2022.10.18
活动的结束并不意味着活动生命周期的结束。事实上，结束意味着你已经进入了活动中最有影响力的部分——活动分析。根据活动技术参与度研究，88% 的受访者表示捕获数据对他们的活动非常重要。该数据对于确定活动成功与否至关重要。但它并不孤单，没有分析，就没有成功的准确衡量标准。此分析需要洞察力、调查结果等。活动报告指南应该是活动生命周期的最后一步。
一、什么是活动报告?
活动报告可以有多种形式，但目的是相同的，以证明活动成功。它可以是报告、演示文稿，甚至是电子邮件。虽然格式很重要，但活动报告最重要的方面是为利益相关者提供有关活动如何实现(并成功!)活动目标的数据。活动报告可以被认为是活动提案的后续行动。在提案概述了活动目的、目标和预算的情况下，活动报告指南是后续行动。它是一份文件，用于审查您的会议或活动的成功和影响，并确定增长亮点。
1、为什么活动报告指南很重要?
数据是通用的。虽然策划者可能很清楚一个活动比另一个活动更成功，但如果没有衡量标准，它就无法得到证明。借助正确的活动营销和管理技术，活动数据随时可用。有时，有关与会者和活动的数据量似乎是压倒性的，这就是这些指南很重要的原因。选择要查看的指标并了解每个活动的成功情况意味着营销人员和规划人员可以激活数据为他们工作。没有猜测。活动报告是活动生命周期的最后一步，没有它，活动是不完整的。它向 C-Suite 证明了会议和活动计划的有效性，并将活动与组织成功联系起来。
2、创建标准活动报告指南
并非所有活动都是相同的。从小型内部培训到多日会议，每个活动都力求实现不同的目标。但是，即使有不同的活动类型，计划和报告活动的过程也基本保持不变。标准化可以帮助调整您的会议和活动计划，从而将其作为一个整体加以改进。它还可以提供一种共同语言来谈论利益相关者将理解的活动成功。无论活动如何，活动报告都应涵盖相同的点，并略有不同。
3、活动报告模板的好处
会议和活动策划者的一致性
明确期望如何结束活动
解释成功的标准语言
减少每次活动后从头开始创建报告所花费的时间
4、不要拘泥于细节——关注增长亮点
很自然地希望包含有关该活动的所有活动详细信息(除了厨房水槽综合症之外的所有经典活动)，但活动报告的目的是向利益相关者传达活动为何重要、成功之处以及需要审查的挑战下次。这不是关于细节，而是关于大局。这并不意味着细节无关紧要，而是在编辑报告中的内容时要小心。而且，如果您希望报告指南成为活动的完整描述，请使用附录。将高级信息放在前面，并将所有会话的完整列表发送到后面。
二、活动报告中包含的内容
最难的一步是创建模板。我们已经分解了可以包含在活动报告中的基本部分。请记住，数据和分析因素会影响报告的各个方面。虽然我们已经概述了一种组织您的活动想法的方法，但请始终尽可能包含数据。
1、目标听众
在撰写活动报告之前，确定目标受众很重要。每个利益相关者都想了解活动的不同之处，并定义活动的成功。目标受众不会包含在实际报告中，但从一开始就知道将帮助您了解谁应该参加活动后会议并接收报告。例如，CMO 可能关心社交媒体的影响力，而销售主管想知道在活动中捕获了多少潜在客户。你的工作是让活动对每个利益相关者都很重要。为此，您需要了解他们的动机和他们说的语言。
谁会阅读这份报告?识别来自不同部门的个人。
· 高管层
· 销售量
· 营销
· 活动团队
2、活动名称
包括活动名称、日期和地点。
3、团队
谁策划了这次活动，他们的角色是什么?显示谁管理食品和饮料或谁负责安排员工，可以让利益相关者将问题引导给正确的个人或给予表扬。团队努力工作，为他们所做的工作表扬他们。
4、使命宣言或活动目标
活动目标和主要目标应该在活动之前的早期规划阶段确定。尽早将它们拉入报告中，以使团队了解活动成功的衡量标准。他们将指导活动报告的其余部分并展示成功或确定改进领域。
5、与会者人口统计
显示谁参加了活动。您的目标受众是参加活动的观众吗?包括目标人口和角色、各种类型的角色(赞助商、参展商、与会者)以及活动期间收集的任何其他有趣的数据。
6、活动议程
包括对活动议程的快速概述或考虑将其包括在附录中。
7、预算
每个人都懂美元和美分的语言。活动预算不是活动成功的主要指标，但它很重要。考虑包括一个突出基础的简短预算。活动是否遵守预算?什么活动赚钱了?在附录中包括全部预算。您的 C-Suite 可能对预算最感兴趣。
8、数据和分析：要包括的数字
您的活动报告可以采用任何形式。无论您是大获全胜还是赛事总结，都取决于您。没有正确或错误的方法。创建一个易于浏览的简明指南是关键。我们已经确定了一些可以包含在您的活动报告中的数据点。这些有助于证明许多部门和职能部门的成功。
1)出勤率
· 按人口统计分类的最终出席人数
· 最终注册号
2)MQL/管道/预订
· 合格的潜在客户数量
· 由于活动而在管道中或预订中的资金
· 对感兴趣的产品/会话/活动的见解
3)展会回顾
· 安排和参加的约会次数
· 扫描的潜在客户数量
· 到展位的人流量
· 每个参展商的会议次数
4)活动营销
· 与去年相比，在社交媒体上获得广告价值的人数
· 从活动帖子访问社交资料的次数
· 新关注者数量
· 总覆盖面
5)基于调查结果的与会者满意度
· % 使满意
· 参加下一年的百分比(如果重复活动)
· 感言
6)活动内容
· 参加人数最多和参加人数最少的会议
· 会话分数和调查回复
7)赞助
· 赞助预算细目
· 比上年增加
· 赞助满意度和未来赞助的愿望
三、样本活动报告
您的活动报告应该适合您。下面是一个示例目录，其中包含一种组织活动报告指南的方法。
样本活动报告目录
1、封面
· 活动名称
· 活动日期
· 活动地点
2、执行摘要
· 活动摘要
3、高水平成就
· 活动后建议
4、介绍
5、活动策划团队
6、活动使命宣言或目标
7、活动预算
8、活动信息
· 场地
· 住宿
9、议程
· 内容和演讲者
· 人员配备
10、活动营销
· 电子邮件营销和活动推广
· 社交媒体外展
· 宣传计划
11、赞助
12、参展商
13、未来的建议
14、附录
