RFP采购和最佳实践技巧：设定“远大期望”

　　RFP采购和最佳实践，技巧6:设定“远大期望”，我们开始看计划者应该在RFP中包括的信息。具体细节可能会因会议或组织的不同而不同，但有一件事肯定会让每一份RFP都在酒店高层引起人们的注意:设定“高”期望值。

　　这包括两个主要方面:响应时间框架和问题数量。在RFP中包含合理数量的问题。当你创建RFP发送给你研究过的供应商时，要真正考虑你需要的细节数量。你在寻找场地的过程中处于什么阶段?你真的只需要基本的信息，如价格、日期和空间，还是你已经缩小了你的名单，并试图做出最后的决定?你所处的阶段，以及任何公司的要求，应该决定你要求酒店提供多少细节。通过将某些问题设为必问，其他问题设为可选，来传达哪些问题是最重要的。

　　此外，请确保包括有关的问题，并指出任何潜在的交易破坏者。这进一步帮助酒店了解您的需求，并有助于增加对您的RFP的合格响应。要求在合理的时间范围内做出回应。我们生活在一个即时的信息时代，但酒店不可能在24-48小时内回复每一份RFP。想象一下，当有人来到你的办公桌前，要求立即开展一个项目时，你会有多沮丧。

　　最佳实践规定，您允许最少48到72小时的响应时间，最多两周。如果这是一个需要在24到48小时内做出回应的临时会议，请给酒店一个理由。让他们知道你正在做一个快速的决定和快速周转的原因。同样，目标是通过电子渠道进行有效沟通，这将提高您的回复率。通过对向酒店提出的问题数量和要求的回复时间设定较高的期望值，酒店能够对您的RFP提供更周到和详细的回复，为您提供更好的回复，也为酒店赢得业务提供更好的机会。