2022.11.30
根据 GBTA 团体和会议委员会的说法，战略会议管理 (SMM)是对企业范围内与会议相关的流程、支出、数量、标准、供应商和数据的管理，以实现与组织战略目标一致的可衡量业务目标/vision，并以量化节省、风险缓解和服务质量的形式提供价值。
平均而言，会议支出计算为年销售额的 0.5-1%、T&E 总支出的 25-30%、风量的 60% 或收入的 2-3%。您的估计与这些数字一致吗?如果没有，您的公司将有巨大的机会发现隐藏的会议支出并实施会议计划以提高可见性、降低风险、自动化业务流程并削减成本。
谁使用战略会议管理?
人们很容易认为 SMM 针对的是大公司，但事实并非如此。虽然最大的公司往往有复杂的计划和活动，但这并不意味着它们是唯一可以从 SMM 计划中受益的组织。SMM 可用于小型、中型、TPP 和大型公司。如果您每年在不同地点举办多个活动，那么您可以利用 SMM。如果有很多员工和大量收入，组织应该考虑 SMM。SMM 计划中的大多数会议往往规模较小。复杂性来自于大量的会议以及安排所有这些活动时出现的挑战。如果您的活动计划全年举行多次会议，分布在许多员工身上，并且需要卓越，那么 SMM 适合您。
证明活动的投资回报率
证明 SMM 程序的价值很简单。它归结为投资回报率(ROI)。首先，问问自己——你的公司花了多少钱，有什么好处?
如果没有适当的计划，您就会拥有一个在不同系统中设置的会议网络，这意味着不同的活动所有者对它们的预算都不同。因此，费用跟踪几乎是不可能的任务。跟踪计划召开小型会议的每个人并了解他们如何跟踪费用需要几天的时间。然后，您需要创建一个衡量成功的总体标准，这是一个挑战，因为没有一个会议是根据该标准计划的。
在节省成本方面，您主要是错过了。同样，您可以在批量购买而不是单独购买时节省开支，如果不与场地、餐饮等进行经纪交易以提供持续服务，您就会错过节省的费用。
SMM 等于和测量工具加上可见性
使用正确的工具，跟踪投资回报率变得很容易。它不仅仅是简单的成本。计划程序带有自己的问题。从安全问题到合规问题，如果您无法使用一种工具监控所有公司会议，那么您就有可能让公司面临未来的困难。
风险管理和 SMM
总会有风险。但这并不意味着你不应该做好准备。首先，了解风险并意识到它们。在会议和活动世界中，可能会出现很多问题。您必须了解与会者的旅行安全问题、活动的保险范围、GDPR 等数据隐私法以及合同协议。减轻这些风险的最佳方法是制定一个具有清晰流程和可见性的计划。如果每份合同都需要指定的权限来审查和签署，那么可以确保一致性。通常，当您尝试完成一项任务时，流程会因为减缓势头而被看不起，但实际上，它们创造了防范风险的保障措施。
客户体验很重要
当许多人都在计划时，体验会发生变化。这可能是好事也可能是坏事，但如果可以选择，您是否会选择一个协作计划，将策略整合在一起以创建最佳活动?没有人能从中得到任何东西的会议是毫无意义的。干净利落。SMM 是改善体验的好方法。从注册和徽章等现场工具到数据和分析，这是一种流畅的体验。无需担心品牌，因为它很容易使其保持一致。通过流程实施，您可以创建具有改进体验的会议的基本期望。借助 SMM，您可以轻松地将每次会议用作在组织而非个人层面成长的机会。
它使程序更好
SMM 消除了每年计划大量活动的困惑。有更严格的角色指南，清楚地阐明了每个计划者的职责以及如何计划。谁愿意每次都从头开始?完成一百次之后，就没有必要创造新的东西了。最重要的是，尽可能利用最好的工具并进行协作。
