2022.11.22
每一天，都有新的冒险等待着。也许您正在寻找将特殊场合吸引到您的场地的方法。或者，手头的任务可能是重新设计您的会议空间，使其更加开放和吸引人。您甚至可能正在制定一项提高追加销售收入的计划。
关键是，从来没有一个沉闷的时刻。一百万个小步骤可以在您的场地创造非凡(且有利可图)的活动体验;作为一名酒店专业人士，您在将所有这些结合在一起方面发挥着重要作用。
这是一个相当大的挑战。
但这也是一个难得的机会。例如，考虑到卧室的入住率徘徊在 80% 左右——而会议空间大约有 70% 的时间是空的。这是一个很有希望的情况，您的许多竞争对手已经在利用，团队活动销售团队负责照顾客户、寻找新活动并建立关系。
然而，事实是，无论您对团体活动业务多么熟悉，高效和盈利地运营运营都可能是困难和混乱的。因此，无论您是活动款待领域的新手还是拥有长期成功记录，本指南都旨在帮助您破解它是什么、如何运作以及为什么它对您的业务如此重要的密码。
集团业务的基础：供求关系
一般来说，团体会议和活动都是关于酒店房间、设施和会议设施的供应，以满足需要安排活动的策划者的需求。尽管供需平衡可能会出现波动，会议需求的增加可能会导致酒店价格上涨，这将有助于刺激新的建设，尤其是在主要地区以外的地点城市。以下是活动行业市场的各个方面：
要求：
由负责会议和活动的策划者和其他公司推动，无论规模大小。他们组织和计划活动、寻找和预订场地、管理注册并处理活动登记。通常，他们还管理现场体验，并且对与会者的满意度非常感兴趣。他们通常负责报告活动的投资回报率 (ROI) 以及整体体验。
供应：
由拥有会议空间和资源的酒店经营者和其他场所提供。他们提供卧室、食物、饮料和其他符合需求方需求的便利设施。目的地营销组织 (DMO) 也适合这里，因为它们代表目的地。在此过程中，他们通常会提供前往酒店的线索，并帮助安排规划者和酒店经营者之间的联系。
集团业务生态系统
随着规划者推动业务的需求方，场馆努力通过技术、营销和建立关系来满足这些需求。了解这些关系如何运作至关重要，因为它表明团体活动的成功是如何建立在依赖组织和人员的复杂生态系统之上的，所有这些都致力于保持供需平衡。这是一个基本定义：
策划人员：这些专业人员负责设计和安排会议和活动。他们为公司、协会、组织、专业机构等工作。如果您是酒店经营者，您应该记住每种类型，因为他们是那些正在搜索和预订您的场地的人。
DMO：这些组织促进前往特定地区的旅行。它包括旅游局以及会议和旅游局(CVB)。将他们视为您销售团队的延伸，因为他们总是渴望推广该地区以及您的酒店。这些专业人士中的许多人还负责为规划者寻找场地。
场所：设施、餐厅和许多其他场所都可以作为会议场所。事实上，最近的趋势表明，酒店会议室的传统理念正在为更具创意的选择让路。例如，一些企业策划者现在正在寻求为他们的活动创造一个更像节日的环境。
技术：从大型在线采购平台和数字营销到线索评分、分析和运营软件，Cvent 等公司通过创新解决方案帮助场馆和规划师。
客户行为的趋势和转变如何改变集团活动业务
考虑到所有因素，活动业务可以被认为是简单的。你有一个酒店房间和会议中心。也许还有一家餐馆。他们想用它来举办派对或谈生意。很简单，对吧?
好吧，也许不是。事实上，活动的预订、注册和管理是复杂的，并且取决于包括成本、可用性和客户期望在内的数千个变化因素。最重要的是，当今快节奏变化的环境迫使酒店专业人士紧跟最新趋势。对于每一个伟大的想法，规划者的期望都会发生变化——这意味着场地管理者需要准备好在趋势成为永久现实时进行调整、优化和应用。以下是一些需要考虑的因素：
想想客户的力量。在互联网和社交媒体出现之前，客户抱怨的权力有限。但是，现在您可以实时获得他们的反馈。仅这一事实就推动了提高客户满意度的需求。现实情况是，数字媒体创造了一个透明和共享体验的环境，使客户能够收集信息和影响他人。
销售过程越来越多地掌握在营销人员手中。规划人员习惯于在线研究产品和服务。当他们准备好与销售人员交谈时，他们已经缩小了选择范围，并且通常清楚地知道哪些酒店和供应商可以满足他们的需求。您面临的挑战是在流程的早期接触到规划者，并在正确的时间传递正确的信息。
隐私和数据安全至关重要。规划者想要更多的个人体验，但他们也想要增加隐私和安全性。在大规模数据泄露、不安全的 Wi-Fi 网络和不一致的销售点标准的时代，这可能是一项艰巨的任务。越来越多的酒店将数据保护和隐私放在首位。在欧洲，场所的任务是满足欧盟通用数据保护条例 (GDPR) 中详述的个人身份信息 (PII) 要求。然而，无论您的酒店位于何处，都需要数据保护。在大数据时代，酒店专业人士首先需要保护和保护客户数据。
技术成为体验的一部分。就在几年前，人工智能 (AI) 还是名为“Connie”的希尔顿礼宾机器人。今天，它的功能远不止于此——并有望成为所有场馆运营中不可或缺的一部分。从聊天机器人到语音激活技术，人工智能和其他类型的技术正在帮助提高集团业务的效率。
技术将集团生态系统整合在一起
技术为集团商业生态系统的各个方面提供动力，在整个场地的研究和考虑过程中连接规划者和供应商。规划人员使用技术来获取、创建和管理所有类型和时刻的事件，从规划到注册和事件后分析。
另一方面，场地专业人士使用数字平台和技术来帮助增加收入机会并提高运营效率。这包括营销工具、工作流技术等。
这两个连接单元的实际使用如下所示：
策划人员会前往在线采购平台研究场地、发送 RFP 并为他们的活动进行选择。这些强大的平台吸引了负责数十亿美元场地支出的活动策划者。
场地通过使用数字营销工具在这些平台上竞争潜在客户和兴趣。这是供应商与规划人员建立一对一关系的好地方。
一旦选择了场地，酒店经营者就会利用通信和运营软件来帮助最大限度地提高活动体验和业务价值。这包括诸如房间块技术、分析等解决方案。
