走过流程。要是到T-1周还没有完成走台, 当天就要直接进现场进行布置, 没有缓冲时间。如果出现任何问题, 只能硬扛。

供应商怎么选

对于那些只提交总价作为报价方案的供应商, 在实际执行过程中出现加价情况的可能性超过百分之八十。因此, 在签订正式合同之前, 必须强制要求对方将总成本进行逐项分解, 细化到每一个具体的物料单元以及每一部分的工时消耗上。

我们要去确认一下三项比较硬的指标, 看看包不包含搭建和拆除这个环节, 看看包不包含彩排场地的使用费, 还有改了日期之后那个违约金到底怎么一个算法。要是这三项东西不写进合同里头去,那往后扯皮的事情肯定少不了。

在同一种类的产品里, 你至少需要去对比超过三家不同的供应商。在这个时候, 你要把重点放在最近的一年里完成的、规模差不多差不多的那些案例上面。你应该去向对方要一些在实地拍摄的视频资料, 如果只给你看照片和PPT演示文稿, 这些材料是不能当做合格证明的。

你还可以向对方提出请求, 让他们提供之前服务过的一位客户的联系方法, 然后你亲自打一个电话去询问情况。你会发现, 这样打一个电话所获得的信息, 比仔细翻看十份策划方案还要有用得多。

核心答疑

关于年会策划这个事儿, 到底需要提前多久开始搞比较好呢, 通常情况下的起步时间是8到12周, 如果参会人数超过300人的话, 就建议把时间提前到14周, 要是人数高达500人以上, 那提前16周准备会更稳妥。

大家是怎么来操作那个线上的混合年会的, 通常是把主会场进行录播, 然后再加上分会场的互动内容。需要注意的是, 互动这个环节所占用的时间, 最好不要超过整个活动总时长的30%。这是为了防止分会场的参与者在观看过程中注意力出现中断的情况。

人均预算只要三百块钱能够办得到吗, 答案是肯定的。我们把外部餐饮砍掉换成员工餐, 节目让各部门自己出, 这样费用就能压到每人二百五十块钱来实现落地。

要点总结

采用预算倒推的方式, 安排两小时的时间进行走台, 由供应商逐项提供报价信息, 预留百分之十的机动资金, 并且整个流程需要八到十二周的周期。