2022.11.29
战略会议管理的核心是一种心态。它承诺将分散和分散的活动整合在一起，制定适用于整个组织的政策和流程，精简和驯服野兽。成功意味着完全接受这种心态，但也意味着采用能够充分激活这种心态的技术。这就是这个博客的主题——技术。正确的技术将为您的组织做些什么是非常了不起的。该博客阐述了好处，解释了技术如何帮助您关注投资回报 (ROI)，并就如何选择适合您需求的系统提供了一些想法。
了解好处
手动流程可以将会议计划和执行变成耗时的苦差事。您最多可以花三天时间联系酒店以收集信息和价格详情，而这只是一项活动的众多任务中的一项。
同时，不协调的流程会剥夺您获得与供应商影响力所需的协调。它们阻碍了您跟踪支出、确保遵守政策和最佳实践以及密切关注风险所需的可见性。
技术可帮助您自动化这些手动流程、加快时间表并结束冗余工作。但是，当您集中化会议计划并制定战略时，它也会使大局成为焦点。技术允许更高的可见性、数据收集和最佳实践的采用。从客户关系管理 (CRM) 到报告再到费用跟踪软件，各种技术使奇迹发生。以下是正确的工具将帮助您实现的一些事情：
您将自动化和简化场地搜索和采购流程，这样做可以节省您的时间和金钱。
您几乎可以消除协商高度定制费率的过程。
您将确保您的会议计划遵循最佳实践并符合公司政策。
您将确保内部和外部员工、场所和供应商遵守费率。
您将能够快速生成易于使用的报告，用于管理审查和部门跟踪。
您的与会者将获得更易于使用的酒店、航班和地面交通注册和自助预订体验。
没有技术，您将无法从您的努力中获得全部收益
底线是，您可以在没有专门技术的情况下创建会议程序。但是你不会从你的努力中得到全部好处。研究表明，技术可以帮助提高采用率，并最终节省高达 30% 的成本。
促进政策和程序
取得成功的会议登记表是技术解决方案的一部分。技术平台促进了最重要的审批流程，简化流程提高了生产力。该技术中的工具可帮助用户遵守并获得收益，并跟踪何时没有遵守。技术使会议政策脱离了纸面，并使其栩栩如生。
您的技术解决方案可以创建会议和活动的主日历。这种可见性超越了活动的时间和地点，包括会议支出和所有相关的预算数据。
通过将整个事件论证和批准流程纳入技术平台，您还可以最大限度地减少不必要的事件。在承诺任何资金之前，您的批准者可以了解整个事件的情况。
掌握采购业务
放下电话。停止点击酒店的网站。您的 SMM 技术在采购过程中点燃了火焰，迅速提供了大量强大的信息。
例如，您选择的系统可以让您的团队搜索数千个场地的资料，包括传统的和不寻常的。如果需要，将您首选的供应商关系过滤到顶部，并确保始终使用您公司的协商价格。
您的技术可能允许您将提案请求 (RFP) 直接发送给供应商、首选物业或 NSO 联系人，并排比较报价，并通过审核流程选择您的供应商。它应该让您利用过去的支出历史来获得供应商的影响力并以降低成本为目标。
这无疑简化了流程，让规划者的生活更轻松。最好的技术提供额外的采购优势，确保尽可能低的成本。
例如，借助集中式活动日历和连接良好的技术，您可以整合多个活动的支出，以利用批量购买的好处。尝试在没有 SMM 程序的情况下执行此操作。
您的系统可以跟踪您可以选择重复使用的已取消空间，从而将惩罚转化为节省。在短暂的酒店谈判中，您可以通过包括团体消费、住宿夜数和消费数据来提高购买力。
管理会议流程
技术对于与会者和规划者来说都是一种推动力。您可以整合营销、在线注册和差旅管理解决方案来协调您的与会者。这可以降低与外包与会者管理相关的成本。
记住 - 房间块有助于避免损耗
但是等等——还有更多!通过在线注册门户，将与会者的整个体验集中在一起，您可以将他们引导到您的小组房间街区并避免流失。该过程包括房间块管理，有助于减少被认为是“未出现”的卧室的参与者数量。
至于航空旅行，您的与会者管理能力可以通过集成在线航空旅行预订来降低成本。这有助于增加您对团体旅行协议和协商航空公司折扣的使用。您还可以通过在线预订而不是呼叫中心来降低航空交易费用。
一旦您自动化了各种与会者管理功能，您的会议策划者就可以腾出时间来处理其他重要任务。
处理会议数据
数据就是信息，信息就是力量。SMM 技术解决方案可帮助您捕获、报告和存储会议数据，让您从这些信息中获取能量。
如果没有 SMM 程序，您可能拥有的任何数据都可能存在于单独的孤岛中，并且很难很好地了解召开会议的原因以及花费了多少。另一方面，SMM 技术构建了关于正在举行哪些会议、在何处、由谁以及以何种成本举行的会议的全局分析。
收集正确的数据，您可以与供应商建立更牢固、更具成本效益的关系。您在支持品牌管理策略方面做得更好，并且您可以更好地了解您的会议所产生的结果。
监控固定和可变预算项目
在整个采购和谈判过程中，您的技术允许您监控固定和可变预算项目。您可以与供应商密切关注趋势，并更轻松地确定适合节省开支的预算领域。通过单个系统处理整个过程，您可以避免系统之间耗时且容易出错的数据输入。
检查 ROI 收益
最好的技术是在考虑最终结果的情况下创造的。就 SMM 而言，最受追捧的最终结果之一是降低成本并增加投资回报。您的 SMM 技术解决方案不仅应该帮助您实现这些最终结果 - 它还应该收集证明您已经成功的信息。
您的会议技术解决方案应具有强大的报告功能。这样，您就可以跨部门跟踪和共享关键指标，并将焦点放在满足 ROI 上。寻找具有标准报告的系统，以便快速轻松地获取信息，并根据需要提供自定义报告功能。
投资回报率可以用不同的方式计算
您可以通过多种方式处理数字。您的基本投资回报率计算将确定净会议收益，然后将其除以会议成本。您可以随时间跟踪以查看它是向上还是向下，并将其与目标进行比较。您可以根据行业规范对其进行基准测试。也许最重要的是，您可以与楼上的高管分享您的投资回报率，以证明特定会议或一般会议计划的价值。
您还会有兴趣关注其他重要的数据点。您可能想知道会议对交流机会、客户保留或产品或品牌知名度的影响。您可能需要注意其将您介绍给潜在客户的能力。这不是最严格意义上的投资回报率，但它是关于事件价值的重要信息。
选择技术
因此，您已经获得了实施 SMM 程序的绿灯。您已经制定了策略并制定了会议政策。现在您需要一个会议管理软件平台。你如何选择?
从某种意义上说，这种选择与您购买的任何其他技术(例如汽车或电话)并没有什么不同。您需要首先确定您的技术应该能够做什么。例如，您的系统将被要求自动化哪些主要会议流程?会议要求?工作流程和审批?会议日历?预算管理?采购?支出管理?参会管理?现场参会者参与?
此外，它需要捕获哪些数据，以及将要求它提供哪些有关会议活动和支出的分析?您希望它与哪些外部系统进行交互，例如 CRM?它必须具有多大的可扩展性?它的模块会在最终用户渴望采用的易于使用的界面中很好地协同工作吗?
与您的技术提供商交谈
请咨询您的技术提供商，以确保该技术能够满足您概述的计划的需求。从简单的技术实施开始，确保满足需求，并随着时间的推移提高采用率。
