企业年会策划怎么落地不翻车 预算与流程一次讲清

在筹划企业年会这个事情上面, 最核心的要点其实是先把预算给定了, 然后再按照截止日期去倒着安排时间, 之所以会有非常多的事情做砸或者是搞不定, 通常不是因为大家没有好的点子或者创意不够好, 而是因为各个步骤的时间节点没有对齐, 导致顺序乱了套。

一场合格的企业年会策划（以下简称“年会策划”）, 它是涉及场地、预算、流程和供应商这四大维度的工作内容。它适用的规模范围是从50人的部门聚会, 一直到500人以上的全公司大会。接下来要按照倒金字塔的方式来逐层拆解分析。

预算分配比例怎么定

在年会整体预算安排方面, 场地与餐饮相关的花费比例处于百分之四十到百分之五十之间。舞台灯光音响的投入占比达到百分之二十。节目内容与嘉宾邀请方面的费用占百分之十五。物料准备以及奖品设置部分的费用为百分之十。

针对人数不足五十人的团队, 人均预算指标应当严格限制在八百元以内。而面对两百人以上的群体, 业内建议将人均标准提升至一千五百元。倘若单个平均预算超过了两千元，那么必须启动财务部门专项审批流程, 以此来规避方案中途被删减的风险。

奖品的设置是遵循80-15-5法则的, 其中百分之八十是普惠奖, 这类奖品的单价是不超过一百元的, 百分之十五是等级奖, 奖品包括了家电和数码产品这些内容, 还有百分之五是特等奖, 奖品类型可以是旅游基金或者大额奖金。需要特别说明的是, 特等奖的金额是不允许超过总预算的百分之三的。

执行时间线怎么倒推

从开年会的当天往前推, 提前三十天的时候要把场地还有主要供应商给锁定住。提前二十一天的时候, 必须把节目的单子和邀请的嘉宾确认清楚。提前十四天的时候, 所有需要印刷的东西的设计工作都要做完并送去印制。

提前七天的时候, 全体人员要集合在一起进行彩排, 还要走位和过流程。在进会场搭建的前一天, 要进行现场的搭建以及最后的验收工作。每一个时间节点上都必须设立一个唯一责任人, 如果超过了二十四小时还没做完, 事情就会自动升级交给项目总监来处理。

彩排这个过程要去做至少两遍, 头一遭去把整个的流程顺序给核对清楚, 到了第二次就把可能出现的那些突发状况的应对办法拿出来对一下, 比方说话筒没声音了怎么办, 嘉宾迟到了该怎么办, 还有突然停电了要怎么应付, 这两次排练之间的时间间隔一定要保证至少有四十八个小时长, 这样就是为了能够留出足够的时间窗口来进行调整和修改。

哪些环节最容易踩坑

翻车的情况集中在三个方面, 第一个方面是餐饮没有进行过敏原的排查工作, 这导致了现场出现了投诉, 第二个方面是直播推流的带宽不够充足, 这导致了出现卡顿超过15秒的问题, 第三个方面是奖品发放的时候缺乏签收记录, 这使得后续审计没有办法形成闭环。

我们规避的方式现在已经是明确的了, 餐饮这边的供应商必须得提供出他们的那食品经营许可证, 而且还得给出当日的留样报告, 直播时的带宽是按峰值人数来算的要预留两倍的空间, 奖品那个签收环节是采用电子扫码再加纸质的那种双备份的模式, 保留的时间周期是不少于一年的。

核心答疑

如果参与人数少于50人, 那么可以主要由内部团队自主负责整体的策划工作。但是如果人数超过100人, 那就建议引入外部的专业供应商来具体负责灯光以及舞台布置的相关事项。在这样的情况下, 内部团队可以把主要精力和时间, 专注于内容的设计以及互动环节的安排上。

在这次线上混合的年会里面, 线上一部分的资金会占到总预算的15%至20%, 主要的钱花在了平台授权和互动工具上面, 完全不需要去单独建直播间。

要点总结

预算要提前确定好, 时间的安排要从最后的时间节点开始往后反推, 奖品的分配要遵循百分之八十是主力奖品、百分之十五是次级奖品以及百分之五是备用奖品这样的原则, 活动的流程要同时进行两轮彩排来进行检查, 对于供应商的资质要进行严格的核对与验证。