2022.10.14
活动策划者对计划意外事件并不陌生。危机发生在你最意想不到的时候。预算发生变化。场馆关闭。自然灾害、政治动荡、健康恐慌或任何难以想象的行为都可能发生在世界任何地方，导致恐慌和活动取消或推迟。活动策划者需要做好准备并能够快速采取行动，了解他们的场地合同并跟踪财务影响。这就是为什么拥有合适的工具可以让您快速移动并根据需要进行调整。
当危机来袭时，能够调查您的活动计划并确定您的活动是否会受到影响至关重要。如果您没有场地数据的中央存储库，您可能会不知道从哪里开始。即将举办哪些活动?他们在哪里托管?您是取消、推迟还是转向虚拟?查看您的活动的参与者、内容和地点可以帮助您做出决定。评估您的活动计划和未来计划的一种方法是使用场地采购工具。虽然场地采购技术通常会在活动策划流程开始时帮助您找到理想的地点并发送和管理 RFP，但它可以在您为未来不可预见的情况做好准备方面发挥重要作用。
8 种使用场地采购技术来计划意外情况的方法
1. 确定所有活动地点
在潜在影响期间快速获取组织即将举办活动的计划。作为活动计划和场地数据的中心枢纽，场地采购工具可以快速识别所有即将举行的活动及其发生地点。这将帮助您了解每个事件的影响程度。根据危机的严重程度、活动所在的位置以及最初安排的时间，您可以决定如何适应——推迟、取消或过渡到虚拟。
2. 跟踪取消的空间
如果您确实必须取消您的活动(或将其移至新场地)，请不要完全失去场地。检查您的取消条款，以查看场地是否会向您发放取消信用以供将来使用。如果您可以重复使用该空间，请务必跟踪它!场地采购工具将允许您在一个位置管理所有取消的空间，而不必检查各种不同的来源。当您去寻找下一个活动时，您所有已取消的空间积分都将显示在您的搜索过滤器中，这样您就不会忘记它们。
3.了解您的整个活动计划
如果危机是广泛的或全球性的，那么了解您的整个会议和活动计划是必不可少的。单一事件决策将更容易做出，并且您将更好地了解更改的总体影响。每个单独的更改可能只花费几千美元，但在整个程序中汇总起来可能很快就会增加。场地采购技术允许您在一个集中式系统中查看所有活动及其位置。
4. 使用历史数据管理您的预算
随着危机期间和之后的预算收紧，使用历史数据为未来的规划提供信息。您可以使用旧场地成本作为新预算的指南。历史数据可通过场地采购工具轻松访问。
5. 使用取消场地的取消积分
您有机会获得已取消空间的积分并在将来使用它们。场地采购工具将在一个地方跟踪您的积分，因此您不要让这些积分浪费，无论它们来自您的一个活动还是您组织中的另一个策划者。在计划您的下一个活动时，您可以通过过滤搜索结果来开始您的场地搜索，根据哪些酒店可以取消积分。
6. 设置标准化 T&C
如果再次发生不可预见的危机，请不要措手不及，请确保您在场地采购过程中制定了标准条款和条件以供使用。这些应由您的法律团队审查和批准，以便您的活动遵循贵公司的最佳签约实践。在签订合同之前，请确保场地彻底审查和批准。
7. 加强与场地的关系
在大多数情况下，您已经与各种场所建立了关系。通过将场地和 NSO 联系人上传到场地采购工具中，确保您使用这些有价值的联系。当危机袭来时，您还可以预期，当业务回升时，场馆将在接下来的几个月内受到猛烈抨击。通过将首选供应商、酒店和 NSO 联系人复制到您发送的所有 RFP 中，您将获得更快、更好的响应。
8. 从场地提问并获得答案
通过创建供场地回答的自定义问题库，在 RFP 流程中提高效率。通过提前向场所询问取消条款、重新预订等，您只需在危机发生时查看答案。
危机不会永远持续下去，你在危机中学到的东西可以帮助你为未来建立一个更强大的活动计划。场地采购技术比寻找场地的其他途径更有效，因为它可以让您在不可预见的情况下为未来做好准备。现在和将来使用这些场地采购最佳实践来帮助发展和加速您的活动计划。
