2022.08.30
简单而小型的会议在组织的整个活动计划中一直发挥着重要作用。但在恢复的道路上，他们将在重返现场活动中占据更突出的位置。
根据Cvent 和 GBTA 在 2021 年 4 月进行的一项研究，小型会议可能比大型活动恢复得更快。52% 的受访者预计，他们公司的面对面小型会议(参加者人数不超过 50 人)的数量将在一年内恢复到大流行前的水平。将这与大型活动(超过 50 名与会者)的情绪进行比较，46% 的人预计他们需要大约两到三年才能恢复到大流行前的水平。
1、什么是简单会议和小型会议?
一个小型而简单的会议通常是根据各种因素来定义的，包括预算、与会者人数、场地要求和成本谈判的复杂性等。但展望 2022 年，另一个需要牢记的重要因素是此类会议的数量与大型面对面活动相比的数量。
但“小”和“简单”并不总是意味着“容易”。除了上述因素外，策划者还必须考虑餐饮策划、邀请、注册、参与策略、活动后调查等。过去 18 个月主要是虚拟会议，网络研讨会现在适合您的整个活动计划吗?
当您为 2022 年的简单和小型会议做准备时，无论是虚拟会议、面对面会议还是混合会议，重要的是要了解自助服务技术如何帮助活动所有者节省时间、简化流程并提供有影响力且独特的与会者体验。
2、通过集中您的会议管理获得可见性
团队可以从参与远远超出中央会议管理程序的活动规划过程中获得巨大价值。但是，活动策划者和会议利益相关者如何确保这些会议的可见性?他们如何知道这些会议是否符合他们公司的会议政策?他们如何向内部利益相关者报告会议总支出以证明投资回报率?
如今，正确的活动技术解决方案可以帮助与利益相关者会面，轻松支持所有此类任务。例如，Access Portal™是为利益相关者或活动所有者创建的，作为接收公司政策、查看会议请求、提交会议分析报告等的入口点。
它不仅有助于集中会议请求，还确保遵守公司政策和注意义务。活动利益相关者还可以报告整个活动生命周期，并清楚地了解归因于您的活动的销售渠道和已关闭的业务。
3、在 2022 年利用自助会议技术
随着简单和小型会议数量的增加，跟踪它们的数量变得更加棘手。2022 年，随着您的团队开始亲自回归，小型和简单的会议可能会大大超出中央规划团队可以合理容纳的数量。这就是活动所有者开始想知道他们是否可以找到合适的工具来收集注册和自己管理这些会议的地方。
自助服务技术将在实现这一目标方面发挥巨大作用。可以帮助活动所有者了解自助服务解决方案如何帮助小型和简单会议的一些目标是：
提高 IT 安全性并确保符合公司政策。
提高效率并更快地获得更多响应。
确保品牌一致性，以避免进一步的数据不一致。
确保对您的简单会议的可见性，避免使用电子表格或免费调查工具创建的盲点，以跟踪与会者、预算支出等。
4、具有即时预订解决方案的市场会议室
如果您是专注于简单和小型会议空间的买家或供应商，并且希望避免传统的 RFP 流程，那么即时预订解决方案是最简单的前进方式之一。
即时预订解决方案不仅可以节省时间和成本，还可以让您提供实时库存以帮助赢得小型会议业务——所有这些都无需 RFP 流程。它还通过预先设定的条款和条件使销售过程更加顺畅，从而使合同变得更加容易。作为场地供应商，在选择即时预订解决方案时需要牢记以下两点：
确保该工具允许集成并拥有正确的技术，这样您就不必在多个地方重复输入和管理库存。能够实时访问库存的解决方案提供商可以让供应商轻松地在工具中提供该信息。
确保即时预订工作流程无缝、整体地整合到您的活动技术平台中。
5、网络研讨会作为简单的小型会议
网络研讨会在小型和简单的会议中占有重要地位，因为它们允许您与观众分享更亲密的时刻，并最终促进有影响力的互动。但是，我们不要将“简单”和“小”与“平淡无奇”和“未经排练”混为一谈。作为活动负责人，您仍然需要有意识地处理您的内容，以充分利用您的网络研讨会。
网络研讨会在 2022 年的总体活动计划中适合哪些方面?
并非所有活动都是网络研讨会，但所有网络研讨会都是活动。因此，如果您在网络研讨会期间没有在整个活动计划中与观众一起查看每个接触点，那么您可能会错过收集有关观众的更深入见解并在以后讲述一个有凝聚力的故事的机会。
例如，如果您计划在那年晚些时候举行一次混合用户会议，您可能想了解哪些网络研讨会表现最好并扩展这些研讨会。这是开始计划过程并了解您的网络研讨会如何融入您的总体活动计划的好地方。
您如何创建更有影响力的网络研讨会?
在您的网络研讨会期间，在旅程的每一步都为您的观众创造深思熟虑的参与度。从最初的电子邮件邀请到注册过程，然后从现场演示到演出后的剧本，始终寻求创造让您远离喧嚣的时刻。
这些参与机会是您跨过一条充满其他品牌争夺观众时间、注意力和金钱的汹涌河流的垫脚石。因此，投资一个网络研讨会解决方案，让您创建一个对您的观众来说轻松愉快的品牌之旅，并且可以产生引人入胜的内容，而不仅仅是在幻灯片上谈论的人。当您考虑如何吸引观众时，请确保您的网络研讨会解决方案包含一个分析组件，该组件可根据每位与会者的行为为您的团队提供可操作的见解。
6、简单和小型会议的未来
作为营销人员和活动策划者，如果我们开始将简单和小型的会议视为完整的活动，我们的观众也会效仿。我们必须摆脱将这些会议视为低强度的演示文稿。简单和小型会议和网络研讨会的世界将由开始创建引人入胜且深思熟虑的内容的组织主导，值得展示。
今天，我们都瞄准的事件基准是相似的，因为我们使用的是相同的策略。如果我们开始为简单而小型的会议制定策略，这些会议计划周密，充满深思熟虑的时刻，我们的观众将开始出现，期待他们不想错过的真实、现场互动。这就是品牌在 2022 年及以后与客户建立牢不可破的纽带的方式。
