2022.09.20
混合活动需要与您的场地更高水平的协调和合作。与往常一样，场地是您现场体验的中心。但对于吸引虚拟观众对活动成功至关重要的混合会议而言，混合活动场地在举办安全有效的活动和促进技术方面发挥着重要作用。
超过三分之二的策划师表示，他们希望场馆能够为以下所有方面提供支持：连接性、AV 设备、房间设计和整体指导。从寻找和管理空间以提供安全的面对面体验，到确保 AV 基础设施和支持到位，以捕捉并与您的在线与会者分享，场地对于为双方观众提供良好的混合活动体验至关重要。毕竟，活动策划的未来是混合的。
一、混合活动场地安全注意事项
让我们面对现实吧，在 2021 年吸引现场观众参加大型室内活动将是一个挑战。残留的健康问题，加上紧张的营销和旅行预算，将迫使活动策划者和营销人员确保与会者的现场体验尽可能安全。许多策划者和与会者首先要评估的是潜在场所的安全协议和政策。
您的与会者期望您提出的常见问题(并且您应该期望从潜在场所提出)包括：
· 从表面区域到公共空间，场地有哪些卫生和清洁流程?
· 客房的清洁方法是什么?
· 场地对其室内空间有哪些社交距离政策?
· 场地如何确保其员工和为您的活动工作的员工的健康?
· 餐饮准备和服务将如何运作?
潜在场所研究
请务必在您的提案请求 (RFP) 流程中尽早提出这些问题。幸运的是，许多场所会在其网站上详细发布此信息，但您需要确保了解与您的活动相关的每项政策。
一旦您选择了您的场地并就您的活动的这些元素中的每一个达成一致，请在您的营销工作中尽早并突出地传达这些保护措施，以使您的潜在亲自参加者相信他们的体验将是安全的。
二、空间布局注意事项
混合活动，尤其是 2021 年举行的活动，将需要一种新的方法来管理和配置会议空间。首先，社交距离要求意味着您需要布置从登记亭和用餐区到会议室、会议室和展览空间的所有东西，以符合安全准则。平时可容纳 100 人的房间现在可能只允许 50% 或更少的入住率。
您将需要安排某些房间以确保您有空间容纳摄像机和其他 AV 要求，这些要求将捕获内容以分发给您的虚拟观众，这会增加复杂性。如果这还不够，旅行限制可能意味着您必须以最少(甚至不需要)现场访问来完成所有这些工作。
使用技术来规划活动空间
场馆和技术提供商正在帮助解决这些挑战。大多数场所都有其会议空间的详细示意图，并且习惯于与规划团队合作，根据新的社交距离规则和规划者的 AV 要求来配置空间。在某些情况下，场地平面图正在被数字化并输入空间规划软件，使规划人员能够绘制出详细的座位和空间配置方案。
规划人员可以输入他们的间距要求(例如，间隔1米)，然后将桌子、椅子甚至 AV 设备放置在房间的比例模型中，以确保一切都符合要求，并且场地线等仍然有效。其中一些工具甚至允许对空间进行 3D 渲染，因此规划团队可以很好地了解每个空间的外观和感觉。虽然无法替代现场访问，但这些工具可以消除大量猜测，确保您的空间能够提供安全的现场体验，并满足您可能需要吸引虚拟观众的任何独特的视音频需求。
三、混合活动视听注意事项
对于仅在线观看的观众，他们的内容体验质量将在很大程度上决定他们的活动体验。这可能采取直播字幕会议的形式，录制内容以备后用，按需消费，甚至在场地的现场工作室中进行现场会议或小组讨论。可能性是无穷无尽的，但毫无疑问，捕捉、制作和交付高质量、引人入胜的内容需要正确的 AV 基础设施以及场地及其合作伙伴的支持。
如何捕捉、制作和分发精彩内容给您的虚拟观众?有许多模型，最终您的方法必须基于您的受众、活动目标和预算而有意义。简而言之，它需要正确的基础设施和正确的专业知识。
创建活动内容的基本构建块包括：
· 一个场景，通常是一个舞台或工作室
· 摄像头，通常是多个，用于记录您的演讲者及其内容
· 高品质的灯光和声音
· 内容编辑和制作，以确保您的内容看起来充满活力和专业
· 直播分发
· Wi-Fi/适当的带宽
1、在规划期间考虑亲自体验和虚拟体验
鉴于所需的所有组件，场地的重要性变得显而易见。让我们从一个简单的例子开始。如果您计划对 CEO 的主题演讲进行直播，则需要确保会议室具有正确的基础设施和配置来支持直播。在大多数情况下，简单地将摄像头放在房间的后面并向您的虚拟观众流式传输对于您的虚拟与会者来说并不是一种很好的体验，您可能会完全失去他们的注意力和参与度。
相反，您可能需要考虑在房间内安装额外的摄像头，这样您就可以从一个角度切入另一个角度，为您的在线(和现场)观众提供更有活力、更有制作感的主题演讲。空间布局和配置变得很重要，确保摄像头的最佳位置，以及足够数量和位置的电源插座和互联网连接。
2、专业制作的内容参与度更高
在制作方面，场馆和活动公司越来越多地提供所需的专业知识，将直播和录制的内容转变为具有专业外观的动态制作，这对于吸引远程观众至关重要。任何视频制作人都知道，有一种艺术可以在适当的时候在摄像机角度之间转换，知道何时放大演讲者的脸或拉回并展示他或她正在讲话的幻灯片，甚至决定下三分之一(演讲者名称、标题、位置等)将应用于每个镜头，为在线观众提供额外的背景信息。许多场馆通过与制作公司的合作来提供这种专业知识，尽管一些活动技术公司开始自己提供这种服务。
一些较大的场馆现在正在大力投资于捕捉、制作和分发内容给虚拟观众所需的基础设施，在现场安装永久性高科技广播演播室，配备直播、录制和录制所需的所有照明、声音和 AV 设备功能。编辑内容。如果活动组织者想要现场观众的外观和感觉，其中一些工作室甚至包含数百个座位。
3、深思熟虑地选择要直播的会话
直播会议的成本可能很高，因此许多活动策划者为他们的“字幕”内容保留直播，例如执行或外部主题演讲和主要产品公告。其他人则指定有限数量的“直播”房间，他们将配备所需的 AV 设置，然后在该房间安排选定的会话，以便可以向虚拟观众现场直播。最终，决定向您的虚拟观众流式传输哪些特定节目需要与虚拟与会者的动机和参加活动的原因保持一致。
四、混合活动场地底线
场地在混合活动的成功中发挥着关键作用，不仅为安全的现场体验提供背景，还提供支持虚拟内容捕获和交付的技术基础设施和专业知识。确保您的场地尽早满足您的空间、安全和 AV 要求，然后与他们及其合作伙伴密切合作，帮助您的团队举办一场精彩的活动。
· 选择具有明确且有据可查的安全协议和政策的场所。如果您的与会者看到场地承诺保证他们和您的活动安全，您将提高现场出席率。
· 重新考虑您的活动布局和空间需求。使用场地绘图软件确保会议空间和房间满足安全要求和您的混合 AV 需求
· 深入了解场地的能力及其可用于支持您的虚拟内容捕获和分发需求的合作伙伴网络。从会议室的 AV 功能到专用工作室空间，您的场地可以帮助您利用基础设施和专业知识，以确保您的在线观众体验到精彩的内容。
