2023.02.02
活动和会议策划人非常注重确保他们的活动登记过程顺利进行，因为这是与会者的第一次现场体验。越来越多的时候，策划者正转向科技实现活动的自动化——腾出时间专注于创造有影响力的体验。想象一下你最可怕的噩梦。是不是有点像这样?每一个出席者都会准时报到。一样。时间。他们因一整天的旅行而疲惫不堪;他们抱怨要排长队等候。你已经可以想象可怕的事后调查反应。 你在会场里跑来跑去，喝了太多的浓缩咖啡，脑袋嗡嗡作响——而你的员工却不见踪影。最终，你坐在签到台后面，开始默默地从你的电子表格列表中一个接一个地检查与会者，但是被遗弃的与会者的队伍永远不会结束。一旦参加者真的参加了你的活动，他们实际上在做什么?你不知道…如果你正坐在办公桌前，手举在空中，或者你正忙着咬手指甲，而你的思维在飞速发展，我们会和你在一起。以下是如何让活动的签到过程顺利进行的快速操作:
现场技术如何改善与会者体验:
1.与会者签到
突出显示电子表格来登记与会者的日子已经一去不复返了。您需要一种方法来有效地检查它们，让它们通过线路，并捕获报告所需的信息——这是存在的!到达时是第一个完全自助的事件登记应用程序。使用一个应用程序在现场运行您的登记，使您能够以通常只在大型贸易展/会议上看到的方式管理您的与会者，而成本只是其一小部分。只需刷一下信用卡，您就可以快速安全地收取款项，这非常适合未经预约的与会者或未结清余额的注册者。
2.设置自助注册
更进一步，设置自助注册，你很容易给你的与会者留下深刻印象，并减少登记过程中的人员需求。与会者可以自行注册、登记、付款、登记他们的客人，以及预览/编辑/打印他们的姓名徽章。
3.无线打印徽章
预先打印姓名徽章是过时的-总是有现场的变化，新的注册，或徽章上的错误。现在，您可以现场预览并进行任何必要的编辑，然后在与会者到达时按需打印徽章。不再需要容易出错且需要分类的预印徽章。科技让设计你的徽章变得轻而易举，并让你可以准确控制要包含的内容，如与会者类型、注册会议或饮食偏好。许多现代徽章技术现在也可以使用，包括QR码和RFID。
4.跟踪与会者的整个旅程
技术帮助你捕捉与会者正在做的一切贯穿您的活动——从他们参加的会议，到他们观看的演示，到他们参观的展位。您可以更好地了解与会者的兴趣和需求，并建立更完整的个人资料——您将知道他们最感兴趣的主题、产品和服务，以及他们的销售线索有多热门，因此您可以定制与他们相关的活动跟进。这种对潜在客户和现有客户的深入了解使您能够创建更有效的营销活动，从而提高转化率、加快销售周期并建立客户关系。
5.获取实时注册号
作为一名策划师，通过应用程序可以让您实时了解哪些人登记入住，哪些人登记入住。您还可以跟踪会议的签到和退房时间，如果您的活动奖励与会者继续教育学分，这将非常有用。拥有这些现场数据是任何现代活动组织者的关键。您可以利用这些见解在活动中即时做出改变和改进。这些数据还将帮助您了解办理登机手续的高峰时间，以便您可以在未来的活动中改善员工分配。
6.减少办理登机手续所需的工作人员时间
在登机过程中采用技术的最大好处之一是什么?没有活动工作人员在现场办理入住手续。这也意味着你不必在活动前花费宝贵的时间培训你的员工，也不必在活动的第一天花费大量的活动员工时间。所以，丢掉电子表格，松一口气吧!
7.将现场技术与您的其他活动技术无缝集成
为了最大限度地提高活动的回报，必须将现场技术与活动的其他技术相结合。这使得在活动的每个阶段跟踪与会者变得非常简单:从注册、报到、参加会议、参观参展商展位，到活动结束后的跟进。您将全面了解与会者的旅程，并获得大量数据来证明您的活动的投资回报率。将您的所有数据放在一个地方，事后报告变得轻而易举。
