2022.09.07
远程会议是使用虚拟会议平台在不同地点的人们之间的聚会。它们在我们的“新常态”中变得司空见惯，导致活动行业重新构想我们的会议方式。他们要求我们找到新的方式来相互联系并让与会者保持虚拟参与。这彻底改变了我们思考和执行活动的方式。
随着我们增加远程会议的数量，我们意识到它们本身就是活动。这种认识促使我们重新思考我们如何看待活动——它们现在可以在任何地方举行，并且有来自世界各地的参与者，他们的范围受到更少的限制。活动策划者现在是活动制作者，不再受现场物流的约束。他们获得了新技能，这将为他们的活动制作打开新的大门。
一、为什么我应该主持远程会议?
远程会议，就像面对面的活动一样，有一个主要目的——促进联系。由于我们都不再参加活动，因此我们不太可能与不认识的人会面和交谈。虚拟事件满足我们对人际关系的需求，即使它在远处。
1、社会化
远程会议是促进社交的好方法。在内部，它们允许来自不同部门的人员会面和参与。它们允许与会者与他们通常不会认识或有机会合作的人合作。他们的合作可能是好年与好年之间的区别。
对于外部会议，您的与会者可以相互交流并与参展商预约。参展商/赞助商可以为与会者提供他们正在寻找的服务，或者与会者可以了解新产品。活动结束后，您的参展商能够跟进您的活动为他们提供的线索，这一切都是因为您为他们提供了一个论坛来建立联系。由于您的活动，他们的单一联系可能会变成持久的伙伴关系。
2、全球范围
您的与会者可以在参加远程会议时进行远距离连接。与会者无需旅行即可从一个大陆连接到另一个大陆。面对面的活动受到容量和旅行批准的限制。远程会议没有同样的限制。与会者可以与世界另一端的其他人联系。
您的远程会议或活动也可以有更大的容量。虚拟会议的想法打开了我们以前并不总是想到的大门。例如，由于场地限制，我们不再需要将活动限制在一定数量。我们现在可以使用远程会议技术来邀请那些可能因任何原因无法旅行或无法进入会场的人。活动不仅可以容纳更多的参与者，更多的参与者想要参加，更多的参与者意味着更大的影响。
3、维持关系
当我们确实返回现场活动时，您希望与会者记住谁主持了他们在无法旅行时参加的精彩活动，并继续推进他们的业务。远程会议是实现这一目标的好方法!它们使活动能够吸引新的受众，并像往常一样吸引相同的受众。
外部活动让与会者有机会了解您的公司，无论您是虚拟的还是面对面的。您仍然希望您的客户与他们的客户团队进行面对面的交流或体验您的最新产品。通过远程会议，您可以与与会者联系。这可以是客户团队和客户之间的简单会议，也可以是大型用户会议，告诉客户您即将取得的重大进展。
4、内部战略会议和销售启动
随着员工在大流行期间分布广泛，我们了解到远程工作可以取得成功。通常情况下，远程工作的真正困难似乎不是让员工完成他们的工作，而是确保员工仍然感到联系，并且可以像在办公室一样有效地协作。一旦员工可以走进会议室或在同事的办公桌前谈论战略，许多战略对话就会虚拟地进行。远程公司范围内的会议或销售启动可以确保那些重要的战略对话仍然发生，尽管距离很远。
二、我如何让与会者保持参与?
我们都听说过会议疲劳……尤其是关于虚拟会议。消除会议疲劳的一个好方法是让您的与会者保持参与。我们知道这不会完全像与每个人亲自见面，但您仍然可以彼此互动并继续建立联系。关于如何以最佳方式主持远程会议的科学研究，最佳实践包括使用视频和锐化您的议程。
1、有一个破冰船
当您主持演讲者和与会者在同一个房间的会议时，前几分钟可能会充满沉默。开始用破冰船打破这种沉默。你可以做一些简单的事情，比如让与会者用一个有趣的事实介绍自己。很多人认为，因为你不能起床和人打招呼，你就不能破冰，但事实并非如此!为了获得更亲密的体验，请使用分组讨论室来创建更小的小组，让与会者可以舒适地分享。
2、牢记时间
我们都有过背靠背虚拟会议并遭受“变焦疲劳”的日子。当您计划远程会议时，您需要牢记这一点。您不希望您的与会者长时间不休息。请记住，与会者不再在每次会议后换房间并不断移动，而是通常坐在一个地方。使会话的长度可控，并在会话之间增加时间。这将使与会者可以快速喘口气，跑去喝咖啡、吃点心或跑去洗手间。更好的远程会议是个性化的，让与会者保持在首位。
3、不要离题
当您想就远程会议期间出现的新主题进行对话时，您需要遵守议程或留在会议主题上。这将帮助您保持在指定的时间限制内。在会议结束时及时进行问答。这样一来，您就可以浏览您的内容，并在不影响会议的情况下仍能吸引与会者。
4、让每个人都有机会参与
如果您使用投票、实时问答、聊天等工具，或者允许他们自己取消静音，与会者通常会更加投入。它会打断说话，让他们的眼睛盯着屏幕，准备好接受新的指令。
在现场活动中，民意调查是观众参与的主要来源，而且仍然可以。为了促进网络，您可以在会议开始时就与会议无关的事情进行民意调查，这样每个人都可以在个人层面上相互了解。
实时问答让与会者有机会与演示者互动。它可以帮助与会者感觉到演示者不仅在对他们说话，而且在与他们交谈。如果您决定再次介绍该主题，他们提出的问题可能会帮助您为未来的活动定制内容。
会话聊天允许与会者通过消息系统轻松地相互交谈。聊天可以让与会者根据需要轻松获得故障排除帮助，并最终帮助确定良好体验与出色体验之间的区别。
根据活动的类型和规模，您可能希望确保在远程会议期间听到所有声音。在以网络或讨论为重点的小型会议中，给予平等的发言时间很重要。对于那些说话不那么快的与会者，一定要给他们一个分享想法的机会。要么找个时间邀请他们发言，要么他们可以通过上述媒介之一发表意见。您永远不会知道，他们可能有一个尚未有人考虑过的想法或立场，他们的意见可能会引发全新的讨论，这可能是您会议中最难忘的部分。
5、为您的会议使用合适的平台
当您计划远程会议时，您希望确保拥有正确的技术来主持您的远程会议。Zoom 或 WebEx 等网络会议工具适用于较小的内部会议。如果您希望举办全部门会议或旗舰用户会议，您可能希望考虑使用虚拟活动平台。
创建虚拟活动平台以支持具有各种视频查看选项和更多交互功能的大型会议。您的一般会议技术通常就是为此而设计的——会议。根据您的需要选择正确的技术。
三、听取反馈
鉴于远程会议将继续存在，您应该尽可能地改进它们，这意味着听取反馈。让与会者在您的活动结束后进行调查，让您知道他们对他们的活动体验做了什么，不喜欢什么。实施他们的反馈将改善您的下一个活动，并让与会者回来更多。
四、远程会议会消失吗?
我们都期待着有一天我们可以再次与人们面对面会面，但我们也看到了在您的会议中使用远程/虚拟组件的价值。那么，远程会议会消失吗?不完全的。当我们返回现场活动时，仍然会有一个虚拟组件。
混合赛事很有可能比以往任何时候都更受欢迎。您几乎可以接触到的与会者数量是无与伦比的。
由于远程会议，活动策划者拥有可以将其带入市场的新技能，包括技术专长、营销技能等。
