2022.09.28
虚拟会议是全球公司的新标准。这种转变带来了学习曲线，因为员工使用新工具并遵循新程序，有些人比其他人适应得更快。这不仅仅是学习技术，而是在视频通话时遵循新的礼仪规则。
以前从未存在过的场景已经出现，例如参与者在发言前忘记取消静音，或者在开会时四处走动做家务，而不是相机。当我们一起拥抱一种新的生活方式时，是时候让我们的虚拟会议尽可能有效了。问题是，什么是虚拟会议最佳实践?
1、选择适合您需求的在线会议提供商
无论您是有在线会议提供商还是从头开始，请花时间评估您的需求。他们可能在最近几个月发生了变化。而且，随着向虚拟化的快速转变，虚拟化技术也有了新的更新。
在审查不同的工具时，请询问以下基本问题：
你能录制你的会议吗?这些录音在哪里?
有聊天功能吗?
该工具是否将会议邀请与您的日历同步?
您可以个性化会议室吗?
是否有参与功能，例如实时投票?
2、使用虚拟会议工具来提高参与度
大多数在线会议或虚拟技术工具都具有超越简单视频和语音通话的功能。在大型会议中，充分利用这些工具会很有用。
实时投票可用于测试最近共享信息的保留情况、快速输入简单问题等。在虚拟会议期间使用实时投票来保持会议进展。
聊天和问答是参与者在不中断会议的情况下提出和回答问题的好地方。在结束会议之前，将审查和回答聊天中的任何问题设为标准。
3、信任过程和程序
有些人讨厌流程，但在一个包含两名以上员工的组织中，流程是让每个人都走上正轨的关键。它们可能很耗时，它们可能看起来过于详细，但如果做得正确，它们就会起作用。同意虚拟会议礼仪规则将使每个人的工作生活更轻松。
建立记录在案的虚拟会议流程并举办培训。
如果您使用的是新的会议工具，则组织已经需要培训每个人如何使用它，因此现在是进行虚拟会议流程培训的好时机。如果您的组织已经制定了会议指南，那么现在是时候将它们拿出来并加以调整了。如果没有，是时候开始写作了。通过培训所有员工做一些简单的事情来标准化会议流程：
在每个会议请求中包含议程
提供会议编号和密码
附上任何相关的背景信息
让所有与会者事先阅读议程
让参与者在会议期间做笔记
确定并商定行动项目和所有者
会后发送后续邮件
4、有预定的会议主持人
如果没有指定的主持人，虚拟会议将分崩离析。虽然您可以在董事会会议室的桌子上在领导者之间进行导航，但如果没有人掌权，虚拟会议的结构可能会让您的团队彼此交谈或根本不交谈。
不要想当然地认为每个人都知道如何进行虚拟会议。
尽管设置会议的人可能不是主持会议的同一个人，但请在会议说明中明确谁将负责。然后，在会议开始时，让主持人开始。为了使会议更有效，请培训组织中的每个人，了解会议主持人的角色以及如何以这种新格式举办高效会议以达到水平。一些人认为明显的最佳实践，其他人可能需要教授。
会议主持人的一个非常重要的角色是提出问题并保持会议进行。没有什么比一个人为了自己的目的破坏会议更糟糕的了。作为会议主持人，让团队保持主题并完成议程。
5、要求与会者使用视频
当您可以在屏幕上看到其他人时，会议感觉更真实，参与者不太可能分心并从事其他任务。通过视频个性化会议体验，以保持友情和责任感。
大多数人目前没有太多的人际互动。视频可以让同事感受到联系。随着参与者的加入，虚拟会议往往需要一些追赶时间。如果达成一致，追赶时间很棒，并且可以促进关系。设置会前闲聊的时间限制，以保持事情顺利进行。许多组织要求虚拟参与者提前几分钟登录，以便优化会议时间——利用这段时间与同事交流。
6、了解不同类型的虚拟会议
虚拟会议可以用于多种目的。虚拟会议的类型决定了预期的会议长度、参与程度和必要的准备。每种会议都有不同的期望。
以下是一些虚拟会议示例：
培训：为教育目的而举办，有大量参加者。通常会通过测试来获得理解分数。
头脑风暴：与一小群参与者一起提出新想法或思考问题。会前提出明确的期望，让每个人都有发言的机会。
解决问题：这些是目标驱动且高度参与的，用于为特定问题提出解决方案。不要在没有记录在案的前进战略的情况下离开。
公司更新：参加者多且参与度低的会议时间更长。尝试提高生产价值，并为参与者提供通过现场投票和问答的机会。
团队凝聚力：就像办公室的欢乐时光一样，团队凝聚力会议不是为了工作，而是为了建立融洽的关系。引导与破冰者的对话并培养包容性文化。
灵感：为了给日常带来一些变化，这些会议通常依靠主题演讲来讨论一些主题或概念。
7、为每个虚拟会议设定明确的目标并邀请合适的人
当您了解正在计划的虚拟会议的类型时，您可以考虑为该会议设定目标。一次会议只能完成这么多。不要试图将每个需要解决的问题或需要讨论的主题都放在议程上。缩小范围。在 30 分钟的虚拟会议中，计划涵盖不超过一到五个主题。
你的目标应该是明确的并且可以实现的。如果您有一个无法在会议中实现的明确目标，请设置多个会议并将目标分成几部分。
为了实现目标，您需要拥有合适的利益相关者。发送带有提前说明目标的议程将使参与者能够确定邀请列表中是否缺少任何人并转发邀请。
8、尊重设定的会议长度
据《福布斯》报道，虚拟会议的一大优点是“准时就是完美的”。与面对面会议相比，虚拟会议按时开始和结束。安排虚拟会议时，请尽量准确地安排日历上的休息时间。高估你需要的时间总是比低估要好。
如果会议没有在规定的时间内结束，请安排后续会议。如果会议结束得比预期的要快，请提前结束会议。
9、强调包容性
您最近是否查看过您的虚拟会议的包容性?在您的组织中创建一种包容的文化可以培养创造力并提高保留率。但是，随着向虚拟的转变，很容易失去对员工的关注，因为虚拟会议试图将重点放在尽可能有效地为业务问题制定新战略和解决方案上。
无论是由于角色、专业经验、人际关系、性别还是种族，会议参与者分享想法总是存在障碍。有时，分享一个人的想法的障碍就像一个人谈论其他人一样简单。
确保参与者在会议上发言时感到自在，如果他们不这样做，请给他们一个解释原因的平台。发送调查或一对一询问会议是否会促进包容性，并更新行为准则以反映变化。它只会帮助一个组织听到不同的观点，并且在不知不觉中扼杀反馈，你可能会错过伟大的想法。
10、虚拟会议最佳实践总是在变化
随着虚拟会议的继续和技术的发展，虚拟会议的最佳实践将会改变。准备好适应并学习如何使用新功能和工具。听取与会者的意见并从共同关注的问题中学习。但有些事情永远不会改变。现在，既然我们结束的比预期的要快，我会给你五分钟的时间。
