活动管理最佳实践终极指南

　　活动策划者现在所处的世界正在加速变化。我们生活在一个越来越以移动为先的数字化社会中，代表们的期望也相应发生了变化。无论是内部员工培训研讨会、高管晚宴，还是大型企业研讨会或贸易展，与会者都需要更加个性化的体验。

　　但是，由于要迎合过多的代表角色，今天要实现这一目标有多容易?

　　根据 Cvent 和 Edelman Intelligence 的一项调查，参与者的期望和需求因角色、年龄和地区而异。例如，吸引英国千禧一代的东西可能不适合来自德国的婴儿潮一代。要为每位与会者提供独特且引人入胜的体验，您需要制定可靠的活动管理计划。

　　技术现在是策划师最好的朋友。它简化了现代活动管理流程——从场地采购和注册到现场参与和活动后评估，同时确保通过移动活动应用程序等首选的通信和交互方式为不同的与会者角色提供服务。

　　然而，首先，计划成功的活动以吸引不同的角色需要一个可扩展的策略，考虑最佳实践，并且可以实现关键目标，例如提高投资回报率、有效整理代表数据和分析、有效注册、增强品牌形象和改进利益相关者问责制。

　　2022 年活动管理最佳实践终极指南无疑可以通过仅查看七个不同要素来帮助您实现这一战略：

　　一、活动目标

　　在潜入计划活动的黑暗、复杂世界之前，您需要定义您的活动目标。为什么要举办活动?获得新客户?为现有客户举办培训研讨会?增加您的协会成员或提高员工士气?只有确定了活动的目标，你才能有效地规划你需要什么类型的活动。

　　例如，它可以是网络研讨会、筹款活动、路演、高管晚宴、大型会议或贸易展的展台。

　　为了定义活动的目标，有一个简单的四点策略可以遵循：

　　· 识别受众。 目标受众是谁?该活动是否希望吸引新客户或吸引现有客户或合格的潜在客户?是培训和鉴赏会还是内部员工?预计有多少人参加?

　　· 你的内容是什么? 也许更重要的是，预期的收获是什么?活动内容是否需要促使人们注册某些东西?还是应该激发、激励或教育代表了解特定的产品和服务?

　　· 你为什么要组织这个活动? 活动如何与您的组织目标保持一致?活动的短期和长期目标是什么?您需要产生潜在客户吗?树立行业公信力?奖励员工或建立新的业务伙伴关系?每个活动从一开始就应该有一个明确的目的。

　　· 你的目标是可衡量的吗? 除非您可以衡量自己的目标，否则您将无法确定活动的影响。您产生了多少潜在客户?你做过成本效益分析吗?如果是，那么您使用什么指标来 衡量您的活动投资回报率?

　　二、活动预算

　　根据第二届年度全球活动行业基准研究， 组织者认为预算编制是规划和执行活动中最具挑战性的部分。

　　由于这部分战略最终与您组织的财务目标相关联，因此制定详细、深思熟虑的预算计划非常重要，这将帮助您跟踪成本、节省时间、展示投资回报率并做出更好的业务决策.

　　一旦确定了活动的重点，您需要对所涉及的所有费用进行估算，包括间接费用和税费。请记住，您的活动应该围绕您的财务资源进行计划，反之亦然。

　　第一步是制作活动生命周期中所有预算项目的综合列表，例如：

　　· 场地租用

　　· 视听 (AV)

　　· 食品与饮品

　　· 住宿和旅行

　　· 演讲者费用

　　· 营销和推广

　　· 服务费和其他成本构成

　　下一步是研究活动预算成本，以获得尽可能接近实际成本的估计定价。这可以通过检查先前活动的历史定价数据并考虑通货膨胀来完成，或者通过与供应商核对并请求多个报价以获得更清晰的定价图来完成。

　　提示：与供应商打交道时，请确保您的简报尽可能紧凑，以便您清楚了解举办活动所涉及的成本。包括通常被忽略的成本组成部分，如税收、小费等。请记住，您需要选择符合您的活动愿景且易于合作的供应商。不要简单地选择最低出价者!

　　管理您的活动预算就像打开 Google 电子表格、填充数据和编辑条目一样简单。但是，制定预算和跟踪费用的手动计划可能是一个非常耗时的过程，可能会导致很大的压力。

　　如今，活动管理软件套件包括专用的 活动预算管理 工具，可确保准确收集预算信息，同时帮助您轻松跟踪支出、生成预算报告并展示活动的投资回报率。

　　三、活动营销

　　除了预算之外，活动营销和促销是当今活动组织者面临的三大挑战之一。在这个社交媒体驱动叙事的时代，与会者与品牌互动的方式已经彻底改变。为了让合适的参与者参加合适的活动，您需要消除噪音并执行成功的 活动营销策略。

　　在规划活动营销策略之前，您需要了解您的目标受众。

　　· 受众人口统计是什么?

　　· 活动为与会者解决了什么问题?

　　· 与会者使用哪些社交媒体渠道?

　　· 与会者一天中的什么时间在线?

　　· 为什么活动很重要?

　　从这些问题中得出的结论将构成您的活动营销策略的基础。

　　活动生命周期中的每个接触点和每个与会者的互动都将成为加强组织品牌的机会。由于我们生活在一个联系日益紧密的世界中，因此必须结合技术来大规模个性化这些交互。

　　主要渠道包括：

　　活动网站

　　活动的网站是主要和最重要的接触点，也是重要的促销工具。确保您的网站不仅美观，而且易于更新和更改，同时保持品牌一致性。 品牌 化您的活动网站对于活动的成功至关重要，因此请确保您特别关注设计过程。

　　借助最新的活动管理软件解决方案套件， 创建自定义活动网站 从未如此简单。不需要技术专长，当然也不需要学习计算编码。使用简单的拖放工具，您可以 从头开始构建完整的网站 ，使您能够收集注册和付款并宣传您的活动，提供有关参与者选择参加时可以期待什么的详细信息。

　　电子邮件营销

　　对于 B2B 活动，电子邮件营销仍然是推动注册的首选方式。策划一个 活动电子邮件营销 活动需要非常小心，即使是一个小小的失误也可能导致重大的法律问题，因为您正在处理客户的个人信息。确保您了解 活动管理的 GDPR 最佳实践 以及向联系人发送电子邮件的当地法规。

　　完成研究并从 Excel 工作表或 CRM 中提取潜在与会者数据后，您需要清理联系人数据库以更好地管理您未来的活动。

　　大多数活动管理软件套件都提供集成的活动电子邮件营销和活动联系人管理解决方案，如果您希望简化和更新您的地址簿并向潜在客户和客户发送自动提醒，这将是一个很大的帮助。

　　内容营销

　　组织成功的会议和活动需要细致的内容营销策略，涵盖活动之前、期间和之后的各个方面。您的内容计划，无论是包括博客文章、新闻稿、信息图表、视频系列还是所有内容的组合，都应该在 活动计划流程 开始之前制定好。

　　在活动之前，探索主题并围绕它生成促销内容。获得用户即时关注的推荐方法是创建可跨社交渠道使用的短视频内容，以建立观众、兴趣和预期。从与会者的角度思考您的活动的 USP。

　　在活动当天，内容应旨在利用现场活动的发生，例如会议亮点、演讲者报价、问答和通过社交媒体渠道生成的用户生成内容。

　　活动结束后，创建有影响力的活动后内容，提醒与会者他们难忘的经历是有效活动营销策略的重要组成部分。

　　发送后续电子邮件，展示不同的活动图像或视频集锦。这将提醒代表们他们所拥有的乐趣，并让他们想要回来获得更多。另外，不要忘记包括事后调查。

　　社交媒体

　　每个活动营销策略都应该有一个适当的社交媒体计划。评估哪些渠道将推动最大的参与度，并制定一个可以在活动之前、期间和之后分发关键消息的内容日历。此外，将社交媒体用作客户服务工具，以获取代表反馈并快速有效地回答任何问题。

　　为什么不通过发布民意调查让您的社交观众参与活动的规划，让他们对活动元素、演讲者主题或其他让他们感到参与和参与的因素进行投票?

　　最大化活动影响力的另一种快速有效的方法是利用社交媒体影响者的力量。它不一定是昂贵的名人代言。它可能是拥有大量社会追随者的行业影响者，也可能是专注于您所在市场领域的小众微型影响者。

　　移动活动应用

　　手机是个人的。我们全天依靠他们来让我们了解最新情况，保持联系和娱乐。借助 移动活动应用程序，您可以促进与目标受众的无缝和个性化互动。

　　为您的代表提供移动应用程序使他们能够在活动开始之前与您的活动建立更强大、更个性化的联系，因为他们可以将其用作他们的个人活动工具，帮助他们计划他们个人希望从活动中获得什么。

　　在活动期间，您可以发送推送通知以获取新会议和即将举行的会议的更新，告知与会者他们在活动期间不能错过的内容，并鼓励他们在社交网络上发布他们的活动体验。

　　四、在线活动注册

　　活动策略都是关于增加与会者注册。无论最终目标是推动销售、产生潜在客户还是建立业务关系，您都需要大量人员参加活动。

　　在全球范围内，受互联网普及率上升和越来越多地使用移动应用程序预订活动的支持，预计 2018-2025 年在线活动票务市场将以 4.8% 的复合年增长率增长。如果您的与会者大多在线，建议使用最好的在线 活动注册软件 来为您的活动获得更多注册。您还可以使用一些创新的活动营销技巧和窍门来增加注册，例如早鸟折扣、赞助商参与、社交影响者参与。

　　五、现场活动签到解决方案

　　为了给人留下良好的第一印象，活动签到过程应尽可能快速顺畅，以便与会者可以花更多时间探索活动。想象一下，为您的活动制造了很多轰动效应，但却忽略了快速签到的重要性。你最终会排长队，满脸不满，可能还会有负面反馈。

　　通过使用 提供现场签到和注册设施的活动管理软件TM ，您可以轻松减少这一主要痛点。凭借自助服务亭、无线、按需徽章打印和刷卡支付服务，现场活动签到解决方案提供了众多好处，例如：

　　· 加速签到

　　· 无纸化表格

　　· 轻松管理大量人群

　　· 多重品牌机会

　　· 捐赠、抽奖券和商品的安全支付系统

　　· 减少团队的手动负担

　　· 用于数据分析的现场报告和分析

　　六、改善与会者体验

　　签到后，活动管理计划中最关键的部分是如何确保与会者获得一流的体验。创造令人难忘的参与体验并非易事。随着世界的不断变化，与会者的期望也在不断变化。作为活动组织者，您可以利用移动活动应用程序的强大功能为与会者创造引人入胜的个性化体验。

　　根据 TechCrunch的一项研究，用户每天花费大约 5 个小时使用应用程序，并且通常在他们的移动设备上花费更多时间(实际上远不止于此)。如果人们无论如何都会大部分时间盯着他们的手机，为什么不利用这一点来获得他们的注意力呢?

　　通过消除对纸质手册和日程安排的需求，这些应用程序允许与会者通过交互式地图、测验、游戏化、民意调查、反馈调查等更多地参与活动。移动应用程序允许您发送通知，例如活动计划的最后一分钟更改、演讲者请求或提前注册和下载应用程序的人的特别折扣。

　　除了个性化他们的日程安排外，代表们还可以查看还有谁已注册参加，从而使他们能够计划网络和进行约会。

　　七、活动投资回报率

　　一旦实际活动结束，最重要的问题就出现了——您的活动成功了吗?它推动了销售吗?你能降低成本吗?您需要提供活动影响的可靠证据，以便利益相关者可以评估他们的投资是否是好的。

　　传统上，注册活动的参加者总数和活动后的反馈调查一直是活动成功程度的关键指标。然而，活动管理技术已经彻底改变了活动投资回报率的计算方式。您现在可以像电子邮件或您的活动网站等数字营销组合的其他元素一样衡量和优化您的现场活动。这将帮助您进行实时调整，并为未来规划更加个性化的体验。

　　这里只是问自己几个问题，以获得更好的活动投资回报率：

　　· 评价最高的内容和主题是什么?

　　· 哪些会议的出席率最高?

　　· 哪位演讲者获得了最多的社交媒体提及和参与?

　　· 网络时间对与会者来说是否足够?

　　这些数据可以帮助您在多个方面改进您的活动，例如估算餐饮 (F&B) 成本、选择场地和布局，以及利用反馈创建更多相关内容。

　　由于涉及众多有形和无形因素，衡量活动的真实价值并非易事。您需要一个适当的测量系统来 计算活动投资回报率 ，以便您可以在业务流程中实施更改并产生最大回报。在您的活动中，如果有不同的潜在客户拥有自己的个性化体验，如何衡量代表满意度等因素?这是一个可以提供帮助的简单模板。

　　虚拟活动最佳实践

　　在运行虚拟活动时，您应该采用一些特定的最佳实践。关键是要确保您的观众尽可能地参与其中，即使坐在电脑屏幕后面也是如此。理想情况下，您应该让司仪充当某种电视播音员，让观众对即将到来的会议感到兴奋，并提醒人们有关社交活动的信息。会议时间应该较短，以便观众保持参与，并且活动本身应该分成多个较短的日子，而不是坐在电脑前的一整天。最后，您必须确保您的演讲者已准备好与虚拟观众交谈，并且他们知道如何进行引人入胜的虚拟演示。而且，最重要的活动最佳实践之一是拥有一个可以为您的活动提供动力的虚拟活动软件。虚拟与会者中心是虚拟活动的绝佳工具，因为它是活动营销和管理平台的一部分。

　　活动管理最佳实践如何使您的活动成功?

　　企业活动管理类似于具有不同复杂部件的重型机械，这些部件必须作为一个单一的有凝聚力的单元协同工作才能成功运行。遵循明确定义和相关的最佳实践将帮助您规划使用该机器的策略，该策略可扩展且成功并实现关键目标，例如：

　　· 快速、高效的注册、登记和徽章流程

　　· 为与会者提供无缝的现场体验

　　· 轻松整理与会者数据和分析

　　· 大规模个性化个人体验

　　· 促进联网

　　· 提高投资回报率

　　· 提升品牌知名度

　　· 对利益相关者全面负责

　　根据本文中的框架设计活动策略，然后将其复制为成功的工作模板，用于不同复杂性和范围的各种活动。