2022.11.17
随着电子或 eRFP 的出现，这似乎是一项相对容易的任务。但是，如果 RFP 没有写清楚并且目标场所没有充分定义，它实际上会在酒店业中造成混乱、混乱和竞争。所以让我们把磁带卷回到开头。回顾什么是 RFP，为什么要编写 RFP，以及获得出色响应所需的核心要素。
1、什么是征求建议书?
提案请求 (RFP) 是组织向潜在供应商发出的请求。买方对服务采购感兴趣，并要求潜在供应商及时提交业务提案。这些要求都是相同的，以便以全面和公平的方式评估响应。
2、为什么要发送 RFP?
大多数活动组织者发送 RFP 是因为他们在新城市开会和/或在特定地点没有已经建立的跟踪记录。由于满足要求的变化，他们也可能只是在寻求改变。会议明显变大或变小，预算被削减或形式正在大修。不管是什么原因，现在是时候环顾四周了。但是，请确保您已准备好进行更改。换句话说，将您计划继续使用的已建立场所与他人“对抗”是不道德的。
3、讲述你的故事
花点时间向您的 RFP 收件人提供您公司的全面概览以及您要求他们投标的会议。确保供应商了解您的需求以及您认为他们的酒店或会议中心非常适合的原因。请务必说明您发布 RFP 的原因。你在尝试一个新的城市吗?对之前的场地不满意?保持透明并分享“为什么”。此外，请务必在您的叙述中包括在您之前的会议中哪些有效，哪些无效。最后，讨论本次活动的优势和挑战。如果您的优势是出席人数持续增长，但您面临预算固定的挑战，请提前让他们知道这一点。您在宏观层面上让他们尽可能多地了解您的会议，从而减少不确定性，并希望鼓励酒店营销人员完成您的请求。
4、定义你的目的
以简洁明了的方式告诉他们您希望从活动主持人那里得到什么。这是一次性的活动，还是您希望在这个目的地举办多年的会议?如果一切顺利，有没有可能把这个场地纳入你的会议轮换?让他们提前知道——因为未来业务的可能性可以帮助他们更加甜蜜地交易。不要忘记包括您的活动目标。您的组织希望从这次活动中完成的前三到五件事是什么?场地如何提供帮助?
5、提供包容性活动简介
请务必以您的姓名开头，以及公司和活动的名称。
让他们知道您属于哪种类型的细分市场——协会、公司、政府、非营利、宗教或社会。酒店或会议中心的销售人员通常将他们的员工定义在这些细分市场中，这使得最有资格的人能够最好地回答您的询问。
让他们知道这是否是第一次活动
如果不是，请分享您持有它的年限，以及过去三年在以下领域的平均值：总出席人数、预订的总房间夜数和使用的会议空间。
让他们知道您的会议有多少天
如果您在活动结束之前或之后需要卧室和会议空间。此外，告诉他们您打算举办活动的日期以及这些日期是否灵活也很重要。
尽可能确定您的会议空间要求
同样，查看历史会有所帮助，但如果您没有历史可继续，请确定您将进行多少次一般会议(这是每个人都参加的会议)以及同时进行多少次分组会议(较小的个人会议)。此外，找出他们最大房间的最大容量，包括普通房间和分组会议。
告诉受访者您的与会者
让他们了解他们的年龄、性别、职业、教育水平、位置以及他们中的大多数人是开车还是飞往目的地。确定他们在会议停机期间喜欢做什么。让酒店或会议中心知道他们是否可能带他们的伴侣和/或家人参加此活动。
您的与会者和/或他们的家人在空闲时间想做什么?
去海滩、使用健身中心、打高尔夫球、在泳池边闲逛和使用水疗中心?还是他们最有可能到场外参观景点并在当地餐馆用餐?这些可能性是否在会议中心或酒店的步行距离之内?要求酒店根据您的与会者需求确定他们必须提供的服务。
6、活动场地指南
如果您的活动包含贸易展览部分，请为场地提供所需的总空间、预期的展览数量以及您是否需要安全展览空间的指示。此外，关注典型的参展商资料。这将包括人口统计信息，例如年龄、性别和兴趣。确定他们是否会参加会议以及是否会带家人。
7、分享预算指南
重要的是要分享您的卧室价格范围以及房间预订是由您进行还是直接与酒店进行。分享您的整体餐饮预算，并要求回复包括税金、服务费和小费。此外，试着了解每餐的人均价格。
确定以下项目的价目表：
度假费，这是酒店强制收取的每晚附加费，用于支付某些设施的费用，这些费用通常是每晚固定的金额
停车，包括代客泊车
互联网和公用事业费，其中包括基于 Wi-Fi 连接成本以及会议期间使用的电、水、下水道、蒸汽、燃气和其他燃料的估计成本的附加费
开瓶费，这是当您携带自己的酒在活动中饮用时，场地收取的每瓶费用
搬入/搬出和/或索具的工会劳工费
8、证明截止日期
当您需要将提案退还给您时，请告诉酒店和/或会议中心。让他们知道您何时进行初始剪辑以及之后是否需要进行演示。让他们知道在您做出最终决定之前是否需要进行现场检查以及最终决定的大致日期。
9、使用模板和在线资源
寻找一些免费模板来帮助您构建自己的 RFP。如果您通过电子邮件将您的 RFP 发送到不同的酒店和目的地，请使用它来根据您的特定需求定制模板。您还可以使用供应商网络搜索并向全球 234,000 多个场所发送提案。将您的 RFP 发送到选定的场地后，您现在可以将其添加到 RFP 展示中，尚未收到它的预先匹配的场地可以在其中做出回应。简而言之，您将收到更多来自您最初没有考虑的来源的合格提案，从而为场地提供第二次机会来响应合格的 RFP。
10、能得到的
当受访者查看 RFP 时，不可避免地会出现问题。请务必在 RFP 中包含您的姓名、公司名称、邮寄地址、电子邮件地址和电话号码。告诉他们哪些是您首选的联系方式，以及他们多久可以收到您的回复。此外，请务必提供一个备用联系人，以防您不在。
11、关键要点
虽然这些步骤可能需要更长的时间才能预先完成，但从长远来看，您会收到更好、更有针对性的回应。下一章将重点介绍如何在做出出色的目的地决策时审查和选择最佳响应。
