2022.10.07
活动策划正在发展并成为活动越来越重要的工具——参与最近 EventMB 研究的近三分之二的策划者预测，他们对活动策划的使用将会增加。在我们当前的危机中，这种趋势只会越来越大。越来越多的公司正在寻求填补活动策划师的角色，以管理和领导他们的策划战略。但并非每家公司都有相同的活动需求。您如何决定外包或内部招聘是否适合您?在这篇文章中，我们将讨论活动策划人员和策划人员的员工招聘技巧，以及在评估您的需求时要考虑的三个问题，以及雇用内部活动策划人员和外包该角色的优缺点。
重要的是要考虑您的整体策划战略和目标，权衡利弊，并就采取哪条路线做出明智的决定。
一、为什么要聘请活动策划师?
公司开始将策划视为其整体活动计划中不可协商的组成部分，而这正是活动策划师可以提供帮助的地方。
数据收集和报告是活动的关键，也是能够确定和调整活动策略的关键，但许多策划者仍然没有足够好地跟踪他们的活动体验。事实上，在最近的 EventMB 调查中，55% 的受访者认为他们可以更好地衡量他们的现场活动(虚拟和面对面)的成功，17% 的人表示他们根本不衡量它。同时，目前市场上 76% 的招聘广告都要求活动专业人员能够分析活动的商业价值。
活动策划师的角色正在成为一个更正式的职位，以弥合所需的策划者技能组合与活动对策划和数据的需求之间的差距。通过拥有策划堆栈和策略，活动策划师允许他们支持的策划者专注于更高级别的活动策略。
招聘活动工作人员时，聘请活动策划人员有很多好处。还有很多事情需要考虑，因为它们可以改变活动团队的动态并转移角色和职责。
二、聘请活动策划师之前要问的 3 个问题
1、您现有的活动组合是什么样的?
考虑到现有活动计划的规模，在决定是否聘请活动策划师时，您需要考虑的主要因素之一是您的策划需求范围。
您正在组织什么类型的活动，每年计划举办多少活动?您的活动策划预算是多少，您预计未来会发生变化吗?在最近的 EventMB 研究中，52% 的活动策划师预计明年将在活动策划上花费更多预算。
根据您的活动量，聘请了解您的整个活动组合的全职内部活动策划师可以通过采购用于所有活动的策划堆栈来帮助简化流程、确保一致性并降低策划成本比代理机构更划算。
内部活动策划人员还可以为简化一系列活动的数据分析提供价值。让一名负责所有活动的数据管理的人员可以进行基准测试和比较，这有助于您获得重要的洞察力，从而为您的战略和决策提供信息。
2、您的策划战略是什么?
在聘请活动策划人员之前，请确保您制定了可靠的策略，并了解活动策划人员如何融入其中。您应该知道为什么要将这个职位添加到您的团队中，以及您希望从新团队成员那里获得什么。
想想你目前正在使用什么样的策划。它以任何方式专业化吗?您是否经常需要定制来满足您的需求?
如果是这样，内部活动策划人员可以更轻松地处理这些特殊用例。如果您难以与供应商就您的需求进行有意义的对话，那么活动策划师可能是一笔巨大的财富。了解您的公司并熟悉市场解决方案的内部策划人员能够更好地在采购和实施过程中向供应商传达目标和期望。
您的策略是否涉及需要持续管理和优化的策划堆栈，或者您是否正在寻找更多可以处理的特定策划堆栈的一次性设置?
如果后者更好地描述了您的需求，那么您可能不需要全职的活动策划师——将工作外包给能够执行该工作的策划专业人员就足够了。
但是，如果前者更符合您的策划战略，那么与内部策划师合作可能会更好。担任此职位的人将负责不断了解策划趋势，评估绩效并提出建议。
3、您的安全问题是什么?
策划(尤其是新策划)通常会带来安全和隐私问题，这是在权衡外包活动策划人员或雇用一名全职人员时需要考虑的问题。通常，使用内部策划师代替代理机构可以让您更好地控制数据。
例如，您不必担心代理机构在关系结束后保留数据的可能性，因为对您数据的访问将受到更多限制。
通过这种方式，数据在您的组织和受信任的供应商合作伙伴之间保存，而无需通过可能不必要的第三方。内部活动策划师还允许公司亲自确保遵守数据法规，因此您在活动中部署策划时不必担心不合规。
如果安全是重中之重，并且您希望保持对数据的独家控制，您应该考虑聘请一名全职活动策划人员。
三、招聘活动人员：您自己的内部活动策划师
1、优点
与内部员工一样，内部策划人员将对公司的愿景和流程有更好的整体了解，这将使他们能够更好地设计支持组织目标的策划战略。
您团队中的活动策划师可以简化各个内部部门的工作流程，因为他们对他们如何与活动交互并随时可以访问他们的反馈有深入的了解。例如，他们可以与销售和营销团队密切合作，将活动数据转化为基于最佳参与度的营销洞察。
内部活动策划人员不会像机构那样对一两个活动有有限的看法。相反，他们可以管理您的整个活动组合并在组织层面做出购买决策。这不仅简化了流程并降低了管理成本，而且还为他们提供了更多的谈判筹码，因为他们将全部潜在的业务组合用于任何交易。他们还通过监督和管理正在部署的所有策划平台的品牌推广来帮助确保品牌一致性。
内部策划师使您的组织能够控制您的策划战略的连续性。在定义了该策略并设置了相关的策划堆栈后，他们可以更轻松地响应您的需求变化。通过保留内部策划设置的知识，他们还可以最大限度地减少潜在代理关系结束后可能出现的低效率和风险。
他们还将能够更好、更轻松地与供应商进行沟通和谈判，从而建立更牢固的关系，从而使您的组织受益。他们选择与之合作的供应商没有偏见或由优惠代理安排决定。
2、缺点
正如标题所暗示的那样，内部活动策划人员代表全职雇用，这对您的公司来说是一个更长且(可能)更昂贵的承诺。但是，从长远来看，它可能有助于节省策划成本和代理费用，因此这些也应该被添加到资产负债表中。
在您的活动团队中添加全职成员可能会混淆角色，因此划分职责并确保每个人都在同一页面上很重要。创建一个入职计划是一个好主意，以确保团队了解活动策划人员的角色以及如何使用他们的专业知识，反之亦然。
四、外包您的活动策划需求
聘请全职员工可能并不总是最好的选择。根据您的目标，外包活动策划师的角色也有很多优势。
1、优点
由于外包并不代表长期承诺，因此您可以根据需要聘请策划师来协助完成某些活动或任务。如果您想要一个策划含量高的活动但不经常计划它们，或者不打算全年使用策划设置，这是理想的选择。
如果您仍在探索活动策划师的好处并确定他们如何适合您的组织，那么外包您的策划需求是一个不错的选择。您可以花时间评估潜在价值，而不是立即雇用一名。这可能是向您的组织领导证明活动策划师的价值并证明最终内部聘用合理性的重要一步。
根据您在活动类型中的具体经验，您通常可以更具体地选择外包活动策划师。通过内部雇用，您可以在管理您的全部投资组合和活动策划需求方面获得更多覆盖。尽管如此，在评估他们的薪水预算时，您可能需要在特定体验方面做出妥协。因此，内部招聘可能需要一段时间才能适应您的特定行业和需求。
2、缺点
内部招聘的大多数其他优势都转化为外包的劣势。
承包商或代理机构通常不熟悉公司流程和文化，这意味着(可能)降低效率和公司愿景的整体一致性。
代理商可能偏向于首选供应商，而不是从所有可用供应商中选择最适合公司的供应商，并且数据在代理商手中可能不那么安全。
如果让不同的顾问或机构来处理不同的活动，一致性可能最终会受到影响。作为供应商沟通的第三方，他们可以减慢批准过程并阻止您与供应商之间建立关系的潜力。
最后，这两种选择都有各自的优缺点，因此在开始雇用活动工作人员担任此角色之前，充分了解您的策划需求和总体目标以有效权衡可用的选择非常重要。
五、聘请活动策划师
活动策划师可以为组织增加很多价值，并帮助将策划战略和部署提升到一个新的水平。最重要的一步是确定是否在内部招聘该角色，以及如何根据公司的需求最好地利用活动策划人员带来的好处。这可能意味着外包，具体取决于几个重要因素，例如您当前的活动组合、策划策略和安全问题。
