2022.08.25
为混合活动配备人员不仅仅是填补职位。由于活动工作人员可以制造或破坏活动，因此必须进行战略性思考。
将活动人员配备视为一项战略举措
活动人员配备不仅仅是找人做工作。它是您的活动策略的核心，因为活动背后的人使出色的体验成为可能。虽然战略性地为混合活动配备人员很重要，但它不必很复杂。让我们来看看我们在 Cvent CONNECT 中考虑的一些战略考虑因素，以便您可以使用它们来创建自己的有效活动人员配置策略。
从历史上看，我们与所有内部员工举行会议。我们按分钟安排人员——他们可能会从在会议上发言到在门口扫描人员以寻找分组讨论室。随着时间的推移，我们了解到这种方法会使团队成员分散而没有充分发挥他们的优势。因此，我们采用了一种战略方法，为与会者和员工提供最显着的影响。
随着今年 Cvent CONNECT 的混合，人员配备变得更加复杂，因为我们需要员工来管理面对面和虚拟活动。结果是一个混合人员配置解决方案，包括现场员工、虚拟员工、内部员工和外包员工。
将其应用于您的活动
为了帮助确定您的战略需求，请问自己以下问题：
这个职位将为会议提供什么价值?
目的是纯粹的功能性，还是赢得业务的机会?
我可以快速有效地培训某人来完成这个角色吗?
我是否需要借助专家才能产生最大影响?
制定活动人员配备流程
为了战略性地为您的混合活动配备人员，必须定义一个清晰的流程。有效的活动人员配备流程将确保涵盖所有关键角色，并确保您有合适的人做合适的工作。
也就是说，混合活动人员配备不必很复杂。该过程可以很简单，例如分配人员配备主管并制定剧本来解决人员配备需求。
在大型组织中，跨职能团队可以发挥主导作用;在较小的公司，它可以是个人。对于 Cvent CONNECT，我们使用了一个核心人员配备委员会来指导建议，并使用一个手册来征求每个部门的要求。我们能够在人员配备方面更具战略性，因为我们的系统帮助我们清楚地定义了我们需要填补哪些角色，并确定谁最适合填补这些职位。
该委员会是我们的首选资源，成员们提出了他们不同的观点。我们有来自许多不同部门的成员：销售、营销、客户服务和技术。
专业提示：如果您没有正式的委员会，请考虑使用 Slack 或 Google Chat 等群聊工具来简化收集跨部门反馈的过程。
一旦我们的委员会就位，我们使用一个简单的三步剧本与项目所有者讨论他们的需求并确定空缺职位。首先，我们确定了计划领域。从那里，我们确定了每个领域的空缺职位。最后，我们详细说明了每个职位的要求。使用这种标准化方法可以更轻松地制定整个人员配备计划。
将其应用于您的活动
Cvent 的简化人员配备手册需要三组关键信息。回答这三个问题以确定您的活动的人员要求：
有哪些计划领域，包括面对面的和虚拟的?
我们在每个项目领域需要哪些员工职位?
每个职位的要求是什么?
考虑虚拟和现场观众的需求
在为混合活动配备人员时，您必须考虑每个观众的需求。考虑每种类型的经验并交叉检查有效服务每个受众所需的技能
我们已经完成了面对面的 CONNECT，并且我们已经完成了虚拟 CONNECT。混合是未知的领域，基本上我们为两个独立的事件配备了人员。这是一个全新的挑战。
人员配备混合活动可能很棘手。没有一种万能的解决方案，因为两种体验同时发生。当我们将每种体验视为一个单独的实体时，有些事情是有道理的。然而，当我们看到两者重叠在一起时，它完全改变了我们做事的方式。
当您考虑面对面的观众时，请确保您也在考虑虚拟及其对他们意味着什么——反之亦然。第一次做这件事对我们来说很难。在每一个转折点，我们都会发现我们完全忽略的事情。例如，我们怎么没有考虑时区?
最终，我们在各自的体验中制定了体验和计划领域。我们必须将其分解以使其易于消化，不仅对我们而且对我们的利益相关者也是如此。我们需要能够清晰、简单地传达我们的人员需求，以便其他人理解。
将其应用于您的活动
回答这些问题以确保您在交叉检查两种体验的人员需求：
这些体验是同时发生的吗?
观众有同样的感受吗?
对受众的号召性用语是否不同?
每种体验与哪些支持需求和人员配备相关?
这些职位是否需要不同的技能或不同的专业知识来获得每种经验?
是否有地理或时区方面的考虑?
举个例子，让我们看看 Cvent CONNECT 虚拟展位：我们需要有人负责聊天，我们需要有人会见与会者。更进一步，必要的聊天人员必须面向客户并且对 Cvent CONNECT 和 Cvent 平台有广泛的了解。此示例适用于事件的一小部分的一个角色。在为每个职位分配人员时，务必牢记这些细节，因为它们共同决定了整个活动的结果。
