2022.09.14
如果您从事会议和活动行业，很有可能您必须在某个时候发送 RFP。但是什么是 RFP?整个过程是什么样的?
一、什么是 RFP?
RFP 或征求建议书是公司、政府和其他组织进行大宗采购的过程。在会议和活动行业，完美的 RFP 通常被认为是改进场地采购流程和最大化投资回报率的基石。由活动组织者提交，创建 RFP 以寻找供应商和采购服务，例如食物选择、视听、会议空间等。通常在没有首选供应商的情况下在不同城市规划活动时发送，和/或当规划者打算选择新的场地或供应商时。如果活动要求与上一年相比发生重大变化，例如活动规模和预算，也可以发送。
二、为什么要提交 RFP?
经验丰富的活动策划者在一段时间内与场地和供应商建立关系是正常的。但这种关系不应该变成一次又一次地回到同一个地方的义务。如果您继续使用同一个供应商，您可能会忘记市场价值并最终支付更多!随着供应商不断改变他们的产品以吸引规划者，发送提案请求可以帮助您选择理想的合身。通过在 RFP 中询问有关服务和定价的精确问题，您可以了解哪个供应商愿意为您提供最优惠的价格。
换句话说，发送 RFP 可以为您带来巨大的战略和战术价值。毕竟，次优结果和无效流程是不良事件溯源的常见特征。在本详细指南中，我们将揭示编写有效 RFP 的过程，并引导您了解一些 RFP 最佳实践。
三、酒店、场地和会议的 RFP - 如何编写活动场地 RFP
世界各地的活动策划者一致认为，在构建RFP 流程上投入时间可以产生重大收益，从而提高活动的整体质量。这是我们为酒店和场所编写有效 RFP 的分步过程。
1. 提供概述
设计 RFP 时，您应该提供组织的所有详细信息以及您要求收件人投标的特定事件。这有助于解释您的需求以及为什么您认为酒店或场地与您所寻求的一致。关键是要避免泛泛而谈，并具体说明活动主题、与会者人口统计、交通和其他要求。您的要求越精确，您将获得越可行的建议。
2. 陈述目的
您的 RFP 应在所有可能的意义上明确定义您的活动的目的。这是一次性事件还是每年都会发生?包括该信息。如果一切顺利，您还应该提及是否想让该场地成为首选目的地。目标是让场地知道他们将来可能会获得更多业务，这可能会导致更具竞争力的价格。在此过程中，不要忘记提及您的活动目标，并询问供应商如何帮助您实现这些目标。
3. 创建事件配置文件
您的活动资料将包含您想要从场地获得的东西的清单。它使您可以定义和确定您想要从供应商处获得的所有信息并设定期望。
提交
在制定 RFP 时，您应该包括提交地点的详细信息，例如提案截止日期、应如何退回以及您打算何时做出决定。
定时
提供活动的时间和日期。还可以提一下您需要在活动当天多早进入场地。
事件
这可能是您的 RFP 中最重要的部分。它是包含所有活动详细信息的地方。一些值得一提的细节是：
事件类型
活动形式
活动的主题、主题和愿景
任何历史事件细节或其他背景信息(分享过去事件的图片真的很有帮助!)
在氛围和布局方面的任何偏好
您的活动页面以及社交媒体句柄
观众
您的 RFP 应清楚地说明您预计参加活动的最少和最多人数以及目标受众的人口统计数据。
会议室
根据预期参加者的数量，提及房间需要有多大，以及分组讨论室和前厅空间。询问是否有可用的绿色房间和场地的平面图。这将帮助您设置活动并将与活动相关的材料保存在一个地方。
食品与饮品
在本部分中，说明您的餐饮支出以及您打算为客人提供的茶点类型。如果有任何饮食偏好或饮食限制，请不要忘记提及。
技术、AV 和 Wi-Fi
说明您对房间的 AV 设置和设备的要求。此外，请提及是否需要 WiFi 连接以及您需要的任何其他类型的技术。
4. 披露预算
在您的 RFP 中，解释预算指南至关重要。确定并包括停车、互联网/公用事业、场地、餐饮、劳动力等的价格。
5. 保持联系
当您为场地和酒店编写 RFP 时，请确保可以与他们沟通。阅读您的提案后，供应商可能会有疑问。因此，请在 RFP 中提及您的公司名称、邮寄地址和电话号码。为了使沟通更容易，请披露您首选的沟通方式并提供备用联系电话。
四、RFP 最佳实践
既然您已经了解了为场地和酒店编写有效 RFP 的过程，那么您应该牢记某些 RFP 采购最佳实践，以充分利用活动采购流程。
1、与利益相关者合作
在您开始起草 RFP 之前，请了解哪些利益相关者需要参与购买决策。安排几轮内部会议以了解业务和总体预算，以便您可以在 RFP 中进行沟通。在这些会议中，您还应该确定如何对供应商进行评分、评估标准和潜在的“破坏交易者”。记录团队的反应并达成共识。
2、请明确点
编制一份您希望包含在 RFP 中的问题列表。为了帮助您入门，我们已经在本指南中分享了一些问题。包括开放式问题以及比较一个供应商与另一个供应商的标准也是明智的。由于您的活动有时间表，请不要忘记为内部利益相关者和供应商设定明确的时间表。
3、分数和候选名单
让内部利益相关者参与评估过程并对供应商的反应进行评分。淘汰不符合最低要求的供应商。根据他们的优势比较和评分不同的供应商。将得分最高的人列入候选名单，选择获胜者并签订合同。
4、寻求更多信息
当您遵循这些 RFP 采购最佳实践时，在做出最终决定之前不要羞于要求演示或会议。阅读评论和联系参考资料以确保您的选择也是一个好习惯。
5、协商最佳交易
一旦您对供应商进行了评分，您可能希望与其他领先的竞争者进行谈判以获得可能的最佳交易。谈判完成后，锁定您选择的场地并通知非获胜者。感谢他们花时间回复您的 RFP。
6、使用 RFP 工具
管理 RFP 最流行的方法是使用包含电子表格和 Word 文档的长电子邮件线程。这是一个乏味的过程，通常会导致数据和人员不匹配。寻找活动场地是一种费时费力的方式。为了获得准确的评估方法，许多规划人员都在采用RFP 管理软件。
五、投资 RFP 管理解决方案
对您和您的团队而言，投资RFP 管理解决方案可能是一项改变游戏规则的投资。RFP 工具可以让您的内部利益相关者参与采购事件的每一步，并通过在一个地方提供所有相关信息以进行直接比较来节省时间。它使您免于参考繁琐的文档，并且可以根据您设置的参数对场地进行评分。这已经完成了您的事件采购工作的一半!
