2022.09.09
您是否知道现在有 300 多种工具、平台和软件选项可以帮助在线举办活动?
一年前，只有少数。在过去的 12 个月中，您不仅需要提高自己在虚拟活动管理和设计方面的技能，还必须驾驭大量新平台和技术，以找到 能够增强特定活动的解决方案和合作伙伴-类型。
既然回归面对面的会议、会议和展览终于回到了地平线，您需要确定虚拟活动的哪些元素可以使现场体验受益，以及如何最好地将您新发现的数字知识融入传统事件管理。
归根结底，您的数字探索之旅为视频流、工作室制作、技术支持和预先录制的内容打开了新的大门，现在不应分散您对举办活动的原因以及如何实现这些核心活动目标的注意力.
这并不是说虚拟活动会在一夜之间消失——对这 300 多种新技术工具的投资太多了，而且计划者花费了很多时间来 学习一门新的数字学科，甚至没有考虑到虚拟活动提供的面对面的好处不。
然而，提醒活动管理的基础知识现在比以往任何时候都更加重要，以确保战略、预算、场地采购和计划者旅程等因素都符合贵公司举办不同类型活动的目标。而且，您的活动计划向前发展(无论是混合的、 虚拟的还是面对面的)仍然是营销组合的重要组成部分。
让我们回到基础，从活动目标开始。
一、活动目标
活动的目标是什么? 这应该是您在计划活动之前提出的第一个问题。通过深入了解关键利益相关者希望实现的可交付成果，这将使您能够更有效地计划并以您的老板能够理解的语言传达您的想法。
一旦您了解活动的目的是建立品牌知名度、传达业务战略、奖励和激励，还是推出新产品或服务，您就可以设定目标、制定正确的指标来跟踪结果、决定它应该是虚拟的、面对面的还是混合的，并确定与会者的身份以及他们的期望。
当您为活动制定明确的目标时，计划、推广和遵守预算都会变得容易得多。
活动目标应该是SMART
具体：期望的结果是什么，需要在什么时候实现?
可衡量的：投资回报或目标回报……或两者兼而有之?
A chievable：确保活动目标是可以实际实现的，否则高层领导会认为它是失败的。
相关：在整个规划过程中，总体目标需要保持与公司目标相关的内容。
时间限制：计划在两个时间段之间实现活动目标。这可能需要随后的培训研讨会或后续活动来评估第一次的结果。
二、场地采购
活动的目标也可能决定您对场地的选择。例如，如果利益相关者希望给有价值的或潜在客户留下持久的印象，那么场地将需要发挥其作用并提供令人难忘的令人惊叹的因素。如果有虚拟产品，您可能希望通过混合活动工作室或额外的技术支持来寻找场地。
其他会影响您场地选择的因素包括预算、容量、位置、可用性和物流。清楚地了解这些活动要求将使您能够筛选多个场地，发送书面提案 (RFP) 请求，并安排在线或亲自访问现场。
许多场馆可能积压了 Covid 之前安排的活动，这些活动不得不推迟和重新安排，而其他场馆可能在关键时刻被取消，或者热衷于通过提供更具竞争力的定价或混合解决方案来吸引新的活动业务。
无论您与哪个场所交谈，请确保您讨论并了解他们的新 Covid 安全协议 以及它们如何影响房间布局、代表餐饮、网络、住宿和交通。
三、活动预算
预算会影响活动策划的各个方面，从场地和演讲者的选择到餐饮、娱乐、技术和人员配备的水平。
它可能决定虚拟在您面向未来的现场活动计划中扮演什么角色，或者您如何为混合会议的虚拟部分创建仅在线报价。
这个事件过去发生过吗?如果是这样，请使用以前的预算来建立基线，但要确保考虑到通货膨胀和不断变化的混合需求。
过去预算中的数字有助于更清楚地了解某些供应商可能收取的费用。使用这些来确保您在联系供应商获取初始报价时不会被多收费用。
请记住，每个活动预算都需要内置的灵活性。意料之外的支出很常见，供应商成本通常以估算值而不是固定价格的形式提供，因此相应地管理总体预算并设立应急基金至关重要。
很大程度上还取决于活动是否被货币化。
门票销售、 赞助 和展位预订可能有助于增加预算，但通过添加虚拟元素，您可以通过赞助商品牌目录、预先录制的内容、直播会话、网页、在线社交活动、博客文章、可下载的产品手册、聊天大厅等。
您甚至可以通过额外的付费播客、网络研讨会系列、数字展示广告和社交媒体收购来确保赞助商在您的现场活动期间之外的可见性。
四、更好地重建
物理交流对于建立人际关系、解决敏感问题、收集反馈以及增强可信度和信任度的重要性，将确保现场“面对面”活动成为我们所有未来的重要组成部分。但凭借新获得的技能和值得信赖的技术合作伙伴，虚拟活动现在已成为活动策划者工具包的重要补充。
更新您所知道的并发展您现在所知道的，以获得更完整的 活动管理体验。
五、活动策划清单
使用这 21 个回归基本的行动步骤，以及上述最佳实践建议，以确保有效和成功地回归现场活动策划。
通过举办此活动确定您打算实现的总体目标和主要目标
识别观众以确定活动的语气以及他们期望的内容
就活动如何融入公司整体战略达成一致。它的长期目标是什么?
制作事件生命周期中所有预算项目的综合列表
任命计划团队并分配职责
制定计划会议的时间表
决定活动的日期
根据历史成本核算和供应商报价准备初步预算
创建场地和虚拟要求列表
比较场地和谈判
策划活动布置
安全扬声器
制定并启动活动营销计划
准备一个活动时间表，以便在会议和活动之间有足够的时间进行过渡，以及任何潜在的延迟或技术困难。
预订住宿和交通要求
计划膳食和点心菜单，考虑饮食需求
准备和打印活动宣传材料
确认或招聘活动人员
排练演讲者
在活动结束后与所有演讲者和与会者进行跟进，以感谢他们的出席并提供关键要点
进行调查，确保反馈并整理最终成本计算以供将来参考
