2022.09.13
在受 COVID-19 影响的世界中举办会议和活动需要进行重大调整——尤其是在规划者和场地方面。场地可以专注于几个关键领域，以提供安全会议和活动的要求：健康和安全协议、技术解决方案以及安全的食品和饮料。
在这篇文章中，我们将深入探讨安全会议和活动。我们探索场馆如何充分装备自己所需的工具和资源，以使会议和活动回到正确的方向，分享行业专家的建议和技巧，以帮助指导您走上复苏之路，等等。
但在我们开始之前，重要的是要注意，酒店和场所应及时了解相关的指导方针，以确保满足所有协议，以确保会议和活动的安全：
1、活动行业复苏：从哪里开始安全会议?
它不再只是关于日期和空间。明天的会议和活动业务也关乎安全、效率和透明度。
面对面的会议和活动可能已经暂停，但创新一直处于超速状态，为流行病等棘手问题找到了永久解决方案，并发现了在更大范围内提高效率的新机会。
成为所有安全会议和活动的专家随着疫苗的普及，将亲自举行的会议最初可能仅限于国内活动，并具有虚拟或混合活动。虚拟会议和混合会议将继续存在，因为它们满足了与更多人会面的需求—— 更安全、更有效。
小型的驾车会议也将成为活动行业重建和卷土重来的方式之一。其中包括与来自相近地理区域的与会者在当地举行的内部会议、研讨会和研讨会。会议也可能很短，因为长时间的密切接触被认为会进一步传播病毒。
2、场地必须传达健康和安全协议
对于任何希望预订团体业务并为未来的面对面活动做准备的活动场所，制定清洁协议是一个关键要素。而且，重要的不只是制定政策，还要确保作为场地的您将该计划传达给活动专业人士。
酒店应尽其所能，尽可能广泛地传达其安全协议。所有的信息传递都应该首先转向安全的鼓点，因为建立安全的声誉可以推动会议和活动的发展。以下是一些入门提示：
采访客人并撰写博客文章。分享对您的安全水平感到满意的活动专业人士的推荐。使用内容营销技术来提高您的信息的知名度。考虑添加一个微型网站并将您的安全故事直接告诉策划者。
利用社交媒体分享混合活动时刻和回忆。人们和策划者都想看看成功的混合活动是什么样的。如果您举办了一场安全的活动，请将其炫耀并庆祝，以此作为迈向大流行恢复的一步。
关键：集中所有关于安全的信息，这样策划者就不会浪费时间怀疑你是否遵循严格的协议。通过使用您的数字营销的力量，您可以从“他们安全吗?” “晚餐吃什么?” 快速有效。
现在和未来，健康和安全应该是最重要的，场馆正在竭尽全力制定全面的健康和清洁计划，以确保团体商务客人的安全。
3、利用数字工具和培训使会议和活动更安全
时间(和疫苗)将有助于明确恢复时间表，但这一点已经确定：供应商需要采用技术，使安全的会议和活动成为可能。从实时显示房间配置的真实图表到数字营销和混合活动功能，恢复的形态——以及未来的形态——需要对会议和活动进行根本性的改变。这种变化是由围绕安全的新规划者优先事项以及对现场活动体验的重新思考所推动的。
今天，清洁的基础是基线。现在，要让活动策划者确信他们的参与者是安全的，需要的不仅仅是面罩和洗手液。因此，大多数酒店现在都在根据以下标准开发程序：
使用移动应用技术作为与会者/员工互动的渠道。 酒店希望将每个客人连接点的风险降到最低，而移动设备发挥着关键作用。从通过自己的设备办理入住/退房到餐饮服务以及客人/员工沟通的几乎所有方面，这些无处不在的设备是会议和活动恢复的重要组成部分。此外，移动集成是收集客人消费、客房服务和用餐偏好、忠诚度积分等数据的好方法。反过来，这可能会带来增加的收入机会。
先进的活动空间配置，以适应安全和社交距离。 小型会议在可容纳 300 人的宴会厅举行——这就是当今面对面会议的现实。因此，房间图表和交互式平面图正在成为关键工具——这些工具越来越受到活动策划者的关注。他们想知道房间将如何适应法规并仍然创造良好的亲身体验。
使用事件图表工具以确保您遵守安全准则，以便您可以为所有与会者和员工提供安全的体验。这些工具中的新功能允许用户添加自定义安全指南(每张桌子的参加者、参加者之间的距离等)以及安全对象，例如消毒和温度检查站。
用于创建混合事件设置的虚拟技术和 A/V 功能。 67% 的策划者希望在实现混合活动的在线体验方面得到场馆的大力支持。这包括 A/V、房间配置和连接性等内容。场地需要开始通过虚拟和面对面的方式看待事件，并寻找成为事件专业人士协作解决问题的方法。
4、社交距离期间的活动食品和饮料
在活动中的餐饮方面，自助式自助餐可能暂时不会是一个可行的选择。如果有可用的工作人员接受过卫生和食品处理措施培训，就餐可能是另一种选择。这些额外的步骤和谨慎的层级可能会增加餐饮成本，因此在活动中为餐饮提供具有成本效益的解决方案符合场地的最佳利益。一种选择可能是与会者从冰箱或多个地点提取的预包装餐点，或者在活动中将盒装餐点放在他们的座位上。
想一想活动中的餐点供应方式：便当盒、外带即食、电镀服务和餐厅代金券。解决午餐和晚餐困境的方法有很多。大流行前，问题集中在劳动力限制、成本和介绍上——更不用说饮食限制了。现在，规划人员也有兴趣了解酒店食品准备人员的清洁标准——以及酒店为确保最少接触而制定的协议。
以下是有关餐饮的其他一些提示：
数字化客户参与和座位。 大流行给我们的互动方式带来了重要变化，其中之一是利用数字工具来确保安全并改善用餐体验。从餐厅/房间图表到个性化，更多的计划和参与肯定会发生在数字渠道上。
要有创意和聪明。 将午餐“外带”盒和社交距离变成在酒店美丽的户外区域野餐。
重新思考用餐体验。 提高质量，让体验变得特别。利用当地农产品并提供主题特色菜。在您酒店的餐厅里找个座位是一个特别的地方。
5、使用有关安全会议和活动的这些信息，为未来做好最好的准备
请记住，酒店和场所在行业复苏中发挥着关键作用，一旦会议和活动恢复，这可能看起来会大不相同。请务必做好准备，以便为所有相关人员提供安全的体验。
