2022.09.13
您已将所有符合您选择标准的酒店缩小到两个或三个目的地，并准备发送 RFP……全部 125 家，对吗?在向不符合您要求的酒店和场所填写您的 RFP 之前，请做好功课，为您和潜在的场所合作伙伴节省时间。请记住，虽然发送 eRFP 可能不需要太多努力，但酒店确实需要很长时间才能做出回应并让您进行审核。这个额外的步骤在场地审查过程中是必要的，并且保证会得到回报。在选择完美场地时，请牢记以下三点：
1、查看会议异议和要求
虽然下面列出的项目听起来像是属于 RFP，但它们是您在联系场地之前必须确定的高级考虑因素。目标： 您会议的目标和目的是什么?一旦你能清楚地传达它们，许多场地将成为显而易见的选择。风格： 会议的风格是什么?它是针对员工的网络功能、志同道合的专业人士的教育会议，还是大型的年度会议?另外，场地是否反映了组织的形象?你的公司、它的利益相关者和它的赞助商会为进入这个地方而感到自豪吗?另一方面，对您的客人来说是否过于奢华?这需要时间来评估，并且需要像您这样的规划者走一条细线。场地不应该“太”任何东西。太便宜或太贵都不是您希望从与会者那里听到的话。
会议空间、视听和食品
您对会议空间的总需求是多少?会议中心、会议中心或酒店最适合您的团队吗?您需要多少个分组讨论室，您想使用外部功能空间吗?
您需要什么类型的视听设备，包括立管和讲台?是否提供现场技术支持?
有没有办法通过酒店的字幕或数字标牌为您的活动打上品牌?
整个设施(包括室外空间)是否普遍使用 Wi-Fi?它是免费的还是收费的?
充电站呢?它们在整个空间中都可用吗?它们是否支持多种类型的移动设备?
看看食品和饮料——总的来说，美食是什么?如果需要，您可以引入外部餐饮服务商吗?
2、分解预算
如果您像大多数会议专业人士一样，您会在每次会议结束时收集与会者的调查以获取反馈。现在是提取这些结果并真正从中学习的时候了。如果您的活动是一年一度的活动，请仔细查看您三年的历史。分析空间、音频/视频、演示者、食品和饮料以及任何其他重要项目领域的会议支出。最后，将这些结果与您的目标相对应。他们是怎么排的?您应该始终如一地做事，还是与会者想要新的体验?
3、寻求帮助
有大量免费资源可帮助您在计划活动时做出有意义且成功的决定。会议和旅游局处理三个主要领域：
收集信息并与符合您搜索条件的酒店建立联系
对目的地和场地设定切合实际的期望
向您介绍当地需求因素，例如高峰时间、特殊会议和为您的活动安排的建设项目
