2022.09.21
过渡到新技术绝非易事，但对于虚拟活动的未开发领域来说却是必要的。今天我们将讨论界定和实施虚拟技术的四个阶段：
界定虚拟活动技术
与跨职能团队实施和调整技术
使用新的虚拟技术执行活动
报告事件并收集指标
通过完成这四个阶段中的每一个阶段，您将能够确保数据一致、改善与会者体验、提高参与度、证明投资回报率并建立有效的跨职能团队。
第一 阶段：界定虚拟活动技术
采用任何虚拟事件技术的第一步是有效地确定您的各种选择。目前市场上充斥着不同的供应商，要对每个供应商提供的所有不同功能、工具和自定义集成进行分类可能会让人不知所措。通过将过程分解为以下步骤，它变得更容易消化。
1、了解并定义您的活动目标和目的
在确定虚拟技术范围时，我们牢记了一些关键点。首先，您需要定义您的活动目标和目的。无论目标是增加一定比例的出席率、在活动后推动潜在客户还是增加会员资格，都必须有一个“北极星”或举办活动的理由，您的团队可以在以下情况下将其用作指路明灯做出决定。在评估您的事件技术时，这个原因变得至关重要。一旦确定了总体活动目标，您就可以开始评估各种虚拟活动提供商的主要功能、数据报告和与会者参与度指标。
2、确定报告投资回报率
虚拟和面对面的活动在物流和技术方面有很大不同。最大的区别之一是您不再寻找拥有分组讨论室和 AV 设备的完美场地。相反，您正在寻找一个虚拟“场所”，与会者可以同时聚集在一起消费内容。
但是，即使场地和技术存在差异，您仍然希望为虚拟活动收集相同质量和数量的数据。虚拟活动在很大程度上是未知的，并且由于进入门槛低，通常会吸引更多的注册者。我们对虚拟活动的关键指标与我们对面对面项目感兴趣的指标非常相似：
注册跟踪
参加者登记号码
参与度指标(会话时长、反馈、参与度等)
赞助商投资回报率
在确定各种虚拟提供商的范围时，请确保您对他们的能力以及它们是否符合您的目标有充分的了解。这样，您将能够准确地将您的虚拟活动成功与您的面对面活动进行比较。
3、跨职能团队和跨产品
在创建您的虚拟活动时，不要将您的潜在技术仅限于一个提供商。先从内部审视——贵组织当前的活动技术是否能够满足您为虚拟活动设定的目标?与您公司的其他部门核实，看看他们是否有任何技术可以探索。通常，这些部门可以包括 IT、营销、销售培训等。您可以让每个部门的志愿者提出建议并就前进的最佳方式进行协作。
由于我们的规划团队正在远程工作，因此协作对于此次活动的成功至关重要。我们开始与过去不经常合作的团队密切合作。我们与 IT 部门合作，了解视频会议的来龙去脉。我们与全球需求团队一起分析了我们的活动数据，以确保准确性。我们几乎每天都与我们的客户服务团队合作，教授虚拟活动的细微差别，以便他们为我们的与会者提供帮助。将此次活动策划为统一战线有助于其完美执行，并使其成为我们不会很快忘记的活动。
4、考虑您的与会者/参展商/赞助商体验
在确定虚拟活动提供商的范围时，最重要的考虑因素可能是与会者体验。当我们计划 Cvent CONNECT Virtual 时，我们希望创建一个活动，让行业在不确定的时期团结起来。我们的大量研究和工作都用于确保我们的与会者、赞助商和参展商获得美妙的体验。我们认为有一些关键功能有助于让体验变得难忘：
简化注册
可导航的虚拟活动平台
简单的通讯工具
潜在客户捕获、预约、参展商管理
我们还希望确保我们的与会者有足够的时间登录虚拟活动解决方案并在活动开始前进行探索。由于这对每个人来说都是新领域，所以对我们来说，拥有一个平台很重要，让与会者在参加整个会议之前先弄湿自己的脚。
第二阶段：实施/构建
一旦我们确定了我们要使用的虚拟事件提供者(剧透警告：我们自己的!)，我们必须花时间学习该工具。我们设身处地为与会者、参展商和赞助商着想：如果我们在虚拟平台上参加或赞助活动，Cvent 想看到什么?为了给参加我们活动的人提供这种体验，我们必须学习我们的平台。这意味着要进行大量实践练习，观看培训视频，参加每周的技术会议，并提出大量问题。
1、学习限制
学习产品也意味着了解产品的局限性。一旦我们决定用于我们的大型活动，我们就必须同时考虑时间表和期望。 在此次活动中，我们首次向公众推出了这款产品，而我们的策划团队只会在活动推出前几周开始接触它。因此，我们必须真正专注于我们可以使用的功能，同样重要的是，我们还不能使用的功能。不幸的是，没有任何技术可以完成你想要的一切——总会有一些限制。您必须保持开放的心态，并愿意想出创造性的方法来使用该技术来实现您的活动目标。
2、与跨职能团队合作
我们处于一个独特的位置，因为我们能够在整个过程中与我们的产品管理团队直接联系，提供反馈并帮助制定产品路线图。我们与这个团队建立了互惠互利的合作关系。我们将在我们全新的平台上举办我们的活动(太可怕了!)，希望它能激发整个行业对我们产品的兴趣，并在今年余下的时间里为我们的销售引擎提供动力。启动虚拟与会者中心成为我们的主要活动目标，建立它有助于我们做出一些关键的编程决策。在整个过程中，需要对该产品的限制和时间表保持透明。我们都需要在产品功能方面保持一致，以便每个人都知道会发生什么。
使用新技术或成熟技术时总是存在风险。为了最大限度地降低风险，我们比以往任何时候都更多地让其他内部团队参与了准备过程：
质量工程师团队
站点可靠性团队
产品管理团队
产品营销团队
和更多
我们还成立了一个内部危机委员会，由利益相关者组成。该团队共同制定行动计划、升级点和必要的沟通。
3、培训相关团队
由于这是一个全新的产品，我们花时间仔细培训所有相关团队。我们的一些策略包括：
个性化培训和预防措施
入职会议
办公时间和每日签到
贯穿整个活动流程的培训课程
我们还与我们的客户服务团队密切合作，以确保所有产品常见问题解答对于我们的销售团队都是最新的。
4、测试和应急计划
最后，我们必须为最坏的情况做准备：产品在活动期间出现重大问题。我们拥有创纪录的注册数量和全新的平台，因此我们知道我们必须在活动开始前进行“试运行”。我们决定在虚拟与会者中心举办我们的全球市政厅作为测试。我们让所有 4,000 名员工加入并在平台上聆听雷吉的演讲。在内部执行此测试是一种很好的方式，不仅可以让我们的团队充满信心和洞察力，还可以让公司的其他人体验产品并在活动的成功中发挥至关重要的作用。
您希望为每一种可能的情况做好准备，以免在事件发生时措手不及。它有助于确定危机的级别、涉及的人员以及需要升级的情况。定义危机计划的关键是确保将活动目标放在首位。当您的事件结果不再得到满足时，那就是您必须采取更大、更激烈的行动的时候。
然而，在我们的活动中，当活动目标是展示该产品时，我们遇到了额外的挑战，即为虚拟与会者中心可能出现问题的极其不幸的情况进行规划。压力非常大，我们非常精细地跨越了“我们在什么时候不再实现我们的活动目标?”的界限。话虽如此，在这个新的虚拟环境中，每场比赛的压力都很大。每个活动都有自己的利害关系，所有活动专业人士都有自己的压力和风险。我们的与会者、参展商、赞助商和利益相关者都指望我们举办一场盛大的活动，因此制定应急计划至关重要。
第三阶段：执行
Cvent CONNECT Virtual 的执行是一场旋风。虽然很累，但看到团队的长时间工作、辛勤工作和创造性的产出变得栩栩如生是令人难以置信的回报。执行虚拟事件与现场的亲身体验完全不同。您不再需要在场地周围跑来跑去，躲避摊位和与会者，也不再需要在格兰诺拉麦片棒上吃点东西作为“饭菜”。为了使过渡更容易，我们实施了一些不同的策略。
1、面对面作战室
今年我们并没有聚在一起，而是在我们的客厅里举办了一场 42,000 人的活动。我们能够让我们的一小部分团队在总部开会并保持社交距离，以便在作战室执行活动。在这个前所未有的事件中，能够在一起让我们看起来有点正常。我们在电脑上展示了分组会议，并在房间里直播了虚拟展位，所有这些都由我们的核心团队亲自管理。
2、虚拟作战室
很明显，能够进入办公室的人很少，所以我们也创建了虚拟作战室。这些允许关键团队参加为期一天的 Zoom 会议，以提出问题、提供更新、故障排除等。重要的是，您的虚拟队友可以加入作战室，为活动的成功做出贡献。
3、带有虚拟信息台的漂移(聊天机器人)
我们还需要确保我们的与会者有一个地方可以寻求支持和答案。我们使用我们的聊天机器人Drift来帮助提供这些答案。我们设身处地为与会者着想，以确定活动的哪些特点或方面可能会引发问题。在确定了一些常见场景后，我们编写了四个不同的剧本来涵盖事件的各个方面。
我们知道我们的聊天机器人无法回答所有问题，因此我们添加了流，以便将与会者引导到我们的销售团队，以便在需要时进行一对一的演示或支持。活动结束后，我们的报告显示，我们深思熟虑的答案和流程回答了所有与会者问题的 70%。通过花时间像与会者一样思考并创建这些不同的剧本，我们能够提供更好的与会者体验。
4、松弛
最后，我们使用Slack(一种外部沟通工具)来保持内部、客户团队之间以及与参展商之间的沟通。
5、内部的
Cvent 在全球设有办事处，现在通过远程工作，我们所有的员工都分布在世界各地。我们需要有一个交流工具，供人们提问和查看有关活动的公告。Slack 为我们提供了一个机会，可以向我们所有的内部团队分享有关我们活动的重大更新和消息。
6、客户团队
在面对面的活动中，销售代表和客户经理通常能够一对一地与潜在或现有客户聊天，进行有机、亲密的对话。在我们的虚拟活动中，我们面临着想办法复制这个 TLC 的挑战。使用 Slack，我们的销售团队能够为他们的客户创建自定义渠道，以提供个性化的体验。为了提高赌注，我们的高管还特意在这些聊天中出人意料地露面。
7、参展商
通常，如果参展商在现场活动中遇到问题，很容易向活动工作人员寻求帮助。我们希望确保我们的虚拟参展商获得同样水平的支持。Slack 让我们能够在那里为我们的参展商回答问题并提供帮助。
第四阶段：事后侦察
这是一个包装!只是在开玩笑。活动正式结束后，分析工作就开始了。我们刚刚为超过 42,000 人举办了一场虚拟活动。我们必须编译、组织和分析所有这些数据，以提出可行的见解并将结果交付给我们的利益相关者。
1、数据收集审查和分析
在处理事后数据时，无论使用何种系统，很可能会有各种不同类型的报告。这些必须经过过滤、编译和以可视化格式交付。当呈现给利益相关者时，该可交付成果必须易于理解且易于阅读。
2、可行的见解
收集数据的目的是确定其背后的故事。在没有任何上下文或推理的情况下将数字扔到屏幕上将无助于创建未来的事件。必须有可操作的洞察力——事件中的指标和发现最终推动决策的制定并随着时间的推移而改进。
理想情况下，您还应该拥有一致的事件数据，无论是现场还是虚拟。一些例子可能包括：
出勤和持续时间跟踪
参与度跟踪
潜在客户
能够逐年比较这些统计数据对于您的长期活动计划非常重要且有帮助。
3、参展商跟进
参展商是您活动的主要利益相关者，您必须花时间跟进每一位参展商。确保您的所有参展商都知道如何下载他们从您的活动中收到的线索。花时间收集有关他们的虚拟体验的反馈。这样，您可以改善未来活动的虚拟参展商体验。这里有一些问题要问：
您最喜欢虚拟参展商体验的哪一点?
虚拟参展商体验令人困惑的是什么?
哪些功能可以增强您的体验?
花时间与您的每一位参展商通话并交谈。这不仅会为您提供更多个性化的见解，而且您的参展商也会对您的努力印象深刻，并会在明年的活动时间到来时记住这一点。
最后，针对他们的参与水平发送活动后调查。例如，如果参展商有一个虚拟展位，请询问有关该体验的问题。如果他们只使用消息传递功能，请专注于此。
4、利益相关者跟进
来自内部利益相关者和团队的反馈与来自与会者和参展商的反馈同样重要。您的团队拥有创建和执行此活动的经验，因此他们对于哪些方面做得很好以及哪些方面可以改进有非常强烈的意见。找时间见面，庆祝你的胜利，并为未来的活动计划改进。
活动的新时代
我们经历了规划过程的每一步，创建虚拟活动的挑战和乐趣，以及我们对活动未来的想法。众所周知，虚拟活动将继续存在，并将成为我们活动不可或缺的一部分可预见的未来的计划。我们希望在您和您的组织开始应对事件的新时代时，这些诚实而详细的幕后观察能为您提供有用的见解并回答一些问题。
问答
让与会者参与虚拟会议的最有效方式是什么?
我们发现有几种不同的方式最适合在您的虚拟平台中吸引与会者。首先是使用任何类型的实时问答、游戏化系统或您的平台提供的任何其他内容。虚拟空间中的下一个也是最重要的一点是确保您创建的内容对您的与会者来说非常令人兴奋和有趣。目标是确保您的与会者不想将视线从屏幕上移开。
您建议在活动前多长时间启动虚拟与会者中心?
这当然会因您举办的活动类型而异，但我们发现最佳时机是活动开始日期前 1-2 周。但是，这取决于事件的含义。如果是网络研讨会或系列研讨会，您不需要在两周前发布，也许只需几天前。此外，如果您认为您的与会者需要额外的时间来熟悉该工具，那么您需要早一点启动。正如您所看到的，有许多因素可以帮助您确定合适的发布时间，但可能会在几天到几周的范围内。
我们正在为演示文稿长度和 PowerPoint 矫枉过正而苦苦挣扎。您对演示最佳实践有什么建议?
对于在线平台上的演示，我们发现最好缩短演示时间。有太多的幻灯片对与会者来说可能太多了，他们会失去注意力。相反，我们建议使用更少的幻灯片、幻灯片中的更多图片以及更短的演示文稿。您希望将与会者放在首位，并确保他们在整个演示过程中保持参与。
