一场经销商大会怎么策划？定目标、分预算、排议程的实操全拆解

对于经销商大会策划来说, 核心重点根本就不是去搞排场那一套, 而是必须把目标对齐、节奏卡死、预算精准这三件事做到位。只要把这三件事都搞对了, 这场大会就已经成功了一半。

筹备一场标准的经销商大会, 从开始到最后结束, 整个周期需要花费60天到90天的时间, 这整个过程是分成了立项、筹备、执行和复盘这四个阶段, 其中涉及的内容非常多, 比如如何设定目标、怎么选场地、怎么编排议程安排会议的流程、还有在现场怎么进行管理控制等等, 这里头有一连串的关键节点加起来多达十多个, 下面的内容就按照实际操作的各个维度, 一个一个地把这些环节都详细地剖析开来给大家看。

定目标与选形式

确立目标的时候, 千万不要只写“提升品牌影响力”这种没有实际意义的大话, 一定要把内容具体化到一个可以拿来验证的数字上面, 比如在这一年里面要使得现有的经销商里面有百分之八十七的都能够完成续约的工作, 同时要再去增加五十个区域代理的存在, 同时现场的签约金额至少要保证不会低于三千两百万元, 这些相关的数字需要全部放进方案的第一页里面去, 等到所有的人都对这些数据达成一致之后才能继续推进后续的其他工作。

形式的选择直接取决于目标是什么。如果偏向于提供激励, 那么就走年会晚宴加上颁奖的路线。如果侧重于招商, 那就走产品发布再加上现场签约的路线。要是侧重培训的话, 就采取两天一夜的工作坊路线。千万别什么东西都想加进来, 因为一场大会只打一个核心主张, 如果弄得太杂, 经销商肯定就记不住了。

预算分配与场地选择

我们总预算的建议分配方案是这样的, 就是把场地餐饮占百分之四十, 物料搭建占百分之二十五, 嘉宾差旅与交通占百分之十五, 剩下的应急预留占百分之二十。如果年预算低于80万, 那就得把外请明星嘉宾和大型演艺环节给砍掉。之后要把省下来的这个钱, 投到经销商专属体验区上面去。

场地的总容量是按照经销商实际到场的人数乘以1.3这个系数来计算的, 这样做是为了给座位留下的余量以及媒体区域提供足够的空间。

在一线城市, 如果想要预订四星级或者五星级的酒店场所, 每天的报价大概在12万元到18万元这个区间, 而在二线或者三线城市这个费用是可以压低到6万元到10万元的这个范围的, 但是一定要注意提前90天的这个时间周期去锁定场地资源这一点是非常关键的, 一旦到了旺季价格就会直接变成原来的两倍, 而且那些特别好的日期也是非常难抢到的。

议程设计与现场执行

总议程时长要控制在4个小时以内, 这其中还包含了30分钟的午休时间。前2个小时主要用来讲解年度战略以及产品矩阵的情况。后2个小时则用来进行签约仪式和年度的颁奖活动。高管的发言内容需要严格限制在15分钟之内, 把时间留给区域经理来分享他们真实的打单案例, 因为经销商更加愿意听取这类内容。

这一天要执行的活动会设定为AB两种流程, 主持人会一直掌控着整场的现场气氛, 每隔三十分钟就要切换一下内容的节奏, 这样做的目的是为了让人不容易感到疲劳。

在现场安排了两个人作为机动人员, 他们的任务就是专门去处理那些突然发生的事件和状况, 对于一些备用的方案比如嘉宾迟到了该怎么说话以及设备出现了故障时用替代的PPT来应对这些情况, 都是在活动的前一天就已经把话术写好了并且完成了排练的工作。

核心答疑

经销商的会议活动, 具体来说是开得多频繁呢。年度层面的大会是安排1次。季度层面的区域沟通会，这样的形式要举办4次。关于时间点的选择, 年度大会放在第一季度是比较建议的。

第一季度对应的时间范围是农历的一月到三月。这样做的逻辑在于, 它踩在了经销商那边进行全年计划制定的周期节点上。因此, 从效果上看, 转化效率会是处于较高的状态。

如果预算有限, 怎么通过操作来降低成本呢, 具体的办法有这些, 比如把LED大屏换成高清投影, 这一项措施可以节省8至12万元, 再例如减少外请讲师改为进行内部分享, 这项改进可以再省下5至10万元, 另外在场地选择上, 可以挑选非核心城市, 这样又能额外再削减30%的花费, 把这三项做法结合起来计算的话, 总计是可以压掉总预算的30%的。

要点总结

先把目标定量化, 实行一场会议一次一张方案的机制, 预算执行时要按照四比一的比例进行分配, 会议的议程时间不能超过四个小时, 并且要提前九十天完成场地的锁定工作。