2022.10.17
一、策划一次有效的会议
并非所有会议都是有效的。按照几个简单的步骤从右脚开始。所有会议都可以有效。每个人都很忙，有一百万个项目，你为会议留出的时间应该会产生影响。
使会议有效的简单方法
准时开始
提供会议的目的或议程。
允许参与者提问。
说清楚——不要绕圈子。
提供会议地点或提供加入虚拟会议的方式。
以明确的行动项目结束会议，确定要承担任务的人员和截止日期。
尽早提供背景信息，以便与会者做好准备参加会议——没有人愿意在冗长的回顾上浪费时间。
让每个人都记笔记，但指定一个明确的记笔记人。注意性别偏见——据《福布斯》报道，在不公平的“办公室工作”分工中，女性经常被要求比男性做会议记录。
使议程易于管理。不要在 30 分钟的会议上讨论十个项目——这不会发生，而且可能会在桌面上留下一些紧急的事情。
使会议具有互动性并让参与者保持参与。
满足特殊需求。
设定现实的时间框架来完成行动项目和任务。
二、会议的组成部分
1、会议所有者
会议所有者是负责召开会议并使小组保持正常运转的个人。虽然会议所有者可以是会议的策划者，但对于大型会议，情况并非总是如此。如果需要会议策划者来策划会议，那么仍然会有会议负责人或 POC 就他们的需求提供指导和指导。
2、与会者
谁将参加会议?在决定应邀请谁参加会议时，请考虑会议目的。是否应该包括可以提供见解或指导的人?会议寻求实现某些目标，但如果没有合适的人在场，他们往往无法实现目标。当你建立你的参与者名单时，想想谁在房间里最有益。但是，请确保您没有添加不参与该主题或不属于该主题的个人。
3、时间和地点
对于小型会议，很容易使用工作日历的功能来检查其他人的日程安排，从而选择最适合整个团队的时间。注意不同的时区。在位置方面，永远不要不包括一个。在安排房间以促进办公室员工的面对面互动时，虚拟会议选项可以提供更大的灵活性和可访问性。如果在您的会议中包含呼入号码或代码是标准做法，请不要忘记将其包含在会议邀请中。对于需要办公室外场地的大型会议，请使用场地采购工具来找到适合您需求的空间。
4、会议邀请和注册
邀请可以是日历邀请或使用活动技术工具的注册。邀请是让人们参加会议的关键，应该提前发出。在会议邀请或注册站点中，包括会议的目的和议程(如果有)，以及对会议至关重要的任何背景信息。
5、内容
内容可以是幻灯片、视觉效果、问题列表或会议本身的发言人。如果这次会议涉及外部发言人，那么他们就是内容。这些内容推动了会议，这就是为什么需要花时间准备的原因。会议是关于什么的?答案将推动内容。
6、会议技术
这是屏幕、计算机、扬声器、麦克风、电话、共享工具、消息传递系统、视频会议系统等等，使会议得以运行。了解该技术在会议室中的工作原理或在场外可用的内容可以使会议顺利进行并减少浪费的时间。
7、会议跟进
会议的最后一部分是跟进。这包括会议记录(如果已进行)、笔记和行动项目以及项目所有者和截止日期。
三、会议策划
无论会议规模大小，在计划时都有一个基本流程要遵循。
会议策划模板
定义会议目的并确定会议类型。
确定会议规模。这会影响位置。
确定会议持续时间。它发生在午餐时间吗?您可能需要提供食物。
确定预算。如果这是一次正常的日常会议，您就不必这样做。但是，如果这次会议是针对更大的团体并在场外举行的，请始终从了解组织会议的标准预算要求开始。
找到一个位置。预订会议室或在办公室设置位置。这个会议需要在场外举行吗?来源场地。
建立一个基于与会者列表。确定是否有任何参与者是可选的。
安排会议时注意时区。选择一个适合所有参与者的时间。
制定议程——至少总结会议目的以包含在会议邀请中。
发出会议邀请。日历邀请可用于各种规模的会议，但对于大型会议，请考虑使用注册工具来更好地跟踪回复。
必要时预订旅行和酒店住宿。
如果您的议程不完整，请更新邀请并将其重新发送给与会者。
为会议收集内容——演示文稿、视觉效果等。
执行会议。
四、会议议程
所有会议都应该有某种形式的议程。这可以是一个简短的句子来解释目的，也可以是一个详细的、每分钟的讨论主题细分。那里
会议议程示例
会议目的：会议的目的和目标。
议程项目 1
描述
议程项目 2
描述
议程项目 3
描述
审查和分配行动项目
背景资料和证明文件
五、会后
现在是发送会议记录以及包含所有者和截止日期的行动项目的时候了。如果这是一次更大的会议，请考虑发送调查以评估会议的成功程度，并了解未来是否有改进的方法。会议的成功看起来会因会议而异，但需要时间来审查最初的目标并评估这些目标是否已实现，或者是否制定了实现目标的计划。如果这是一次更大的会议，请使用调查来衡量成功。
六、标准化会议流程的好处
如果您的组织有大量会议需要寻找场地、协调差旅以及管理多个办公室的餐饮，那么研究标准化您的会议流程可能会很有用。标准化会议计划可以让您跟踪会议活动、自动化采购和预算以节省时间，并通过标准流程提高合规性和效率。查看战略会议管理傻瓜书 了解更多信息。
创建会议策略
每项精心编写的政策都包含明确定义的范围，规定谁需要遵守、包括哪些类型的会议、政策适用的地点和时间(地理和/或组织上)。明确说明任何政策例外或被视为超出范围的内容也很重要。
对于会议政策，您需要明确定义以下内容
1. 会议的定义
2. 采购和计划程序
3.会议技术工具
4. 角色和职责
五、监管风险管理
6. 谨慎义务指南
7. 信托风险管理和支出指南
8. 会议请求和批准
9. 健康和紧急情况
10. 团体航空旅行
11. 预订住宿
12. 熟悉旅行和忠诚度计划
13. 现场检查
14. 预算审批和支付流程
15. 同伴和个人旅行
16. 虚拟会议
17. 社会责任与绿色政策
18. 税收影响
七、策划一个产生影响的会议
最后，策划一次有效的会议归结为准备、组织和尊重。花点时间了解你为什么要召开会议，而不是仅仅为了它而创建一个会议。会议有能力提出新想法、确定棘手问题的解决方案、解决问题、建立友情等等。计划时，保持井井有条。提供背景信息、议程，并按时开始会议。最后，这是关于尊重与你一起工作的人。当您为他们提供成功的工具并充分利用他们的时间时，会议将产生影响。会议每天都在举行。为什么不让你的下一个比以往更好?
