2022.08.01
随着面对面活动的恢复和每日 Covid 病例继续在各地发生，活动专业人士和场所发现自己陷入了重返面对面互动和参与的愿望与 Omicron 的新变体和企业不愿出差。2022 年及以后的分期活动将与 2019 年的计划不同，也不应该如此。世界发生了不可逆转的变化，会议和活动行业的加速数字化提供了丰富的选择来保证与会者的安全，同时仍然提供出色的混合或实体活动体验。最大化预算的更保守方法将要求活动部门加倍计划和了解会议、会议和活动观众。场地合作伙伴关系需要灵活性，并就现场和在线与会者将如何通过活动的每个阶段、消费者内容和彼此建立网络进行更多沟通。
1、为您的面对面活动寻找合适的场地
忘记您对空间要求的了解。即使指导方针发生变化，客户也会对实施的社交距离措施更有信心。因此，当您寻找举办下一次活动的完美背景时，请寻找能够提供灵活性、虚拟现场参观以及更能满足舒适性和安全性需求的场所。
借助场地采购技术，您可以轻松拥有一个强大的数据库， 让您能够：
触手可及的查看目的地和场地
缩小您的选择范围并在几秒钟内过滤结果
直接从系统发送提案请求 (eRFP)
更有效地评估您的 eRFP 响应
通过实时协作进行虚拟场地参观
将您所有的历史出价和合同价格存储在一个单一的记录系统中。
2、收集基本与会者信息
通过调查员工或过去的参加者，了解有多少人可能亲自参加，以及那些不能或不愿意旅行的人对在线版本的胃口是什么。
在策划过程中及早进行沟通还可以让您确定当面代表最适合哪种类型的安全协议。
您是否需要额外的休息室来将人们分成更小或更隔开的小组?您是否需要根据不断变化的指导或团体偏好重新评估食品和饮料的交付?
通过更早地确定与会者的舒适度和安全需求，您将有更多时间与您的场地和技术合作伙伴进行计划 - 从而使注册人放心，亲自参加将带来积极、安全的体验。
然后，使用活动注册作为工具来进一步筛选与会者并为您的活动添加健康检查 。
只有符合您预先设置的特定疫苗接种、测试和一般健康状况标准的代表才能获准参加活动。然后，他们将能够在现场直观地显示他们的通行证以获得进入。
询问注册问题，使您能够：
确定与会者旅行地点
记录位置数据以进行接触者追踪
使用带有 RFID 徽章的与会者跟踪来管理员工、贵宾或高风险与会者的敏感区域。
确保活动空间内的每个人都接种了疫苗并且 Covid 安全。
3、设计包含社交距离的房间布局
使用事件图表工具创建符合社交距离准则的房间布局。创建座位安排，让与会者之间有更多空间。
与其用传统的紧密排列的排来构建房间布局，不如错开座位。
使用正确的工具，您可以轻松地设计活动以适应社交距离和安全准则，以确保每个空间都有合适的参加者容量。
绘图工具还允许您绘制出在整个公共区域放置手部消毒站、面罩站、壁挂式清洁站等的位置。
4、提供非接触式活动签到和徽章打印
签到时避免与会者与工作人员接触。
通过使用活动前收到的二维码或数字钱包信息，与会者可以在不触摸任何屏幕的情况下签到并打印他们的徽章。这样，您可以最大限度地减少接触并保持与会者和员工的健康。
5、管理房间和会话容量
控制会议出席率是您可以用来管理与会者安全距离以遵守准则的主要方法之一。设置严格的会话容量，以确保每个会话只允许最安全数量的与会者注册。
然后，让计划人员尽早检查白杨会议的出席情况，以便他们可以在需要时进行会议调整。
使用自助值机亭，方便与会者进行非接触式签到。检查每个会议有多少与会者注册，并根据入住人数创建房间布局，同时考虑社交距离准则。
在活动期间，在登记与会者时使用扫描仪来管理容量控制。规划人员还可以使用活动管理工具来密切监控出席情况，并使用溢出会议室进行近场会议或满员会议。
6、快速轻松地与与会者交流
移动活动应用程序是一种出色的工具，可在活动之前、期间和之后快速有效地与与会者交流。与会者可以使用活动移动应用程序接收所有相关信息、通信、通知和内容。
推送通知可用于管理热门会议的分会场并让与会者随时了解情况，此外，动态活动指南可提供与危机或健康问题相关的更新警报。
在网络方面，移动活动应用程序促进了与会者之间的联系，同时允许他们通过联系信息共享保持距离。与会者还可以在到达活动和安排会议之前表达对参展商和赞助商的兴趣。
移动应用程序还有助于为在线与会者提供与室内与会者相同的观众互动功能。通过确保所有民意调查和演讲者问题都通过该应用程序提交，它消除了任何观众偏见的机会，并为混合活动创造了一种联合体验。
7、添加更多混合元素
混合活动确实是最适合您的与会者需求的组合，因此请分析您的观众反馈并计划提供可以改善他们体验的内容。
例如，您可能决定通过网络研讨会交流活动内容，然后在同一周晚些时候将您的观众聚集在一起共进晚餐，讨论学习成果并鼓励他们与同行建立联系。
或者，需求可能是对物理事件之外的附加内容。在这种情况下，在实体活动期间拍摄的点播会议库可以补充全年的网络研讨会和虚拟会谈计划。
在现场活动设计中添加在线元素将增加活动的可访问性、可持续性和影响力。它将帮助您建立社区、增加宣传，甚至为您提供通过在线赞助商和商业插件增加收入的机会。
混合出席的一个毋庸置疑的好处是您可以准确地看到在线与会者的行为。您可以收集有关他们如何与您的内容互动、他们参加和不参加哪些会议的数据，并且您可以使用受众参与工具来了解他们的挑战、目标甚至购买要求。
如果您的活动有赞助商，请准备好让这些赞助商仍然需要来自现场参与者以及在线的完整数据点。
8、安全地促进与会者之间的现场会议
约会是任何活动的主要内容。要管理与会者互动的容量和时间安排，请考虑使用预先安排的约会。
允许与会者或计划者在活动之前或期间安排会议，以最大限度地进行面对面的互动。与会者也不必在现场。虚拟与会者也可以预约。通过使用虚拟图表工具，规划人员可以调整会议室布局以符合社交距离准则。
9、启用非接触式联系人共享
为与会者和赞助商提供安全联网的工具。使用正确的潜在客户捕获工具，与会者或赞助商可以通过单次扫描或挥动 RFID 编码徽章来收集联系信息。
这将使与会者保持距离。赞助商和贸易展位参与者喜欢向与会者分发内容，而不是提供实体单张，发送和接收活动内容和文献以减少联系并节省纸张。
10、随时了解情况并准备好适应
会议和活动策划者能做的最好的事情就是自我教育并保持灵活性。拥抱适应性并依靠活动技术使您的会议和活动比以往任何时候都更好。
您可以利用来自与会者数据的见解来帮助改进未来活动的内容和设计。活动策划者从未有过如此多的数据可供使用，现在是时候使用它来确保您的未来计划在安全和成功的活动环境中推动投资回报。
