2022.11.09
根据全球会议和活动预测，B2B 会议和活动行业正在蓬勃发展，因为活动被认为是吸引和留住新客户的最佳方式之一。通过组织更多活动来从这一趋势中受益的压力很大，但一年中只有这么多天，日历已经挤满了成熟的大型活动，而且活动预算几乎没有变化的迹象。
许多人发现的解决方案是将较小的活动打包到较大的日历中。
不幸的是，营销预算是有限的，65% 的活动策划者预计他们的活动预算不会发生任何变化(EventMB 的研究)。相反，期望总是很高，因为活动策划者比以往任何时候都更加相互竞争，以争取潜在参与者的时间和注意力。
那么，您如何在不影响大型活动并保持高标准的情况下，在相同的活动预算下满足更多会议的需求呢?
解决方案是回到最初可能吸引您成为活动策划者的地方：发挥创造力的机会。我们将向您展示如何在您的活动策划过程中注入一些创造力，以应对这些额外活动的预算减少。
我们将涵盖营销、人才采购、场地选择和替代活动形式等各种主题。我们将讨论可以帮助您充分利用预算的谈判、赞助技巧和技术。一如既往，我们支持您。
更多活动，更小的活动预算
2017 年，B2B 活动在全球吸引了创纪录的 15 亿参与者。由于 3.297 亿参与者，仅北美商务会议就产生了 3810 亿美元的直接支出(活动行业委员会，2018 年)。毫无疑问，活动带来了难以置信的价值，人们想要更多。
但由于预计活动预算将保持不变，策划者将不得不找到一种方法来实现对变革性活动体验的更高期望，并与不断增长的策划者竞争。[仅在美国，预计 2016-2026 年间该行业的增长率约为 7%，高于所有职业的平均增长率(劳工统计局，2018 年)。]
结果是，策划者将不得不发挥他们的创造力、足智多谋和坚韧来执行这些额外的活动并利用它们所代表的机会。
但这是个好消息!
除了满足对更多活动的需求外，小型活动还为策划者提供了一种风险较小的方式来尝试创意，然后再将其引入大型活动。较小的规模还为定性数据收集提供了更好的机会，可以帮助策划人员在将其用于大型活动之前完善他们的想法。
为了充分利用这一趋势，这里有 7 个想法可以在不影响与会者体验的情况下降低这些小型活动的成本。
1. 使用智能营销来激发出勤率
通过独家机会利用 FOMO
它规模较小的事实意味着您可以将其宣传为“仅适用于少数人”的会议机会。发挥排他性和稀缺效应(只有 50 个名额!)可以帮助您将您的活动定位为精英观众必须参加的活动。
培养现有的观众
如果目标受众相似，则向已经参加过其他活动的人大力宣传。在熟悉的品牌/活动上向某人推销比说服他们首先尝试你的成本要低得多。
如果您使用活动管理平台，请导入列表并使用内置工具来优化您的营销。
使用折扣策略
如果您的小型活动在主题上或实质上与大型活动相关，为什么不以“注册小型活动，获得大型活动 10% 折扣”的形式提供折扣?
您还可以设置早鸟价格以提前增加注册。
利用社交媒体
社交媒体平台可以免费使用，并且在它们上投放广告比一些传统的替代方案便宜得多，这些传统替代方案会占用您更多的活动预算。小型活动使某些社交媒体营销策略更易于管理，并且是进行您可能无法扩展的事情的绝佳机会，例如竞赛和抽奖活动。
在较小的活动中进行更集中的讨论也是一个很好的机会，可以发现您的核心受众最常使用哪些平台。
让当地媒体成为合作伙伴
联系特定行业或特定主题的当地媒体，让他们在您的活动中曝光，以换取通过他们的渠道进行宣传。如果对他们来说参与太多，那么更温和的方法可能是要求他们为读者举办比赛以赢得门票。
通过邀请他们作为媒体/嘉宾或将他们纳入活动活动来将他们与活动联系起来，例如要求他们评判比赛、与获胜者会面并采访他们。
让演讲者或表演者参与促销活动
您选择的人才是您的活动不可或缺的一部分。将他们通常的分销渠道(例如社交媒体提要)上的交叉促销纳入他们的合同，并为他们提供与其受众相关的联合品牌营销机会(网络研讨会、播客、采访、书面出版物等)，以便定位您的活动直接在他们的现场。
2. 为您的演讲者和人才寻找替代采购想法
提前公开征集演讲者
可能会有演讲者或演讲者热衷于获得一些曝光、分享一些新想法或将自己定位为行业内的思想领袖。提前举行公开电话会议可以让您有机会找到愿意免费发言的最佳演讲者。
寻找有东西要卖的人
寻找相关领域的人或提供补充服务的人，并以门票价格打包试用或样品，以换取在您的活动中发言。如果你给他们的产品优先曝光作为回报，他们可能会倾向于给你的演讲费用折扣，特别是如果你的听众非常合格。
尝试当地人才
在您的活动中拥有当地表演者的好处是双重的。首先，您将节省旅行和住宿费用。其次，当地观众会很高兴看到来自自己社区的专家或表演者。
您目的地的会议和旅游局可以在您的活动预算范围内为您提供一份当地人才和专家名单，为您的活动增添独特的文化视角。最好的部分?他们免费做!
提供与演讲者/专家的 VIP 会议
如果您的一位专家愿意，为什么不提供与会人员额外付费的私人 VIP 会议?这些额外会议的收入可以帮助支付专家费用。
考虑外围或跨学科专家
根据您的活动主题，相关领域可能会有新的演讲者或影响者，您通常不会使用这些新演讲者或影响者来为您的主要活动吸引大量观众，但这可能会在较小的活动中提供有趣的观点或观点。
3. 寻找更便宜的精品店
利用供应商网络
供应商网络将会议和活动策划者连接到全球超过 255,000 多个场所。通过它，策划人员可以一次将一个 eRFP 发送到多个物业，让他们了解他们的会议和活动支出，以便协商最具竞争力的价格。
利用较小的活动规模
除了较小的空间通常更便宜之外，您的活动规模实际上可以为您提供更多选择，包括新的或不寻常的场地，这些场地可能会激发您对活动的更多兴趣。
获得折扣
突出场地的曝光率和知名度(较小的场地可能不像其他场地那样被预订满)可以帮助您获得更适合您的活动预算的价格。
尝试尽早与场地联系，因为他们可能更愿意打折。
预订多个活动也是确保从大型和小型场地获得较低价格的好方法，因为它可以让它们长期可见，并提高您作为业务合作伙伴的 CLV 和整体价值。
研究一站式场地
一些场所现在提供套餐，其中可以包括视听、桌子和床单、餐饮等。这可能比获得多个供应商便宜，并且可以节省您与多个供应商和合同打交道的管理费用(只有一个点-联系处理，少来回等)。
与 DMO 合作
目的地管理组织可以(免费)协助采购和审查场所和供应商，这可以为您节省大量时间。
他们与社区紧密相连，因此可以提出当地文化、主题和人才，以独特的当地风格丰富您的活动。他们还与当地场地和供应商建立了更好的联系，并且可以获得优惠的价格，而无需您进行几天的谈判。
4. 掌握谈判的艺术
力求清楚地了解您的所有选择
由于供应商网络将您与全球数以千计的合格场所联系起来，并大大简化了 RFP 流程，因此它代表了一个潜在客户目录，使您可以清楚地比较和对比您的选择及其相对成本，以便您协商最优惠的价格。
所有活动的供应商和供应商的一致性
合作伙伴关系有利于活动预算。如果您要举办更多活动，那么与供应商和供应商更密切地合作并建立更接近合作伙伴关系的关系可能会有所帮助。利用您所代表的持续且更频繁的业务将帮助您获得更好的交易。您还可以确保企业交易，这通常会提供更好的性价比。
此外，跨活动使用相同的供应商和产品可降低审查合同、进行内部入职等方面的管理成本。作为值得信赖的用户，您的供应商还可能会将您添加到首选客户列表中，这些客户可以提前获得新功能的访问权限。目的是试用它们并帮助供应商解决问题。
提供尽可能多的长期可见性
你越早开始谈判，就越容易得到好的交易。如果您给予供应商和供应商长期可见性，而不是您在活动开始前一周出现，供应商和供应商更倾向于打折他们的费率。
供应商网络可以帮助您寻找供应商(有免费版本)，包括设计和发送您的 RFP。
寻找经济的日历日期
如果您不限于特定日期，日历中的一些灵活性可能是您的活动预算的天赐之物。询问您的供应商什么时候有更多的可用性，或者询问全年不同时间的一系列日期的报价，以了解它们何时可能更便宜。淡季活动的竞争较少，而且通常成本较低，但您要谨慎计划假期和热门假期月份(除非您的活动在热门度假胜地举行)。
5. 开发赞助机会
建立赞助包
将您的小型活动纳入您为大型活动设计的赞助包中。包括更多细致入微的交易，例如在大型活动的某些空间(例如在应用程序上)提供一定程度的赞助专营权。
确保您将赞助商的需求与观众的需求结合起来：让您的赞助商灵活地选择他们认为对他们更有利的套餐类型，但让他们了解观众正在寻找什么。这意味着废除旧的银/金/铂金优惠，转而采用更量身定制的套餐，赞助商可以从中挑选更符合他们的观众和目标的选项。
这也意味着提出新的和令人兴奋的想法来传达您的赞助商的信息。为什么不使用赞助聊天机器人来为您的与会者提供所有有用的信息?还是品牌照相亭，对于与会者来说总是很有趣，并且当图片在社交媒体上发布和分享时可以为赞助商提供大量曝光?
如果您在为赞助商设计套餐和价格表时需要帮助，请考虑尝试使用赞助套餐生成器。
接近当地企业
接近当地企业，向他们展示您的活动对来自该地区的与会者来说是一个很好的宣传曝光机会。如果旅游业是当地经济的一个关键方面或活动正在重复发生，那么即使以游客为主的观众群也可以成为有价值的观众。
增加赞助机会
较小的活动只是与您的品牌互动的更多场合，这为您的赞助商创造了更多、更一致的机会。
对于许多供应商而言，小型活动的销售潜力也较小，因此他们可能更倾向于以实物形式赞助服务或大幅打折——尤其是作为包含其他活动的大型赞助交易的一部分。
您活动的几乎每个领域都可以得到赞助：包括活动网站、活动应用程序、会议、场地、餐饮等。也不要害羞地与供应商接洽实物赞助机会。这些允许赞助商声称其服务的全部零售价值(并为您节省同样的费用)，但实际上赞助商的成本要低得多。
6. 使用技术节省物流和人力资源成本
调查自动化
活动策划过程中的许多任务可能会变得乏味并给您的团队带来沉重的负担(如果您曾经在 Excel 电子表格中处理过注册数据，您就会明白)。
为了减少您的团队工作量并节省人力资源成本，请专注于优先考虑自动化的技术，例如活动管理。其中许多不仅简化了注册网站的提供和随后的数据收集，而且还促进了与工作流程中其他工具的集成，因此数据可以自由地从一个到另一个。
巩固
寻找一体化解决方案，而不是为不同的活动功能使用不同的工具。例如，为活动策划者和营销人员提供用于在线活动注册、场地选择、活动管理和营销、现场解决方案和与会者参与的软件解决方案。
如上所述，使用一个平台具有促进数据集成的额外好处。这反过来又减少了从活动的一个阶段到下一个阶段的数据输入和繁琐设置的负担——如果您的活动重复出现并且可能有相同的人参加，甚至可以从一个活动到另一个活动。
结论
随着对活动的要求增加，活动策划者们现在有很多乐观情绪。但是，有人担心活动预算不会按比例增长。
一些活动策划者可能想要考虑的一种策略是在主要活动之间组织较小规模的活动。
尽管这些较小的活动必须继续以可能较小的预算满足观众的期望，但活动策划者仍有一些创造性的方法可以在降低成本的同时设法让观众惊叹不已。您可能无法获得金钱可以买到的最大或最华丽的活动，但您仍然可以产生影响并为您的与会者建立真正的体验。
尤其是技术，可以在活动策划过程的许多领域提供帮助。如果选择得当，技术将简化物流，减少您的工作量，并让您将更多时间投入到创意方面。
