2022.12.07
据GBTA集团和会议委员会称，战略会议管理(SMM)管理企业范围内与会议相关的流程、开支、数量、标准、供应商和数据，以实现与组织的战略目标/愿景相一致的可衡量的业务目标，并以量化节约、风险缓解和服务质量的形式提供价值。
平均而言，会议支出占年销售额的0.5-1%，T&E总支出的25-30%，风量的60%，或收入的2-3%。你的估计与这些数字一致吗?如果没有，那么在您的公司中有一个巨大的机会来发现隐藏的会议支出，并实施会议计划来提高可见性、降低风险、自动化业务流程和削减成本。
谁使用战略会议管理?
人们很容易认为SMM的目标是大公司，但事实并非如此。虽然最大的公司往往有复杂的项目和活动，但这并不意味着它们是唯一可以从SMM项目中受益的组织。小型、中型、TPP和大型公司都可以实施SMM。如果你一年在不同的地方有多个活动，那么你可以利用SMM。如果有许多员工和大量的收入，该组织应该研究SMM。SMM项目中的大多数会议都是小型的。这种复杂性来自会议的数量以及安排所有这些活动所带来的挑战。如果你有一个全年都有许多会议的活动计划，分布在许多员工中，并且要求卓越，那么SMM就是你的选择。
证明活动投资回报率
证明SMM项目的价值很简单。归根结底是投资回报率(ROI)。首先，问问你自己——你的公司花了多少钱，有什么好处?
如果没有一个合适的计划，你就有一个在不同系统中建立的会议网络，这意味着不同的活动所有者对它们的预算都是不同的。因此，费用跟踪是一项几乎不可能完成的任务。要花几天时间才能找到每个策划小型会议的人，并了解他们是如何记录费用的。然后，你需要创建一个衡量成功的总体标准，这是一个挑战，因为没有一个会议是在这个标准下计划的。
说到节约成本，你错过了很多。同样的，当你批量购买而不是单独购买时，你可以节省开支，但你却错过了节省开支的机会，因为你没有与场馆、餐饮等提供持续服务的机构达成交易。
SMM等于测量工具加上可见性
有了正确的工具，跟踪投资回报率变得容易。这不仅仅是简单的成本。规划项目伴随着他们自己的一大堆问题。从安全问题到合规问题，如果你不能用一个工具监控所有的公司会议，你就有可能让公司面临未来的困难。
风险管理和SMM
风险总是会有的。但这并不意味着你不应该做好准备。第一，知道风险，有意识。在会议和活动领域，有很多地方可能会出错。你必须了解与会者的旅行安全问题、活动的保险范围、GDPR等数据隐私法以及合同协议。最好的方法是降低这些风险就是制定一个有清晰流程和可见性的计划。如果每份合同都需要一个特定的权威来审核和签署，这就确保了一致性。通常，当你试图完成一项任务时，过程会因为减缓动力而被人瞧不起，但实际上，它们创造了一种抵御风险的保障。
客户体验很重要
很多人在规划的时候，体验就变了。这可能是好的，也可能是坏的，但是如果有选择的话，你难道不会选择一个合作项目来整合策略以创造最好的活动吗?没有人从中得到任何东西的会议是没有意义的。简单明了。SMM是改善体验的好方法。从注册和徽章等现场工具到数据和分析，这是一种流畅的体验。没有必要担心品牌，因为它很容易保持一致。通过流程实现，您可以为会议创建一个基本的期望，并获得更好的体验。有了SMM，你可以很容易地将每次会议作为在组织层面而非个人层面成长的机会。
这是一个更好的计划
SMM把一年无数活动的计划从混乱中解脱出来。有更严格的角色指南，清楚地阐明了每个计划者的责任和如何计划。谁愿意每次都从零开始?已经重复做了一百遍的东西，没有必要再去创造新的东西。最重要的是，尽可能利用最好的工具并进行协作。
