2022.06.06
由于与计划、沟通和资源分配相关的一系列因素，成本超支、日程安排不当和客户不满意等都可能会影响最终活动的呈现效果。以下是五个最常见的活动策划错误，以及聪明的活动策划者可以避免它们的方法。接下来就随深圳时光在线活动策划小编一起看看吧!
错误一：没有分配正确的资源和正确的技能
问题：很明显，适当的活动人员配置至关重要，但不正确地分配资源是最常见的活动管理错误列表中的首位。没有合适的人来管理事件可能是灾难的根源。成功举办活动的关键是让合适的人拥有合适的技能。世界上所有的计划都无法克服人才的不足。
解决方案：活动经理需要全面了解他们所有资源的技能和工作量，包括供应商、承包商和外包商，他们经常被排除在技能评估之外，即使他们正在做“巨大”的工作。在规划过程开始时对所有资源进行全面评估可以提供对每个人的技能和工作量的这种可见性。一旦活动策划者了解每个人的能力以及谁在做什么，弄清楚如何在无数元素和日常工作中分配资源就变得容易得多。
错误二：未能跟踪事件范围的变化
问题：与大多数现实生活场景一样，大多数事件都会在重要日子之前改变计划和范围。未能跟踪最小的变化可能意味着预算失控或不可能的时间表。
解决方案：遵循正式的“变更跟踪流程”是一种简单但非常有效的方法，可以记录、沟通和控制变更。请求更改(例如增加座位容量或更改餐饮服务)的个人需要解释具体更改，活动经理需要确定该请求将如何影响预算、时间表并将其传达给所有其他相关利益相关者。
错误三：忽略墨菲定律
问题：如果有任何事情可能出错，它很可能会出错!事情发生在最后一刻，让每个人都对此感到惊讶。因此，当活动策划者试图清理他们没有预料到的混乱时，活动就陷入了混乱。
解决方案：作为活动策划过程的早期部分，执行活动风险评估。留出时间与您的活动团队一起集思广益，讨论可能导致活动脱轨、导致预算超支或阻止您交付预期结果的情况。然后找出可以减轻这些风险的方法。这个练习不需要很长时间，它对于在计划开始之前了解薄弱环节非常有帮助。
错误四：缺乏经验丰富的活动经理
问题：如果没有经验丰富且知道自己在做什么的活动经理掌舵，活动策划可能会迅速失控。
第一步是聘请具有认证和了解和管理客户需求所需的技巧的活动经理。优秀的活动经理拥有“软技能”的正确组合，并且可以展示如何促进计划会议、管理风险和处理各种不同的利益相关者。这实际上取决于人际交往能力，尤其是考虑到不同的利益相关者。
错误五：不遵循标准、可重复的事件管理流程导致的简单流程错误。
问题：这是一个比大多数活动策划者想象的更常见的活动管理错误。缺乏商定的 uopn 计划增加了与活动相关的任务将落空的风险，活动将在最后一刻出现问题，预算不足并最终错过主要目标。
解决方案：一个定义明确并达成一致的活动计划有助于策划者有效地处理每一项任务，并提高对活动执行所涉及的所有活动的适当认识水平。拥有用于范围界定、调度、分配资源和与利益相关者沟通的可重复流程的基线可以消除与事件相关的大量猜测。
