2022.09.22
COVID-19 无疑改变了我们的工作、旅行和生活方式。但它也改变了我们见面的方式。出勤有上限，房间布置更加分散以适应社交距离，餐饮选择不同且有限。混合活动也占据了中心舞台，现场参加者人数较少，并且向虚拟观众广播了一个虚拟组件。这种转变以突出使用房间图表等技术解决方案为特征，是一种趋势。
在这篇博文中，我们将更详细地介绍房间图表和交互式平面图。我们探索这些工具如何创建更安全的会议，以及酒店如何使用技术进行更安全的实地考察。
探索房间图表和交互式平面图如何有助于更安全的会议和活动
25 人或更少的小型会议现在在可容纳 300 人的宴会厅举行 - 所有这些都是为了满足更安全的会议要求。这是面对面会议的现实，直到可以安全聚会为止。但是，可以在仍然优先考虑活动体验的同时创建一个远离社交且更安全的会议。房间图表和交互式平面图正在成为酒店越来越重要的工具，是与规划人员沟通这些方面的好方法。
立即开始绘制房间图表!当今数字化和谨慎的世界需要透明度，并且在营销渠道、销售期间以及与团体的沟通中展示您的会议空间是规划人员需要的清晰类型。提供更安全的平面图和图表示例现在是整个过程的关键部分。
最终，每个计划者心中的问题是：从参与者的角度来看，体验的外观和感觉如何?从他们到达酒店开始，想想参加者的旅程。他们的会议室是否在一条长长的走廊尽头，还有其他五间会议室可能正在使用中?他们是否在酒店的私人区域，没有其他会议室?浴室在哪里?超越会议空间，期待整个会议体验。
除了提供清晰的图表外，缩小并显示该区域内的所有会议室也很有帮助。这将消除任何意外的机会，并让计划者鸟瞰与会者在活动空间中的旅程。以交互式、数字化方式展示体验的能力使规划者在安全和成功方面都充满信心。
但当然，房间图表和交互式平面图比简单地展示活动空间及其周边区域要深入得多。
实地考察性质的变化
由于社交距离要求和对与会者人数的限制，供应商需要转变并成为专家，了解规划者如何在其空间内举办成功、引人入胜且更安全的会议。酒店的工作是弄清楚他们的场地会是什么样的活动。但是供应商如何向可能没有机会亲自参观的潜在规划者展示空间呢?例如，多伦多四季酒店找到了解决方案。
由于大流行，夫妻和计划者不像以前那样经常进入酒店。Four Seasons 意识到他们需要真实的空间照片，最好是客户想要的设置。但是，当酒店不是“虚拟”专家时，他们该怎么办?
Four Seasons Toronto 很早就意识到他们需要帮助，并利用与 Cvent 和 PSAV(一家 A/V 公司)的合作伙伴关系。他们不需要带着 iPhone 穿过空荡荡的舞厅，而是需要一种无缝的、更高质量的方法，并创建了一个虚拟站点游览来展示空间的流动、个性和独特性。
这种逼真且身临其境的体验让规划者感到舒适，因为他们知道安全是最重要的问题，而且酒店不会在质量上妥协。虚拟参观和更具吸引力的远程预览方法使供应商能够与客户有效协作——同时节省时间并保持安全距离。
“我们可以向我们的客户发送一个链接并参加电话会议，并通过房间的 3D 成像实时绘制图表，这样他们就可以看到它的外观，而不必花费额外的两个小时进行现场访问。”
即使再次旅行是安全的，一些活动专业人士可能更愿意继续进行虚拟实地考察，以节省时间和成本。由于活动专业人士的忙碌生活，时间总是供不应求。
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“我们联系了客户，给他们发了图表，他们被震撼了，我们可以在考虑到社交距离的情况下创造出准确的东西。这确实是他们有信心与我们一起举办他们的节目的决定因素，我们收到了一份已签署的合同。”
当他们问客户是什么最终为他们赢得了业务时，策划师说这是奥兰多温德姆酒店先发制人地创建了远离社会的图表，而无需他们提出要求。
预测规划者的需求并准备好解决方案可以在很大程度上展示您的场地的专业知识和准备举办更安全的会议。
酒店如何使用房间图表和其他工具为成功做好准备
问：“更安全的会议”对策划者意味着什么?自 COVID-19 以来，他们对场地的期望有何变化?
A： 这绝对是酒店销售和活动经理应该问策划者的一个问题——“安全会议对你意味着什么?” 例如，对于一些规划者来说，“安全会议”将在所有客人之间保持六英尺。对于其他人来说，它在每张桌子上都有额外的洗手液站(同时也遵循所有推荐的地方、州和联邦指南)。有时，规划师的要求可能比您酒店的协议所涵盖的更为严格。了解规划师的定义将有助于为在您的物业中为该客户创建完美的“更安全的会议”奠定基础。
现在，策划者比以往任何时候都更真正地寻求并依赖酒店经营者来寻求答案。与规划者分享其他设置团体正在承包的内容不仅可以为他们提供选择，还可以表明您的酒店已准备好开展业务。最终目标是让规划者对您的财产充满信心，并让与会者在一定程度上赢得业务。
问：对于酒店如何在大流行期间促进团体业务和改善销售有哪些提示和策略?
A:使用图表来补充销售对于计划者来说会有很长的路要走。通过向他们展示几个选项来预测他们的需求，以便在您的空间中进行更安全的会议。这将展示对业务的既得利益，并为规划者提供他们正在寻找的舒适度。
使用技术以图形方式向客户展示他们的事件和他们周围的其他人的流程和路径。让规划人员能够在家中通过虚拟实地考察体验您的房产。
想想会议空间的四面墙——现在与会者人数较少，所以要有创意!考虑使用总统套房举办董事会会议或餐厅露台举办婚宴。
把你最好的营销脚向前推进。利用内容策划者需要查看的分发渠道。在您的营销渠道上拥有更好的会议空间抵押品可以帮助您在竞争中脱颖而出。
