2022.12.02
如果您正在实施战略会议管理，那么您正在尝试将秩序带入相对混乱的状态。你正在驯服会议计划的狂野西部。要处理这种情况，您需要一个会议政策。一旦编写并通过，您组织的会议政策将明确有关会议的工作方式。它将阐明流程和期望，并明确谁负责做什么。不过，没有一刀切的政策。您的政策的简单或复杂程度取决于您的组织，以及强制执行内容与推荐内容的问题。流程和政策驱动的公司将拥有更全面的政策，而其他公司可能会采用一套更简单的指导方针。
确立目的和范围
在每个组织中，无论大小，每一项新举措或政策的推出都是有原因的。有人知道那个原因是什么，但很多时候，很多人不知道。事实上，对目标存在根本性误解的情况并不少见，即使在定期聚集以实现这一切的核心人群中也是如此。结果是很多来回、重复的对话和浪费时间。
如果指导委员会的意见不一致，你怎么能期望得到整个组织的有效支持?这就是目的陈述如此重要的原因。这可能看起来很简单，但事实并非如此。
创建会议策略的第一件事就是将目的陈述写成文字。目的由您根据贵公司的目标来决定，但以下是该声明的示例：
该政策的目的是最大程度地降低公司的财务风险并减少整体会议费用。该政策将为采购会议服务提供明确定义的指导方针;适当的预算、会计和会议支出报告;并促进会议付款。
记住
从一开始就确定的另一个重要事实是范围。本政策适用于谁?它究竟会涵盖什么?范围定义会随着时间而改变吗?这些是关键利益相关者会提出的问题，因此需要提前明确回答。
范围的定义方式将取决于您的组织及其目标，但这里有一个示例说明它的含义：
该政策目前适用于所有员工和承包商。未来范围可能会扩大到包括其他地理区域。本政策适用于满足以下一项或多项条件的所有会议或活动。. .
有 X 人或更多人(员工或与会者)飞往同一目的地的会议或活动
有 X 人或更多人(员工或与会者) 需要过夜住宿的会议或活动
需要酒店或场地合同的会议或活动
支出超过 $____ 的会议或活动
在公司场所外举行的会议或活动
需要支持服务的会议或活动，例如会议策划、制作或视听服务、地面交通、安保或其他支持
命名角色和职责
如果没有明确谁负责什么，任何政策都是失职的。会议政策的“角色和职责”部分紧随其后。这是该部分的序言可能如何阅读的示例：
该政策确定了对公司主办的会议和活动感兴趣的各种利益相关者的角色和责任。所有公司员工、承包商和第三方供应商都有责任阅读、理解和遵守本政策。
记住
以下是您的政策将为其分配角色的一些一般责任领域。如果您已经有一个中央采购或会议管理部门，那么其中许多职责将由这些领域的人员处理。如果其他人处理这些事情，请说清楚。如果将这些责任外包给第三方，则可以在此处说明。考虑在您的政策中包括以下领域：
采购会议/活动场地和过夜住宿：该职责包括现场研究、谈判、准备和执行酒店合同，以及维护与供应商的关系。
管理和执行：这包括会议项目管理、协调、预算、后勤规划和现场操作的执行。
会议负责人：这是确保所有费用准确、合理、必要并符合业务目标的人。
会议策划者：此人负责会议或活动的整体后勤规划和项目管理。这包括协调会议所有者以及其他服务提供商或部门的职责。它可能是内部会议策划专家、不时计划会议的内部人员或外部供应商。这里有大量的动手工作，包括确定会议或活动的要求、创建和管理项目计划、维护预算以及遵守所有公司政策。这是所有文件都签字的人，他或她可以处理与会者管理、现场执行、预算对账和付款对账等事情。
会议请求者：这是提交原始会议请求表的人，可能是会议所有者或会议策划者。
团体航空供应商：此责任通常由提供团体航空服务的旅行或会议管理公司承担。职责包括进行机票分析、与航空公司谈判和签订合同、进行预订、处理票务以及整理到达和离开的清单。
发表声明
在这里会议政策可能会变得更详细，特别是如果您的公司习惯于建立和遵循特定的流程和政策。政策的这一部分规定了适合举行面对面会议的标准。然后它会详细说明该过程应该如何工作。如果遵循该政策是强制性的，它会在此处说明(但同样，这些是强制性的还是指导性的，取决于您组织的文化)。
如果这是一项强制性政策，本节的序言可能听起来像这样：
只有当电话会议、视频会议或其他方法无法获得显着的附加值时，才应进行实时(面对面)会议和活动。只要有可能，现场会议应在公司租赁或拥有的设施或场所举行，不会产生额外费用。如果无法做到这一点，则必须提交会议申请表以聘请会议管理部门，启动选址和采购流程，并确保正确支付与会议相关的发票。
记住
从那里开始，更全面的政策将增加细节。它可能包括有关您的会议如何在系统中注册的详细信息、如何选择场地和供应商、如何处理付款、需要什么样的提前期、必须采取哪些措施来确保合规性、必须注意哪些安全和风险管理事项处理，以及如何驾驭相关的道德责任。
概述会议注册程序
提交会议申请表会启动计划过程。请求者提供会议详细信息、成本和业务目标，这些信息将表单通过审批流程。一旦获得批准，采购部门、会议管理小组或外部计划机构将被引入完成各种任务，例如：
确定具有成本效益的地点
寻找潜在的场地和供应商，包括酒店住宿
如果需要航空旅行，请聘请团体航空旅行提供商
将信息传递给会议所有者、计划者或请求者，以便他或她可以选择场地和供应商
谈判合同条款和条件
签订合同
准备初步预算或成本估算
开始申请公司会议卡
您的会议政策的这一部分将使这一切变得清晰。然后它将继续阐明各方的过程和责任。
例如，可以指示会议所有者或指定的会议策划者确保所有项目和预算都已获得批准。一旦确定了总估计成本，会议所有者就会批准支出。一项综合政策可能会规定，在签署任何场馆、酒店住宿或航空旅行合同之前，应以书面形式收集所有这些批准。
选择供应商和场地
这是一个很好的例子，说明了为什么 SMM 程序如此重要。想象一下，您组织的其他部分安排了一次会议，然后由于某种原因不得不取消。该行动可能会产生取消费用，但在许多情况下，该费用可以作为涉及该场地或供应商的未来活动的抵免。如果你没有一个集中的会议程序，你怎么会知道信用就在那里，等着花呢?
记住
使用 SMM，这些数据都在系统中。为确保组织充分利用这些信用，以及任何其他事先协商好的交易，您的政策应包括语言，例如本示例中的内容(但由您决定语言的强制性，根据您的公司文化和目标)：
公司已为其支付取消费用的任何供应商将获得优先权，该费用可作为未来计划的信用额度。尽可能使用公司首选的临时(商务旅行)酒店或团体首选酒店。采购部门(或会议管理部门)将在编制选址结果时确定公司的首选酒店和供应商的取消积分突出。
选择有可用折扣或积分的场所和供应商是一个关键考虑因素，但当然不是唯一的考虑因素。这可能是显而易见的，但您的政策应该明确，当大多数与会者来自同一地点时，您的员工应该选择一个可以最大限度地减少旅行和酒店费用的网站。首选始终是公司拥有或公司租赁的设施，如果不可能，则首选场地。
警告
不仅应该由合适的人来进行安排，而且他们必须遵循正确的采购程序。贵公司的采购实践可能会指导您在此处阐明的流程有多正式。流程驱动的组织可能会要求正式的提案请求和客观的投标比较流程，并且可能会准确说明谁签署了合同。如果您的公司已经为降低风险创建了合同附录(您绝对应该考虑这样做)，则该附录必须附在酒店协议中。
说明交货时间
谁没有处理过这么晚才提出的要求，以至于很难把工作做好?古老的谚语说“匆忙造成浪费”，而实施 SMM 计划的要点之一就是将浪费从系统中剔除。从逻辑上讲，你也需要匆忙离开这个系统。
从旅行计划的角度来看，这绝对是有道理的。您的规划人员拥有的准备时间越多，找到合适住宿和谈判最佳交易的几率就越大。机票也是如此。
付款计划
如果没有 SMM 计划，账单可能会得到支付，但很难密切关注支出的大局。但是，使用您的新程序，每次会议都会有自己的 ID 号。
您的这部分政策让您的团队知道如何处理该号码。它应该出现在所有发票上，包括对供应商的预付款，以及涉及公司及其供应商的所有合同。此外，该政策应指定负责确保及时付款的人员(很可能是会议所有者或指定的计划者)。
在会议中练习预算很重要，这样您就可以将所有预算项目(包括付款)保存在同一个地方。付款将驻留在指定的付款程序中。
保持合规
记住
如果您的公司是一家受政策和行为准则强烈驱动的公司，那么 SMM 计划的好处之一就是能够确保遵守这些规则。在此类组织中，应在会议政策中明确责任。如果您在任务型文化中运营，以下是您可能采用的语言示例：
会议所有者和/或指定的会议策划者有责任遵守公司的道德或行为准则、一般采购政策以及有关会议相关支出管理的任何适用法律。[姓名] 将监督对本政策的遵守情况，并将向高级管理层报告不合规情况。
警告
如您所知，如果您在强制要求的文化中工作，那么说明当违反规则而没有发生合规时会发生什么也很重要。具体来说，以确保每个人在这个非常重要的领域都在同一个页面上。以下是您可能选择的语言示例：
禁止任何试图规避此政策的行为，并将被视为违反公司政策。每月向合规官提供合规报告，并向发现不合规的员工和承包商分发通知。在第二次通知后，将根据公司政策和适用法律对发现违反本政策的员工或承包商采取适当的纪律处分。此类行动可能包括终止雇佣或合同。
分配安全和风险管理责任
SMM 程序对于处理风险管理问题非常有用，但除非有人负责，否则不会发生这种情况。该政策的这一部分标识了该人。
考虑让选择场外地点的会议所有者或其指定的会议策划者负责评估安全或风险因素。他们的工作是记录他们的发现以及需要采取哪些安全措施来确保与会者的安全。为了安全起见，请让您的风险管理官员最终批准场外活动。
警告
如果有超出常规会议业务的娱乐活动，则可能需要额外的保险或其他风险缓解措施，因此应该在保单中。还要确保规定风险管理部门必须审查任何关于个人释放、责任豁免或赔偿的请求。
阐明道德责任
会议计划可能会造成各种道德困境。供应品可能会提供个人奖励积分、门票、积分、礼物或其他奖励。您的政策应说明允许或不允许的内容。如果您的公司有礼品政策和道德准则，则很可能适用于这些激励措施和奖励。
小费
您还应该考虑禁止供应商为换取公司业务而提供的免费熟悉旅行。这并不是说熟悉旅行或现场检查是一个坏主意。但是您的团队需要支付账单。
至于酒店或航空公司提供的奖励积分，许多政策会将其记入活动的主账单，或者以其他方式返还给公司。无论规则是什么，都必须说明。
填写详细信息
上述部分参考了会议政策之外的各种公司政策和流程。您可以在此处具体确定这些政策是什么(如果您的公司有这些政策)。列出清单并包括保单编号。如果您的保单是在线的，请考虑包含超链接。以下是一些可供参考的政策示例：
公司差旅和费用政策
一般采购和财务政策
道德规范或合规政策
使用公司名称和品牌指南
风险管理和安全政策
会议风险评估工具
这也是一个包含各种关键人员的联系人姓名的好地方，以防有问题需要回答。这些关键人员可能包括负责政策和政策例外的人员、合规联系人、安全和风险管理人员、财务分析师、旅行联络员和会议理事会的代表。
